E-Invoicing in Deutschland

Anders als Rabatte können Gutschriften nicht direkt in der Originalrechnung berücksichtigt werden. Da negative Rechnungspositionen von manchen Rechnungssystemen nicht unterstützt werden, müssen Gutschriften separat erfasst werden.

Das bedeutet, dass Sie für die Gutschrift ein eigenständiges Dokument erstellen müssen, anstatt sie in die ursprüngliche Rechnung aufzunehmen. So bleibt die Originalrechnung korrekt strukturiert, und der Rechnungsempfänger erhält eine eindeutige Zuordnung.

Bei der Erfassung der Gutschrift ist es wichtig, dass Sie den Dokumententyp 381 verwenden und den Gutschriftbetrag als positive Zahl angeben. Außerdem sollten Sie einen Verweis auf die ursprüngliche Rechnung aufnehmen, für die die Gutschrift ausgestellt wird.

Wichtig zu beachten ist, dass eine Gutschrift nicht als Stornorechnung erfasst werden kann.

Wichtig ist, dass sich die Angaben zu „GrossPriceProductTradePrice“ und „NetPriceProductTradePrice“ nicht auf die Steuern beziehen, sondern auf die Zu- und Abschläge. Wenn keine Zu- und Abschläge für die Position abwendbar sind, sind Brutto- und Nettopreis identisch.

Die Umsatzsteuer wird separat im Abschnitt „ApplicableTradeTax“ erfasst und mit einem Prozentsatz angegeben in „RateApplicablePercent“

Um Skonto korrekt in Ihren XML-Rechnungen darzustellen, gehen Sie bitte wie folgt vor:

1. Erfassen Sie die Skontokonditionen im Abschnitt "SpecifiedTradePaymentTerms" der Rechnung:

Erklärung der Angaben:

<ram:SpecifiedTradePaymentTerms>

<ram:Description>#SKONTO#TAGE=14#PROZENT=3.00#BASISBETRAG=xx# </ram:Description>

• #SKONTO# kennzeichnet, dass es sich um einen Skontobetrag handelt
• #TAGE=14# gibt an, dass der Skonto innerhalb von 14 Tagen gewährt wird (beispielsweise)
• #PROZENT=3.00# zeigt, dass der Skontosatz 3% beträgt (Beispielsweise)
• #BASISBETRAG=xx# ist der Betrag, auf den sich der 3%-Skonto bezieht

Den tatsächlichen Skontobetrag weisen Sie dann im Abschnitt "SpecifiedTradeSettlementHeaderMonetarySummation" unter "TotalPrepaidAmount" aus.

Bitte erfassen Sie den Skontobetrag nicht als separate Rechnungsposition, sondern nutzen Sie die oben beschriebene strukturierte Darstellung im XML-Dokument.

Durch diese korrekte Erfassung des Skontos in Ihren XML-Rechnungen stellen Sie sicher, dass alle relevanten Informationen für den Rechnungsempfänger transparent dargestellt werden.

1. Rabatte sollten nicht als eigene negative Rechnungsposition erfasst werden. Sie können als Teil der Position oder auf Kopfebene dargestellt werden.
2. Stattdessen tragen Sie den Rabatt im Abschnitt „SpecifiedLineTradeAgreement“ ein:
   - Geben Sie dort zunächst den Bruttopreis des Artikels im Element <ram:GrossPriceProductTradePrice> an.
   - Anschließend weisen Sie den Nettopreis nach Rabattabzug im Element <ram:NetPriceProductTradePrice> aus.

Auf diese Weise wird der Zu-/Abschlag direkt im Nettopreis berücksichtigt, ohne dass er als separate negative Position aufgeführt werden muss. Für den Rechnungsempfänger ist so auf einen Blick ersichtlich, welcher Endpreis zu zahlen ist.

Optional können Sie im Abschnitt "SpecifiedLineTradeSettlement" zusätzliche Details zum Rabatt wie Rabattsatz und Berechnungsgrundlage angeben. Das erhöht die Transparenz, ist aber nicht zwingend erforderlich.

Wichtig: Der Rabatt muss sich immer auf den Gesamtpreis der Rechnungsposition beziehen, nicht nur auf den Stückpreis. Nur so kann der korrekte Endpreis nach Rabattabzug dargestellt werden.

Bitte beachten Sie diese Vorgaben, damit Ihre XML-Rechnungen den geltenden Standards entsprechen und problemlos verarbeitet werden können.

Dokument: Abbildung von Abschlägen und Rabatten nach DIN16931

Dokument: Abbildung von Abschlägen und Zuschlägen nach DIN16391

Dokument Abbildung von Zuschlägen nach DIN16391

Der Fehler "freight charge not mapped" in SupplyOn bedeutet, dass die Frachtkosten im System nicht korrekt zugeordnet wurden. Dies kann folgende Ursachen haben:

• Die Frachtkosten wurden in der Rechnung nicht mit den richtigen Buchungscodes oder Konten verknüpft
• In SupplyOn ist für die Frachtkosten keine gültige Zuordnung hinterlegt
• Das System erkennt die eingegebenen Frachtkosten nicht, da sie nicht den erwarteten Kategorien oder Formaten entsprechen

Um den Fehler zu beheben, sollten Sie prüfen, ob die Frachtkosten im System korrekt hinterlegt sind und ob möglicherweise eine manuelle Zuordnung oder Anpassung der Rechnungsdaten erforderlich ist.

Um die Adressen von Lieferanten und Kunden korrekt einzutragen, müssen die folgenden Felder ausgefüllt werden:

• einv.validation.field.partners.seller.contactData.identifier: Lieferant Kontakt / Abteilung
• einv.validation.field.partners.seller.street: Lieferant Straße / Postfach
• einv.validation.field.partners.buyer.street: Kunde Straße / Postfach
• einv.validation.field.partners.buyer.country: Kunde Land

Bitte stellen Sie sicher, dass diese Felder vollständig ausgefüllt sind, um eine reibungslose Verarbeitung der Adressdaten zu gewährleisten.

Es ist wichtig, dass Zwischenüberschriften in einer Rechnung als Freitextpositionen eingefügt werden und nicht als Positionen mit der Menge null. Wenn Zwischenüberschriften als Positionen mit der Menge null eingefügt werden, kann die Rechnung nicht richtig erfasst werden und es kommt zur Abweisung der Rechnung.

Es ist wichtig, dass Zwischenüberschriften in einer Rechnung als Freitextpositionen eingefügt werden und nicht als Positionen mit der Menge null. Wenn Zwischenüberschriften als Positionen mit der Menge null eingefügt werden, kann die Rechnung nicht richtig erfasst werden und es kommt zur Abweisung der Rechnung.

Fehler können in der Rechnungsstruktur insbesondere dadurch vermieden werden, dass alle Informationen korrekt und strikt gemäß den vorgesehenen Feldern eingetragen werden. Die Rechnungsdaten werden automatisiert verarbeitet – eine fehlerhafte Zuordnung kann dazu führen, dass die Rechnung nicht erkannt, falsch interpretiert oder sogar abgelehnt wird.

Korrekte Feldzuordnung

1. Nur vorgesehene Werte in die Felder eintragen
   • Beispiel: In das Feld "Bestellnummer" gehört ausschließlich die Bestellnummer – keine zusätzlichen Angaben wie Ansprechpartner oder Abteilung
   • Das gleiche gilt für das Lieferantenfeld, die Steuer-ID oder das Zahlungsziel
2. Strukturierte XML-Daten für eine fehlerfreie Verarbeitung
   • Jede Position korrekt trennen: Mengen, Artikelnummern, Einzelpreise und Rabatte müssen exakt als eigene Einträge in der XML stehen
   • Keine Mehrfachnennungen oder Kombinationen von Feldern: Wenn z. B. ein Rabatt separat ausgewiesen werden muss, darf dieser nicht als negative Position in der Mengenangabe hinterlegt werden
3. Vermeidung typischer Fehler
   • Bestellnummer muss exakt mit der im System hinterlegten übereinstimmen
   • Feld für die Rechnungsanschrift korrekt befüllen – keine zusätzlichen Notizen oder Anmerkungen einfügen
   • Beträge und Währungen exakt wie in der Bestellung übernehmen, um Abweichungen zu vermeiden
   • Keine fehlerhafte Formatierung – z. B. sollte die XML keine unnötigen Leerzeichen oder Zeichen enthalten, die zu Verarbeitungsfehlern führen können
4. Validierung vor dem Absenden
   • Die Vorschau-Funktion nutzen: Bevor eine Rechnung übermittelt wird, sollte geprüft werden, ob alle Felder korrekt ausgefüllt sind
   • Automatische Prüfregeln aktivieren: Falls das Unternehmen Validierungsmechanismen nutzt, sollten diese aktiviert und vor dem Absenden beachtet werden

Wenn alle Daten sauber strukturiert und die Felder konsequent richtig befüllt werden, kann die Anzahl fehlerhafter Rechnungen deutlich reduziert werden. Das erleichtert nicht nur die Verarbeitung, sondern minimiert auch Verzögerungen bei der Zahlungsabwicklung.

Die Lagermiete wird korrekt erfasst, indem die abgerechnete Menge unter <ram:BilledQuantity> im Abschnitt <ram:SpecifiedLineTradeDelivery> hinterlegt wird. Dabei muss sichergestellt werden, dass die Menge (BilledQuantity) und die Einheit (unitCode) mit der Preisbasis übereinstimmen. Ein häufiger Fehler ist die Verwendung von <ram:BasisQuantity>, was dazu führt, dass die Lagermiete auf einer falschen Einheit basiert (z. B. pro 1 m³ statt pro 1000 m³).

Wenn eine Einzelposition aus mehreren variablen und fixen Kosten besteht, müssen diese in der XML-Datei korrekt zusammengefasst werden. Dabei ist es wichtig, dass die variablen Kosten pro Stück (bsp. Preis, Verpackungspreis) separat summiert werden, damit sie mit der entsprechenden Menge multipliziert werden können. Fixe Kosten (bsp. Auftragsbearbeitung, Kommisssionierung) hingegen müssen gesondert berechnet und erst nach der Multiplikation der variablen Kosten addiert werden.

Um Fehler in der Berechnung zu vermeiden, sollten in der Rechnung nur die Gesamtsummen der variablen und fixen Kosten ausgewiesen werden, anstatt jede einzelne Kostenkomponente separat aufzuführen.

Häufig treten Fehler auf, weil in der PDF mehrere Bankverbindungen angegeben sind, während in der XML-Rechnung nur eine Bankverbindung enthalten ist. Das Problem liegt oft darin, dass die in den Stammdaten bei Siemens hinterlegte Bankverbindung nicht mit der in der XML angegebenen übereinstimmt. Die PDF darf hierbei nicht berücksichtigt werden. Dies führt zu einem hohen manuellen Aufwand.

Bitte achten Sie darauf, entweder alle Bankverbindungen aus der PDF auch in der XML anzugeben oder sicherzustellen, dass die in den Stammdaten hinterlegte Bankverbindung in der XML enthalten ist.

Die bisher bezahlten Positionen können normal in der XML/ZUGFeRD-Rechnung angegeben werden. Dabei ist jedoch zu beachten, dass die Steuer nicht für diese Positionen angegeben wird, um eine doppelte Steuerberechnung und Differenzen im Gesamtbetrag zu vermeiden. Diese Differenzen könnten dazu führen, dass die Rechnung nicht korrekt erfasst wird. Die Steuer sollte daher nur bei der letzten Position, die noch von Siemens bezahlt werden muss, angegeben werden.

Es ist sehr wichtig, darauf zu achten, dass auf der Ebene „GrossPrice“ nur Preisnachlässe (Allowances) und keine zusätzlichen Gebühren (Charges) angewendet werden können. Dies ist aus umsatzsteuerrechtlichen Gründen nicht zulässig und führt bereits zu Ablehnungen, bevor die Rechnungen gemäß EN16931, gültig ab dem 1. Januar 2025, in das System gebucht werden können.

Auch wenn wie hier in diesem Beispiel zu sehen ist, die Charge bei 0 ist, führt dies zu Abweisungen. Bitte achten Sie darauf, dass auf der GrossPriceProductPrice Ebene keine Charges angegeben werden können.

<ram:AppliedTradeAllowanceCharge>

<ram:ChargeIndicator>

<udt:Indicator>true</udt:Indicator>

</ram:ChargeIndicator>

<ram:ActualAmount>0.00</ram:ActualAmount>

Eine kurze Übersicht darüber, was zulässig und was nicht zulässig ist:

Hier finden sie detaillierte Informationen zu allen Formatvarianten.

Dokument: Abbildung von Abschlägen und Rabatten nach DIN16931

Dokument: Abbildung von Abschlägen und Zuschlägen nach DIN16391

Dokument Abbildung von Zuschlägen nach DIN16391

Hierbei wurde eine Fehlermeldung erstellt, weil die Steuern nicht richtig ausgewiesen worden sind. Die Umsatzsteuer wird im Abschnitt „ApplicableTradeTax“ erfasst und mit einem Prozentsatz angegeben in „RateApplicablePercent“

Wichtig ist, dass sich die Angaben zu „GrossPriceProductTradePrice“ und „NetPriceProductTradePrice“ nicht auf die Steuern beziehen, sondern auf die Zu- und Abschläge.

Die Zu- und Abschläge wurden nicht korrekt erfasst.

Hier ist eine kurze Schritt für Schritt Anleitung, wie Rabatte richtig ausgewiesen werden.

1. Rabatte sollten nicht als eigene negative Rechnungsposition erfasst werden. Sie können als Teil der Position oder auf Kopfebene dargestellt werden
2. Stattdessen tragen Sie den Rabatt im Abschnitt „SpecifiedLineTradeAgreement“ ein:
   • Geben Sie dort zunächst den Bruttopreis des Artikels im Element <ram:GrossPriceProductTradePrice> an
   • Anschließend weisen Sie den Nettopreis nach Rabattabzug im Element <ram:NetPriceProductTradePrice> aus

Auf diese Weise wird der Zu-/Abschlag direkt im Nettopreis berücksichtigt, ohne dass er als separate negative Position aufgeführt werden muss. Für den Rechnungsempfänger ist so auf einen Blick ersichtlich, welcher Endpreis zu zahlen ist.

Optional können Sie im Abschnitt "SpecifiedLineTradeSettlement" zusätzliche Details zum Rabatt wie Rabattsatz und Berechnungsgrundlage angeben. Das erhöht die Transparenz, ist aber nicht zwingend erforderlich.

Wichtig: Der Rabatt muss sich immer auf den Gesamtpreis der Rechnungsposition beziehen, nicht nur auf den Stückpreis. Nur so kann der korrekte Endpreis nach Rabattabzug dargestellt werden.

Bitte beachten Sie diese Vorgaben, damit Ihre XML-Rechnungen den geltenden Standards entsprechen und problemlos verarbeitet werden können.

Die Verarbeitung wurde abgebrochen, da die Rechnungssumme nicht korrekt ist. Dies passiert häufig wenn die PDF und XML Datei nicht identisch sind.

Wichtig ist, dass die Preise richtig eingetragen sind, bei einer Mischkalkulation sollte daher so vorgegangen werden:

Wenn eine Einzelposition aus mehreren variablen und fixen Kosten besteht, müssen diese in der XML-Datei korrekt zusammengefasst werden. Dabei ist es wichtig, dass die variablen Kosten pro Stück (bsp. Preis, Verpackungspreis) separat summiert werden, damit sie mit der entsprechenden Menge multipliziert werden können. Fixe Kosten (bsp. Auftragsbearbeitung, Kommisssionierung) hingegen müssen gesondert berechnet und erst nach der Multiplikation der variablen Kosten addiert werden.

Um Fehler in der Berechnung zu vermeiden, sollten in der Rechnung nur die Gesamtsummen der variablen und fixen Kosten ausgewiesen werden, anstatt jede einzelne Kostenkomponente separat aufzuführen. Ebenfalls dürfen die fixen und variablen Kosten nicht zusammengerechnet und dann auf die Stückzahl multipliziert werden, da es sonst zu minimalen Abweichungen kommt und dies dann aber trotzdem als Fehler ausgewiesen wird.

Hierbei wurde eine Fehlermeldung erstellt, weil die Steuern nicht richtig ausgewiesen worden sind. Die Umsatzsteuer wird im Abschnitt „ApplicableTradeTax“ erfasst und mit einem Prozentsatz angegeben in „RateApplicablePercent“

Wichtig ist, dass sich die Angaben zu „GrossPriceProductTradePrice“ und „NetPriceProductTradePrice“ nicht auf die Steuern beziehen, sondern auf die Zu- und Abschläge. Wenn keine Zu- und Abschläge vorhanden sind, sind beide Positionen vom Wert gleich.

Diese Fehlermeldung kann mehrere verschiedene Gründe haben:

1. Negative Position
   • Rabatte wurden nicht korrekt erfasst. Bitte prüfen Sie den Abschnitt zur korrekten Erfassung von Rabatten
   • Abschläge wurden nicht richtig erfasst. Bitte prüfen sie den Abschnitt zur korrekten Erfassung von Zu- und Abschlägen
   • Gutschriften wurden in die Rechnung mitaufgenommen. Bitte prüfen Sie den Abschnitt zur Erfassung von Gutschriften
2. Position = 0
   • In SupplyOn dürfen Positionen keine Menge von null aufweisen. Dies tritt häufig durch Formatierungsfehler auf, beispielsweise wenn Zwischenüberschriften in Positionstexten erfasst werden. Solche Überschriften sollten stattdessen als Freitextpositionen eingetragen werden
3. Position mit mehreren Nachkommastellen
   • Positionen in SupplyOn dürfen nur gerade positive Zahlen sein. Bitte passen Sie das an

Diese Fehlermeldung kann verschiedene Gründe haben:

1. Rabatte als negative Positionen
   Wenn die Rabatte höher oder gleich der Rechnungssumme sind, ergibt sich eine negative Gesamtsumme. In diesem Fall prüfen Sie bitte den Abschnitt zur korrekten Erfassung von Rabatten
2. Rechnung als Gutschrift erfasst
   Falls die Rechnung fälschlicherweise als Gutschrift angelegt wurde, ergibt sich ein negativer Rechnungsbetrag. Gutschriften sind ein separater Dokumententyp und müssen entsprechend in SupplyOn erfasst werden. Bitte beachten Sie den Abschnitt zur korrekten Erfassung von Gutschriften
3. Vermischung von Rechnungen und Gutschriften
   Wenn Rechnungspositionen und Gutschriften gemeinsam erfasst wurden, kann dies zu Fehlern führen. Bitte legen Sie Rechnungen und Gutschriften getrennt in der jeweiligen Dokumentenart an und prüfen Sie den Abschnitt zur richtigen Erfassung von Gutschriften

In der für die rechtliche Validierung relevanten XML-Datei Ihrer Rechnung ist die Adresse des Leistungsempfängers unvollständig. Bitte füllen Sie das Pflichtfeld Kundenstraße / Postfach.

Ihre Rechnung im PDF-Format enthält eine eingebettete XML-Datei, die gemäß dem Wachstumschancengesetz federführend ist. Bitte stellen Sie sicher, dass die Adressen nach folgendem Schema angegeben werden:

<ram:PostalTradeAddress>

<ram:PostcodeCode>POSTLEITZAHL</ram:PostcodeCode>

<ram:LineOne>STRAßE / POSTFACH</ram:LineOne>

<ram:CityName>STADT</ram:CityName>

<ram:CountryID>LÄNDERKÜRZEL</ram:CountryID>

</ram:PostalTradeAddress>

Falls Sie diese Abweisungsbegründung erhalten haben, überprüfen Sie bitte Ihre XML-Datei. Stellen Sie sicher, dass die Adressen von Ihnen, Ihrem Kunden und gegebenenfalls des Warenempfängers korrekt angegeben sind. Achten Sie beispielsweise darauf, dass das Postfach nicht im Namen eingetragen ist, da dies zu Problemen beim Mapping führen kann.

Bitte überprüfen Sie Ihre XML-Datei auf Positionen mit einer negativen Menge. Negative Mengen sind in einer elektronischen Rechnung nicht zulässig.

Falls Sie einen Abschlag oder Rabatt ausweisen möchten, stellen Sie diesen bitte nicht über eine negative Positionsmenge dar. Stattdessen haben Sie folgende Optionen:

1. Abschlag statt negativer Position angeben

   Hierbei ist der Grund für die Ablehnung, dass Sie die Abschläge als negative Positionen ausgewiesen haben und nicht als Abschläge.
   
   Hier sind zwei Dokumentationen zum Herunterladen, wie Abschläge richtig angegeben werden. Bitte passen Sie Ihre Rechnungen an und senden Sie sie erneut an die Siemens-Rechnungsadresse.
   
   Dokument: Abbildung von Abschlägen und Zuschlägen nach DIN16391
   
   Dokument: Abbildung von Zuschlägen nach DIN16391

2. Alternativ: Gutschrift gemäß EN16931 ausstellen:
   In Fällen, in denen Sie einen negativen Gesamtbetrag oder eine Rückerstattung fakturieren möchten,
   verwenden Sie bitte den Dokumententyp 381 (Gutschrift)
   Dieser ist für genau solche Geschäftsvorfälle vorgesehen und wird vom Standard unterstützt.

Bitte überprüfen Sie Ihre XML-Datei auf Positionen mit einer negativen Menge. Negative Mengen sind in einer elektronischen Rechnung nicht zulässig.

Falls Sie einen Abschlag oder Rabatt ausweisen möchten, stellen Sie diesen bitte nicht über eine negative Positionsmenge dar. Stattdessen haben Sie folgende Optionen:

1. Abschlag statt negativer Position angeben
   Hierbei ist der Grund für die Ablehnung, dass Sie die Abschläge als negative Positionen ausgewiesen haben und nicht als Abschläge.
   Hier sind zwei Dokumentationen zum Herunterladen, wie Abschläge richtig angegeben werden. Bitte passen Sie Ihre Rechnungen an und senden Sie sie erneut an die Siemens-Rechnungsadresse.
   
   Dokument: Abbildung von Abschlägen und Zuschlägen nach DIN16391
   Dokument: Abbildung von Zuschlägen nach DIN16391
2. Alternativ: Gutschrift gemäß EN16931 ausstellen:
   
   In Fällen, in denen Sie einen negativen Gesamtbetrag oder eine Rückerstattung fakturieren möchten, verwenden Sie bitte den Dokumententyp 381 (Gutschrift). Dieser ist für genau solche Geschäftsvorfälle vorgesehen und wird vom Standard unterstützt.

Ihre Rechnung im PDF-Format enthält eine eingebettete XML-Datei, die gemäß dem Wachstumschancengesetz federführend ist. Bitte stellen Sie sicher, dass Ihre Bankverbindung nach folgendem Schema in der XML-Datei angegeben ist:

<ram:SpecifiedTradeSettlementPaymentMeans>

<ram:TypeCode>58</ram:TypeCode> <!-- 58 = SEPA-Überweisung -->

<ram:Information>VERWENDUNGSZWECK/RECHNUNGSNUMMER</ram:Information>

<ram:PayeePartyCreditorFinancialAccount>

<ram:IBANID>IHRE IBAN</ram:IBANID>

<ram:AccountName>KONTOINHABER</ram:AccountName>

</ram:PayeePartyCreditorFinancialAccount>

<ram:PayeeSpecifiedCreditorFinancialInstitution>

<ram:BICID>IHRE BIC</ram:BICID>

<ram:Name>BANKNAME</ram:Name>

</ram:PayeeSpecifiedCreditorFinancialInstitution>

</ram:SpecifiedTradeSettlementPaymentMeans>

Falls Sie diese Abweisungsbegründung erhalten haben, überprüfen Sie bitte Ihre XML-Datei. Stellen Sie sicher, dass Ihre Bankverbindung vollständig und korrekt eingetragen ist.

Ihre Rechnung im PDF-Format enthält eine eingebettete XML-Datei, die gemäß dem Wachstumschancengesetz federführend ist.

Diese Fehlermeldung hat meistens eine der drei folgenden Ursachen. Bitte überprüfen Sie alle auf Richtigkeit in ihrer Rechnung und passen Sie dies gegebenenfalls an.

Option 1:

Ihre Rechnungen sind fehlerhaft aufgrund der falsch angegebenen Preisbasis. Daher ist die mathematische Validierung Ihrer Rechnungen leider nicht möglich.

Sie verwechseln die Preiseinheit (BasisQuantity) mit der Menge (BilledQuantity). Die Menge ist richtig angegeben, jedoch die Preisbasis nicht.

Hier ein Beispiel für Sie (ist nicht aus Ihrer Rechnung, jedoch genau so anwendbar):

ram:SpecifiedLineTradeAgreement>

<ram:GrossPriceProductTradePrice>

<ram:ChargeAmount>100.00</ram:ChargeAmount>

<ram:BasisQuantity unitCode="C62">5.00</ram:BasisQuantity>

</ram:GrossPriceProductTradePrice>

<ram:NetPriceProductTradePrice>

<ram:ChargeAmount>100.00</ram:ChargeAmount>

<ram:BasisQuantity unitCode="C62">5.00</ram:BasisQuantity>

</ram:NetPriceProductTradePrice>

</ram:SpecifiedLineTradeAgreement>

<ram:SpecifiedLineTradeDelivery>

<ram:BilledQuantity unitCode="C62">5.00</ram:BilledQuantity>

</ram:SpecifiedLineTradeDelivery>

<ram:SpecifiedLineTradeSettlement>

Was bedeutet das?

• Preiseinheit

  : <ram:BasisQuantity unitCode="C62">5.00</ram:BasisQuantity> bedeutet, dass der Preis von

  100 für 5 Stück gilt. Also pro 5 Stück werden 100€ abgerechnet.

• Menge

  : <ram:BilledQuantity unitCode="C62">5.00</ram:BilledQuantity> bedeutet, dass 5 Stück abgerechnet werden.

Berechnung:

• Der Preis wird wie folgt berechnet: 100(Preis)×5(Menge)/5 (Preiseinheit)= 100

Problem:

• Das System erkennt die Preiseinheit von 5 Stück nicht korrekt und berechnet den Preis falsch.

Lösung:

• Die Preiseinheit sollte auf 1 gesetzt werden, während die Menge gleich bleibt. Hier ist die korrigierte XML:

<ram:SpecifiedLineTradeAgreement>

<ram:GrossPriceProductTradePrice>

<ram:ChargeAmount>100.00</ram:ChargeAmount>

<ram:BasisQuantity unitCode="C62">1.00</ram:BasisQuantity>

</ram:GrossPriceProductTradePrice>

<ram:NetPriceProductTradePrice>

<ram:ChargeAmount>100.00</ram:ChargeAmount>

<ram:BasisQuantity unitCode="C62">1.00</ram:BasisQuantity>

</ram:NetPriceProductTradePrice>

</ram:SpecifiedLineTradeAgreement>

<ram:SpecifiedLineTradeDelivery>

<ram:BilledQuantity unitCode="C62">5.00</ram:BilledQuantity>

</ram:SpecifiedLineTradeDelivery>

<ram:SpecifiedLineTradeSettlement>

Erklärung:

• Preiseinheit

  : <ram:BasisQuantity unitCode="C62">1.00</ram:BasisQuantity> bedeutet, dass der Preis von 100 für 1 Stück gilt.

• Menge

  : <ram:BilledQuantity unitCode="C62">5.00</ram:BilledQuantity> bedeutet, dass 5 Stück abgerechnet werden.

Auf diese Weise wird der Preis korrekt berechnet und das System erkennt die Preiseinheit richtig.

Option 2:

Ihre Rechnungen sind fehlerhaft, da Sie die Bezeichnung GrossPriceProductTradePrice und NetPriceProductTradePrice missverstehen. Wichtig ist, dass sich die Angaben zu „GrossPriceProductTradePrice“ und „NetPriceProductTradePrice“ nicht auf die Steuern beziehen, sondern auf die Zu- und Abschläge. Wenn keine Zu- und Abschläge für die Position abwendbar sind, sind Brutto- und Nettopreis identisch.

Hier ein Negativ-Beispiel für Sie (ist nicht aus Ihrer Rechnung, jedoch genau so anwendbar):

<ram:SpecifiedLineTradeAgreement>

<ram:GrossPriceProductTradePrice>

<ram:ChargeAmount>119.00</ram:ChargeAmount>

<ram:BasisQuantity unitCode="C62">1.0000</ram:BasisQuantity>

</ram:GrossPriceProductTradePrice>

<ram:NetPriceProductTradePrice>

<ram:ChargeAmount>100.00</ram:ChargeAmount>

<ram:BasisQuantity unitCode="C62">1.0000</ram:BasisQuantity>

</ram:NetPriceProductTradePrice>

</ram:SpecifiedLineTradeAgreement>

Lösungsansatz: Um den Fehler zu beheben, sollten Sie überprüfen, ob Zu- und Abschläge für die Position anwendbar sind. Falls keine Zu- und Abschläge anwendbar sind, sind GrossPriceProductTradePrice und NetPriceProductTradePrice der gleiche Betrag.

<ram:SpecifiedLineTradeAgreement>

<ram:GrossPriceProductTradePrice>

<ram:ChargeAmount>100.00</ram:ChargeAmount>

<ram:BasisQuantity unitCode="C62">1.0000</ram:BasisQuantity>

</ram:GrossPriceProductTradePrice>

<ram:NetPriceProductTradePrice>

<ram:ChargeAmount>100.00</ram:ChargeAmount>

<ram:BasisQuantity unitCode="C62">1.0000</ram:BasisQuantity>

</ram:NetPriceProductTradePrice>

</ram:SpecifiedLineTradeAgreement>

Option 3: Abschläge wurden falsch ausgewiesen

Hierbei ist der Grund für die Ablehnung, dass Sie die Abschläge als negative Positionen ausgewiesen haben und nicht als Abschläge.

Hier finden Sie zwei Dokumentationen zum Herunterladen, wie Abschläge richtig angegeben werden. Bitte passen Sie Ihre Rechnungen an und senden Sie erneut an die Siemens-Rechnungsadresse.

Dokument: Abbildung von Abschlägen und Zuschlägen nach DIN16391
Dokument: Abbildung von Zuschlägen nach DIN16391

Diese Fehlermeldung weist darauf hin, dass das PDF-Dokument, das Sie versenden, nicht den Anforderungen des ZUGFeRD-Formats entspricht. ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein Format für elektronische Rechnungen, das sowohl eine visuelle PDF-Darstellung als auch eine eingebettete XML-Datei enthält.

Hier sind die Hauptpunkte der Fehlermeldung:

1. PDF/A-3 Format:

   Ihr PDF-Dokument muss im PDF/A-3 Format vorliegen. PDF/A-3 ist eine spezielle Variante des PDF-Formats, die für die Langzeitarchivierung und die Einbettung von XML-Dateien geeignet ist.

2. Eingebettete XML-Rechnung:

   Das PDF muss eine eingebettete XML-Datei enthalten, die die strukturierten Rechnungsdaten enthält. Diese XML-Datei ermöglicht die automatische Verarbeitung der Rechnungsdaten. Dabei ist sicherzustellen, dass die Inhalte der XML-Datei mit denen des PDF-Dokuments übereinstimmen. Für die Verbuchung wird ausschließlich die XML-Datei herangezogen, da sie als führendes Dokument gilt.

3. Rechnungsbegleitende Anhänge:

   Alle Anhänge, die zur Rechnung gehören, müssen als Teil der XML-Datei eingebettet sein und können nicht separat verarbeitet werden.
   
   Wenn Ihr PDF-Dokument diese Anforderungen nicht erfüllt, kann es nicht als ZUGFeRD-Rechnung verarbeitet werden. Sie müssen sicherstellen, dass das PDF im richtigen Format vorliegt und die XML-Daten korrekt eingebettet sind.

Diese Fehlermeldung bedeutet, dass die von Ihnen verwendete ZUGFeRD-Version Ihrer Rechnung nicht den aktuellen gesetzlichen Anforderungen entspricht. Seit dem 1. Januar 2025 müssen Rechnungen, die das ZUGFeRD-Format verwenden, mindestens Version 2.0.1 oder höher sein, um den umsatzsteuerlichen Anforderungen gemäß der Norm EN16931 zu entsprechen.

Um dieses Problem zu beheben, sollten Sie sicherstellen, dass Ihre Rechnungssoftware auf eine Version aktualisiert wird, die ZUGFeRD 2.0.1 oder höher unterstützt. Weitere Informationen finden Sie auf den Seiten des Bundesfinanzministeriums.

Diese Fehlermeldung bedeutet, dass Ihre Rechnung im X-Rechnungs- oder PEPPOL-Format nicht den aktuellen Konformitätsanforderungen entspricht. Um sicherzustellen, dass Ihre Rechnung den gesetzlichen Vorgaben entspricht, sollten Sie die Struktur und die Datenfelder Ihrer Rechnung überprüfen und gegebenenfalls anpassen.

Es kann hilfreich sein, Ihre Rechnungssoftware zu aktualisieren oder sich an den Support Ihres Softwareanbieters zu wenden, um sicherzustellen, dass Ihre Rechnungen korrekt formatiert sind.

Diese Fehlermeldung bedeutet, dass die XML-Datei Ihrer Rechnung Syntaxfehler enthält, die eine Verarbeitung unmöglich machen. Hier sind einige mögliche Ursachen und Schritte zur Behebung:

1. Syntaxfehler in der XML-Struktur:
   Dies kann durch fehlende oder falsche Elemente, falsche Namensräume oder fehlerhafte Kodierung verursacht werden. Stellen Sie sicher, dass alle erforderlichen Elemente vorhanden sind und korrekt formatiert sind.
2. Fehlende Pflichtfelder:
   Überprüfen Sie, ob alle Pflichtfelder wie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Währungsangabe korrekt und vollständig sind.

Sie können sich gerne an das Postfach E-invoiceClarificationInternal.de@siemens.com wenden. Bitte hängen Sie das Originalrechnungsdokument mit an.

Diese Fehlermeldung weist auf zwei spezifische Probleme hin:

1. "Charge/Zuschlag auf Price Level Ebene":
   Laut DIN EN16931 ist es nicht erlaubt, Zuschläge oder Abschläge auf der Preisebene (Price Level) anzugeben. Sie sollten sicherstellen, dass solche Angaben korrekt auf der Positionsebene (Item Level) gemacht werden. Hier finden Sie drei Dokumentationen, die erklären wie Abschlage / Zuschläge richtig angegeben werden:

   Dokument: Abbildung von Abschlägen und Zuschlägen nach DIN16391
   Dokument Abbildung von Zuschlägen nach DIN16391

2. Keine Rechnungsnummer angegeben:
   Jede Rechnung muss eine eindeutige Rechnungsnummer enthalten. Stellen Sie sicher, dass Ihre Rechnung eine solche Nummer aufweist, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen.

Um diese Fehler zu beheben, sollten Sie Ihre Rechnungssoftware entsprechend anpassen oder die notwendigen Informationen manuell hinzufügen.