E-fakturering Tyskland

Till skillnad från rabatter kan kreditnotor inte inkluderas direkt i den ursprungliga fakturan. Eftersom vissa faktureringssystem inte stöder negativa fakturarader måste kreditnotor bokföras separat.

Det innebär att du måste skapa ett oberoende dokument för kreditnotan istället för att inkludera det i originalfakturan. Detta håller originalfakturan korrekt strukturerad, och mottagaren kan tydligt identifiera referensen.

När du registrerar kreditnotan är det viktigt att använda dokumenttyp 381 och ange kreditbeloppet som en positivt värde. Du bör också inkludera en hänvisning till den ursprungliga fakturan för vilken kreditnotan utfärdas.

Viktigt: En kreditnota kan inte registreras som en avbokningsfaktura.

Fälten BruttoprisProduktTradePrice och NettoprisProduktTradePris göra inte hänvisa till skatter, men till tillägg och avdrag. Om inga tillägg eller avdrag gäller för artikeln kommer brutto- och nettopriset att vara identiskt.

Moms redovisas separat i avsnittet Tillämplig Tradetax, där procentsatsen anges i RänteTillämplig Procent.

Gör så här för att korrekt visa kontantrabatter i dina XML-fakturor:

1. Ange villkoren för kontantrabatt i avsnittet

   AngivnaTradePaymentTerms:
   
   <ram:SpecifiedTradePaymentTerms>

#SKONTO #TAGE =14 #PROZENT =3,00 #BASISBETRAG =xx#</ram:Description>

Förklaring:

• #SKONTO #

  = identifierar posten som kontant rabatt

• #TAGE =14 #

  = rabatt giltig inom 14 dagar

• #PROZENT =3.00#

  = diskonteringsränta på 3%

• #BASISBETRAG =xx#

  = belopp för vilket rabatten beräknas

2. Det faktiska kontantrabattbeloppet måste visas under TotalFörbetalatBelopp i Specifierad handelsbestämmandatmonetär summering.

Göra inte ange rabatten som en separat fakturaradspost. Använd den strukturerade XML-notation som beskrivs ovan.

1. Rabatterna bör inte bokföras som negativa fakturaradsposter. De kan visas som en del av radobjektet eller på rubriknivå.
2. Ange rabatten i SpecificeradLineTradeAgreement- Ange bruttopriset i BruttoprisProduktTradePrice- Ange nettopriset efteråt rabatt i NettoprisProduktTradePris

På så sätt ingår avdraget redan i nettopriset.

Eventuellt kan ytterligare detaljer (diskonteringsränta, beräkningsbas) läggas till i SpecificeradLinetradeSettlement.

Viktigt: Rabatten måste alltid relatera till Totalpris för fakturaposten, inte enhetspriset.

Dokument: Bildning av Abschlägen und Rabatter till DIN16931

Dokument: Bildung von Abschlägen und Zuschlägen nach DIN16391

Dokument: Bildung von Zuschlägen nach DIN16391

Felet ”fraktavgift ej kartlagd” i SupplyOn indikerar felaktig kartläggning av fraktkostnader. Orsaker kan innefatta:

• Fraktavgifter som inte är kopplade till korrekta bokningskoder
• Mappning saknas i SupplyOn
• Felaktig kategorisering eller formatering

Kontrollera om fraktavgifterna är korrekt konfigurerade och mappade.

Fyll i dessa fält:

• Einv.Validation.Field.Partners.Seller.ContactData.Identifier — Leverantörskontakt/avdelning
• einv.validation.field.partners.seller.street — Leverantörsgata/postbox
• einv.validation.field.partners.buyer.street — Kundgata/postbox
• einv.validation.field.partners.köpare.country — Kundland

Fullständig information säkerställer korrekt bearbetning.

Underrubriker ska anges som fritextrader, inte som rader med kvantitet = 0. Om du använder kvantitet noll kommer fakturan att avvisas.

Ja. Båda formaten måste matcha exakt.

XML är maskinläsbart. Om någon information endast finns i PDF-filen (t.ex. leveransdatum), men saknas eller är felaktig i XML, kan den inte behandlas och fakturan kan avvisas.

1. Korrekt fältkartläggning

• Ange endast de avsedda värdena i fälten (t.ex. ”Ordernummer” bör endast innehålla ordernumret)

2. Strukturerad XML-data

• Varje rad korrekt separerad: kvantitet, artikelnummer, pris, rabatt
• Ingen kombination eller duplicering av fält
• Rabatter får inte anges som negativa kvantiteter

3. Undvik typiska fel

• Exakt matchning med ordernummer
• Inga ytterligare anteckningar i adressfälten
• Använd rätt belopp och valutor
• Ren formatering — undvik onödiga mellanslag eller tecken

4. Validering innan du skickar

• Använda förhandsgranskningsfunktionen
• Använd automatiserade valideringsregler om sådana finns

Lageruthyrning måste anges via BildKvantitet i SpecifieradLineTradeLeverans.

Se till att:

• Kvantitet (BilledQuantity) och UnitCode matchar prisbasen
• Göra inte använd BasKvantitet, eftersom detta kommer att tillämpa fel enhet (t.ex. 1 m³ istället för 1000 m³)

Om en rad innehåller både rörliga och fasta kostnader:

• Variabla kostnader (per enhet) måste summeras och multipliceras med kvantitet
• Fasta kostnader måste läggas till efter mmångsidiga rörliga kostnader
• Endast totala rörliga och totala fasta kostnader ska visas
• Göra inte blanda variabel + fasta kostnader och multiplicera tillsammans (detta skapar avrundningsfel)

Fel uppstår när PDF-filen innehåller flera bankkonton men XML bara innehåller ett.

Endast XML räknas — PDF-filen ignoreras.

Du måste:

• Antingen lista alla bankkonton i XML,
  eller
• Se till att bankkontot som lagras i Siemens masterdata matchar XML.

Tidigare betalda artiklar kan inkluderas, men:

• Tillämpa inte skatt till redan betalda artiklar
• Skatt får endast tillämpas på det återstående betalningsbeloppet

Annars upptäcker systemet skatteinkonsekvenser och kan avvisa fakturan.

Vid BruttoPris nivå:

• Endast ersättningar (rabatter) är tillåtna
• Nej avgifter (tilläggsavgifter) tillåtet
  Även avgifter med värde 0 kommer att orsaka avslag.

En snabb översikt över tillåtna/otillåtna XML-sökvägar ingår (som i originaltexten).

Skatt inte korrekt registrerad. Moms måste bokföras i Tillämplig Tradetax under RänteTillämplig procent.

Rabatter/tilläggsavgifter registreras inte korrekt. Granska avsnittet om rabatter.

Fakturatumman är felaktig, ofta på grund av felaktig PDF/XML-matchning eller felaktig blandad beräkning.

Felaktig inmatad skatt — samma regel som ovan.

Möjliga orsaker:

1. Negativt radobjekt
2. Kvantitet = 0
3. För många decimaler

Möjliga orsaker:

• Rabatter som anges som negativa poster
• Faktura felaktigt registrerad som kreditnota
• Blandning av fakturor och kreditnotor

Adressen till tjänstemottagaren är ofullständig i XML-filen på din faktura som är relevant för juridisk validering. Fyll i det obligatoriska fältet ”Street/P.O. Låda.”

Din faktura i PDF-format innehåller en inbäddad XML-fil, vilket krävs enligt lagen om tillväxtmöjligheter. Se till att adresserna anges i följande format:

<ram:PostalTradeAddress>

POSTNUMMER</ram:PostcodeCode>

Street/POSTFACH</ram:LineOne>

STADT</ram:CityName>

LÄNDERKURV</ram:CountryID>

</ram:PostalTradeAddress>

Om du har fått detta avvisningsmeddelande, kontrollera din XML-fil. Se till att adresserna för dig, din kund och, i förekommande fall, mottagaren av varorna är korrekt angivna. Se till exempel till att postboxen inte ingår i namnet, eftersom det kan orsaka mappningsproblem.

Kontrollera din XML-fil för radartiklar med en negativ kvantitet. Negativa kvantiteter är inte tillåtna på en elektronisk faktura.

Om du vill inkludera en rabatt eller rabatt, Vänligen representera det inte som en negativ varukvantitet. Istället har du följande alternativ:

1. Ange en rabatt istället för en negativ radpost

Anledningen till avslaget är att du har rapporterat rabatterna som negativa radartiklar snarare än som rabatter.

Här är två dokument tillgängliga för nedladdning som förklarar hur du korrekt anger rabatter. Justera dina fakturor och skicka dem igen till Siemens faktureringsadress.

Dokument: Bildbildning av spår och spår efter DIN16391

Dokument: Bildbildning av rutor till DIN16391

2. Alternativt: Utfärda en kreditnota i enlighet med EN 16931:

I de fall du vill fakturera ett negativt totalbelopp eller en återbetalning,

Använd dokumenttyp 381 (kreditnota).

Denna dokumenttyp är avsedd för just sådana affärstransaktioner och stöds av standarden.

Kontrollera din XML-fil för radartiklar med en negativ kvantitet. Negativa kvantiteter är inte tillåtna på en elektronisk faktura.

Om du vill inkludera en rabatt, vänligen representera det inte som en negativ kvantitet. Istället har du följande alternativ:

1. Rapportera rabatter istället för negativa radposter

   Anledningen till avslaget är att du rapporterade rabatterna som negativa radartiklar snarare än som rabatter.

   Här är två dokument du kan ladda ner som förklarar hur du rapporterar rabatter korrekt. Uppdatera dina fakturor och skicka dem till Siemens faktureringsadress.
   
   Dokument: Bildbildning av spår och spår efter DIN16391
   
   Dokument: Bildbildning av rutor till DIN16391

2. Alternativt: Utfärda en kreditnota i enlighet med EN 16931:

Om du vill fakturera ett negativt totalbelopp eller en återbetalning, använd dokumenttyp 381 (kreditnota). Denna dokumenttyp är avsedd för just sådana affärstransaktioner och stöds av standarden.

Din faktura i PDF-format innehåller en inbäddad XML-fil, vilket krävs enligt lagen om tillväxtmöjligheter. Se till att dina bankuppgifter är listade i XML-filen enligt följande format:

<ram:SpecifiedTradeSettlementPaymentMeans>

58</ram:TypeCode><! -- 58 = SEPA-överföring -->

TILLÄMPNINGSNUMMER/RÄKNINGSNUMMER</ram:Information>

DIN IBAN</ram:IBANID>

KONTOINNEHAVARE</ram:AccountName>

YOUR BIC</ram:BICID>

BANKNAMN</ram:Name>

</ram:SpecifiedTradeSettlementPaymentMeans>

Om du har fått detta avvisningsmeddelande, kontrollera din XML-fil. Se till att din bankkontoinformation är fullständig och korrekt.

Din faktura i PDF-format innehåller en inbäddad XML-fil, vilket krävs enligt lagen om tillväxtmöjligheter.

Detta felmeddelande orsakas vanligtvis av någon av följande tre orsaker. Kontrollera alla dessa för noggrannhet i din faktura och gör nödvändiga korrigeringar.

Alternativ 1:

Dina fakturor innehåller fel på grund av ett felaktigt angivet prisunderlag. Som ett resultat är matematisk validering av dina fakturor tyvärr inte möjlig.

Du förväxlar prisenheten (BasisQuantity) med kvantiteten (BilledQuantity). Kvantiteten anges korrekt, men prisbasen är det inte.

Här är ett exempel för dig (inte från din faktura, men lika tillämpligt):

RAM: SpecifiedLineTradeAgreement>

<ram:GrossPriceProductTradePrice>

<ram:ChargeAmount>100.00</ram:ChargeAmount>

<RAM: BasisQuantity UnitCode=”C62">5,00</ram:BasisQuantity>

</ram:GrossPriceProductTradePrice>

<ram:NetPriceProductTradePrice>

<ram:ChargeAmount>100.00</ram:ChargeAmount>

<RAM: BasisQuantity UnitCode="C62">5.00</ram:BasisQuantity>

</ram:NetPriceProductTradePrice>

</ram:SpecifiedLineTradeAgreement>

<ram:SpecifiedLineTradeDelivery>

<RAM:BildQuantity UnitCode=”C62">5,00</ram:BilledQuantity>

</ram:SpecifiedLineTradeDelivery>

<ram:SpecifiedLineTradeSettlement>

Vad betyder detta?

Prisenhet: </ram:BasisQuantity>5.00 innebär att priset på 100 gäller för 5 enheter. Med andra ord debiteras 100€ för varje 5 enheter.

Kvantitet: </ram:BilledQuantity>5.00 betyder att 5 enheter faktureras.

Beräkning: Priset beräknas enligt följande: 100 (pris) × 5 (kvantitet)/5 (prisenhet) = 100

Problem: Systemet känner inte igen prisenheten på 5 enheter korrekt och beräknar priset felaktigt.

Lösning: Prisenheten bör ställas in på 1, medan kvantiteten förblir densamma. Här är den korrigerade XML:

<ram:SpecifiedLineTradeAgreement>

<ram:GrossPriceProductTradePrice>

<ram:ChargeAmount>100.00</ram:ChargeAmount>

<RAM: BasisQuantity UnitCode=”C62">1,00</ram:BasisQuantity>

</ram:GrossPriceProductTradePrice>

<ram:NetPriceProductTradePrice>

<ram:ChargeAmount>100.00</ram:ChargeAmount>

<RAM: BasisQuantity UnitCode=”C62">1,00</ram:BasisQuantity>

</ram:NetPriceProductTradePrice>

</ram:SpecifiedLineTradeAgreement>

<ram:SpecifiedLineTradeDelivery>

<RAM:BildQuantity UnitCode=”C62">5,00</ram:BilledQuantity>

</ram:SpecifiedLineTradeDelivery>

<ram:SpecifiedLineTradeSettlement>

Förklaring:

Prisenhet: </ram:BasisQuantity>1.00 betyder att priset på 100 gäller för 1 enhet.

Kvantitet: 5,00</ram:BilledQuantity> betyder att 5 enheter faktureras.

Detta säkerställer att priset beräknas korrekt och systemet känner igen prisenheten korrekt.

Alternativ 2:

Dina fakturor innehåller fel eftersom du missförstår termerna ”GrosSpriceProductTradePrice” och ”NetPriceProductTradePrice”. Det är viktigt att notera att posterna för ”GrosSpriceProductTradePrice” och ”NetPriceProductTradePrice” inte hänvisar till skatter, utan snarare till markeringar och nedskrivningar. Om inga påslag eller nedskrivningar tillämpas på artikeln är brutto- och nettopriserna identiska.

Här är ett negativt exempel för dig (det är inte från din faktura, men gäller på exakt samma sätt):

<ram:SpecifiedLineTradeAgreement>

<ram:GrossPriceProductTradePrice>

<ram:ChargeAmount>119.00 </RAM: laddningsbelopp>

<RAM: BasisQuantity UnitCode=”C62">1,0000</ram:BasisQuantity>

</ram:GrossPriceProductTradePrice>

<ram:NetPriceProductTradePrice>

<ram:ChargeAmount>100.00</ram:ChargeAmount>

<RAM: BasisQuantity UnitCode=”C62">1,0000</ram:BasisQuantity>

</ram:NetPriceProductTradePrice>

</ram:SpecifiedLineTradeAgreement>

Lösning: Lös felet genom att kontrollera om markeringar eller markdowns gäller för objektet. Om inga markeringar eller nedskrivningar tillämpas kommer GrosSpriceProductTradePrice och NetPriceProductTradePrice att vara samma belopp.

<ram:SpecifiedLineTradeAgreement>

<ram:GrossPriceProductTradePrice>

<ram:ChargeAmount>100.00</ram:ChargeAmount>

<RAM: BasisQuantity UnitCode=”C62">1,0000</ram:BasisQuantity>

</ram:GrossPriceProductTradePrice>

<ram:NetPriceProductTradePrice>

<ram:ChargeAmount>100.00</ram:ChargeAmount>

<RAM: BasisQuantity UnitCode=”C62">1,0000</ram:BasisQuantity>

</ram:NetPriceProductTradePrice>

</ram:SpecifiedLineTradeAgreement>

Alternativ 3: Rabatter rapporterades felaktigt

Anledningen till avslaget är att du rapporterade rabatterna som negativa poster snarare än som rabatter.

Här hittar du två guider om hur du korrekt rapporterar rabatter, tillgängliga för nedladdning. Uppdatera dina fakturor och skicka dem till Siemens faktureringsadress.

Dokument: Bildbildning av spår och spår efter DIN16391

Dokument: Bildbildning av rutor till DIN16391

Detta felmeddelande indikerar att PDF-dokumentet du skickar inte uppfyller kraven i ZugFerd-formatet. ZugFerd (Central User Guide of the German Electronic Invoice Forum) är ett format för elektroniska fakturor som innehåller både en visuell PDF-representation och en inbäddad XML-fil.

Här är huvudpunkterna i felmeddelandet:

1. PDF/A-3-format:
   
   Ditt PDF-dokument måste vara i PDF/A-3-format. PDF/A-3 är en speciell variant av PDF-formatet som är lämpligt för långvarig arkivering och inbäddning av XML-filer.
2. Inbäddad XML-faktura:
   
   PDF-filen måste innehålla en inbäddad XML-fil som innehåller strukturerad fakturadata. Denna XML-fil möjliggör automatisk bearbetning av fakturadata. Det är viktigt att se till att innehållet i XML-filen matchar innehållet i PDF-dokumentet. Endast XML-filen används för bokföring, eftersom den anses vara huvuddokumentet.
3. Fakturabilagor:
   
   Alla bilagor som hör till fakturan måste vara inbäddade som en del av XML-filen och kan inte behandlas separat.

Om ditt PDF-dokument inte uppfyller dessa krav kan det inte behandlas som en ZugFerd-faktura. Du måste se till att PDF-filen är i rätt format och att XML-data är korrekt inbäddade.

Detta felmeddelande innebär att den version av ZugFerd som du använder för din faktura inte uppfyller gällande lagkrav. Från och med den 1 januari 2025 måste fakturor som använder ZugFerd-formatet vara version 2.0.1 eller högre för att uppfylla momskraven enligt standarden EN 16931.

För att lösa problemet bör du se till att ditt faktureringsprogram är uppdaterat till en version som stöder ZugFerd 2.0.1 eller senare. För mer information, besök webbplatsen för det federala finansministeriet.

Detta felmeddelande innebär att din faktura i X-Rechnung- eller PEPPOL-format inte uppfyller gällande efterlevnadskrav. För att säkerställa att din faktura uppfyller lagkrav bör du granska fakturans struktur- och datafält och göra nödvändiga justeringar.

Det kan vara bra att uppdatera faktureringsprogramvaran eller kontakta programvaruleverantörens supportteam för att se till att dina fakturor är korrekt formaterade.

Det här felmeddelandet innebär att fakturans XML-fil innehåller syntaxfel som förhindrar att den bearbetas. Här är några möjliga orsaker och steg för att lösa problemet:

1. Syntaxfel i XML-strukturen:
   Detta kan orsakas av saknade eller felaktiga element, felaktiga namnrymder eller felaktig kodning. Se till att alla nödvändiga element är närvarande och formaterade korrekt.
2. Obligatoriska fält saknas:
   Kontrollera att alla obligatoriska fält, till exempel fakturanummer, fakturadatum och valuta, är korrekta och fullständiga.

Tveka inte att kontakta oss på E-invoiceClarificationInternal.de@siemens.com Vänligen bifoga originalfakturan.

Det här felmeddelandet anger två specifika problem:

1. ”Markup/Markdown på prisnivå”: Enligt DIN EN 16931 är det inte tillåtet att ange markeringar eller nedskrivningar på prisnivå. Du bör se till att sådana specifikationer anges korrekt på artikelnivå. Här är tre dokument som förklarar hur du korrekt anger markdowns och markeringar:

   
   
   Dokument: Bildbildning av spår och spår efter DIN16391
   
   Dokumentbildande av rörledningar till DIN16391

2. Inget fakturanummer anges: Varje faktura måste innehålla ett unikt fakturanummer. Se till att din faktura innehåller ett sådant nummer för att uppfylla lagkrav.

För att åtgärda detta fel, du måste anpassa din beräkningsprogramvara eller lägga till den nödvändiga informationen manuellt.