O relatório 8D relembra as ações tomadas em cada projeto de solução de problemas. Essas ações incluem o seguinte:
D1 Estabeleça a equipe — Em cada processo de gerenciamento de não conformidade 8D, um “campeão” deve ser estabelecido — uma parte interessada que esteja bem familiarizada com o problema. Em seguida, crie uma equipe 8D com membros interfuncionais, representação e experiência apropriados.
D2 Descreva o problema — Para maior clareza, o relatório 8D se baseia na construção de um banco de dados de informações que responde às seguintes perguntas:
- Quem? A qual pessoa ou grupo o problema pertence?
- O que? Descreva o problema e qual objeto ou peça está em questão.
- Onde? Onde, internamente e em trânsito, está localizado o objeto ou parte da preocupação? Onde mais é visto?
- Quando? Quando o problema foi descoberto pela primeira vez? Quando no ciclo do processo ela é vista? Quando mais é visto?
- Como? Quão grande? Quanto? Como o problema ocorreu? Qual é a tendência? Qual é o tamanho do problema? Quantos objetos/peças são afetados?
Nesta etapa, a equipe do relatório 8D continua perguntando o porquê até chegar a um ponto em que possa determinar de forma conclusiva as ações necessárias e iniciar um plano de ação cronológico, incluindo responsabilidades e datas.
D3 Implementar e verificar ações provisórias de contenção — O relatório 8D descreve todas as ações imediatas tomadas para conter os sintomas do problema e proteger as partes interessadas internas e externas. Nesta etapa, a equipe do D8 identifica e registra todas as ações a serem tomadas, incluindo limpeza ou triagem no cliente, em trânsito ou internamente. A equipe deve verificar se a ação definida interrompe defeitos no cliente e resulta em proteção e satisfação do cliente. Eles também devem validar a eficácia da ação de contenção e registrar os dados relevantes no relatório D8.
D4 Execute a análise da causa raiz — A equipe do D8 encontra, define e verifica a (s) causa (s) raiz (s) do problema. Eles exploram dois caminhos de causa-raiz: (1) O “caminho da causa de ocorrência” responde por que o problema ocorreu com a peça ou objeto. (2) O “caminho da causa de escape” responde por que o defeito escapou para o cliente. Em ambos os casos, você deve usar o processo 5Whys. A equipe do D8 então verifica as causas raiz garantindo que o problema esteja presente quando a causa raiz está presente e ausente quando a causa raiz está ausente.
D5 Selecione e verifique as ações corretivas — Usando o banco de dados de informações realizado na etapa D2 (e alterado conforme apropriado durante D3 e D4), a equipe analisa para determinar a melhor ação corretiva. Os principais critérios são impacto e risco. A equipe então verifica se a ação corretiva selecionada elimina a causa raiz e não cria outro efeito problemático. O relatório D8 rastreia essas informações.
D6 Implemente ações corretivas permanentes e padronize o processo — A equipe do D8 implementa o plano de ação. Para eliminar ou minimizar os efeitos da implementação, a equipe emprega o mesmo processo que usaria com uma mudança de engenharia, trabalhando por meio de uma lista de verificação do processo do produto e da aprovação do processo. O plano de ação é validado usando o indicador mensurável original que identifica o problema. No caso de um “caminho de causa de fuga”, a equipe avalia a remoção da ação de contenção. Se houver algum escape adicional, as causas principais não foram identificadas corretamente.
D7 Prevenir a recorrência do problema — A equipe do D8 identifica o sistema, as práticas, os procedimentos e os padrões de especificação que permitiram que o problema ocorresse. As ações, os resultados e a própria composição da equipe são reavaliados e uma avaliação é incluída no relatório D8. O relatório D8 padroniza as mudanças no processo e vincula as ações corretivas ao processo de desenvolvimento do produto, identificando ações que evitarão problemas semelhantes na produção atual e em produtos e processos futuros semelhantes.
D8 Conduzir a discussão e revisão finais — A equipe determina os reconhecimentos apropriados e se é necessário continuar o ciclo de resolução de problemas.
