Właściwy tryb postępowania.
- Angażuj dział zakupów na jak najwcześniejszym etapie wszelkich działań zaopatrzenia i zakupowych.
- Zapewnij odpowiednią liczbę konkurencyjnych ofert dla każdego zapotrzebowania / postępowania przetargowego.
- Upewnij się, że kryteria wyboru w przetargu są przejrzyste dla wszystkich dostawców.
- Porównaj oferty nie tylko na podstawie ceny zakupu, lecz także uwzględniaj potencjalne koszty całkowite oraz czynniki jakościowe, takie jak potwierdzenie jakości i niezawodność dostaw (np. metodą całkowitego kosztu posiadania).
- Zapewnij zrozumiałe sformułowanie i transparentną dokumentację decyzji dotyczące zaopatrzenia, tak aby osoba trzecia mogła później zrozumieć proces decyzyjny; dotyczy to w szczególności decyzji o wyborze jednego źródła oraz sytuacji, gdy konkretny dostawca jest wskazany przez klienta (np. poprzez porównanie ofert alternatywnych oraz logiczne/uzasadnione argumenty funkcjonalne.
- Zapewnij prawidłowe zatwierdzenia oraz właściwe uprawnienia do podpisywania.
- Wymagaj od dostawcy zaakceptowania Kodeksu postępowania Siemens dla dostawców.
- Korzystaj z szablonów dostarczonych przez dział prawny przy zamówieniach i umowach z dostawcami oraz konsultuj się z działem prawnym w przypadku jakichkolwiek odstępstw.
- Precyzyjnie określ w zamówieniu i umowie zakres dostawy lub usług (przedmiot, ilość itp.), a także wynagrodzenie, warunki dostawy i płatności.
- Sprawdź i udokumentuj prawidłowy adres siedziby i dostawy, a także dane bankowe dostawcy.
- Zgłaszaj wszelkie sygnały że dostawcy Siemens mogli zawrzeć porozumienie typu zmowa przetargowa / podział rynku / kartel.
Zakazy.
- Nie wybieraj dostawców na podstawie osobistych preferencji.
- Nie omijaj określonych procesów zakupowych ani nie pomijaj udziału odpowiedzialnej funkcji zakupowej (tzw. maverick buying).
- Nie pozwalaj dostawcom na oferowanie jakichkolwiek korzyści osobiste dla Ciebie w związku z Twoją pracą w Siemens.
- Nie oferuj żadnych korzyści osobistych dla pracownika dostawcy w zamian za korzystne warunki dostaw.
- Nie podpisuj żadnych umowy z dostawcami lub ani nie zatwierdzaj zamówień dla dostawców poza obowiązującymi regulacjami Siemens.
- Nie dziel zamówień ani wolumenów zakupowych w celu obejścia progów uprawnień do podpisu.
- Nie pozwól dostawcom ukryć struktury swojej firmy.
- Nie akceptuj anonimowych metod płatności na rzecz dostawców (np. płatności gotówkowe lub płatności na numerowane konta bankowe).
- Nie akceptuj faktur od dostawców, które nie zawierają dokładnego opisu wykonanych usług lub które nie odpowiadają umowie / zamówieniu.
- Nie podejmuj współpracy z osobami trzecimi w procesach zakupowych (np. benchmarking, tworzenie grup zakupowych i aliansów), jeśli nie masz pewności, że nie narusza to przepisów antymonopolowych.