Doen.
- Inkoop betrekken bij elke inkoop- en aankoopactiviteit, zo vroeg mogelijk.
- Overweeg een voldoende aantal concurrerende offertes op aanvraag/aanbesteding.
- Zorg ervoor dat de selectiecriteria van een aanbesteding transparant zijn voor alle leveranciers.
- Aanbiedingen vergelijken van leveranciers, niet alleen op basis van de aankoopprijs, maar ook rekening houdend met mogelijke vervolgkosten en kwaliteitsfactoren, zoals het bewijs van kwaliteit en de betrouwbaarheid van de levering (bijv. Total Cost of Ownership-methode).
- Zorg voor een begrijpelijk geformuleerde en transparant gedocumenteerde beslissing tot aankoop, zodat een derde het besluitvormingsproces ook later kan begrijpen; vooral in het geval van beslissingen uit één bron en in het geval dat onze klant om een specifieke leverancier vraagt, bijvoorbeeld door alternatieve aanbiedingen te vergelijken, plausibel/functioneel te redeneren.
- Zorg voor de juiste goedkeuring en machtiging voor de handtekening.
- Verplicht de leverancier om de Siemens Gedragscode voor leveranciers te accepteren.
- Gebruik sjablonen van Legal voor bestellingen en contracten met leveranciers en neem contact op met Legal in geval van een afwijking.
- Specificeer nauwkeurig in de bestelling in het contract de diensten of goederen die door de leverancier moeten worden geleverd (onderwerp, hoeveelheid, enz.), evenals de vergoeding, leverings- en betalingsvoorwaarden.
- Controleer en documenteer het juiste kantoor- en afleveradres, evenals de bankgegevens van de leverancier.
- Meld eventuele tekenen dat de leveranciers van Siemens het misschien eens zijn geworden over een regeling voor het manipuleren van biedingen, marktdeling of kartelvorming.
Niet doen.
- Geen leveranciers kiezen gebaseerd op persoonlijke voorkeuren.
- Omzeil de gedefinieerde aankoopprocessen niet en schakel uw verantwoordelijke inkoopfunctie niet in (Maverick buying).
- Sta niet toe dat leveranciers enige persoonlijke voordelen voor u beloven in verband met uw werk bij Siemens.
- Bied geen persoonlijke voordelen voor de werknemer van een leverancier aan in ruil voor gunstige leveringsvoorwaarden.
- Onderteken geen contracten met leveranciers of publiceer bestellingen aan leveranciers buiten de toepasselijke Siemens-voorschriften.
- Doe geen gesplitste aankoopvolumes of bestelvolumes om de drempel voor uw handtekeningmachtiging te omzeilen.
- Sta niet toe dat leveranciers hun structuur van het bedrijf verbergen.
- Accepteer geen enkel gebruik van methoden van anonieme betaling aan leveranciers (bijv. contante betalingen of betalingen op genummerde bankrekeningen).
- Geen facturen accepteren van leveranciers die geen exacte beschrijving hebben van de geleverde diensten, of die niet overeenkomen met het contract/de bestelling.
- Ga geen samenwerking aan met derden in de aanbestedingsprocessen (bijv. benchmarking, de vorming van inkoopgroepen en allianties) als u niet zeker bent dat er geen antitrustkwesties zijn.