Il rapporto 8D commemora le azioni intraprese in ogni progetto di risoluzione dei problemi. Queste azioni includono quanto segue:
D1 Costituire la squadra — In ogni processo di gestione della non conformità 8D, dovrebbe essere istituito un «campione», una parte interessata che conosca bene il problema. Quindi, crei un team 8D con membri, rappresentanza ed esperienza interfunzionali appropriati.
D2 Descrivi il problema — Per chiarezza, il rapporto 8D si basa sulla costruzione di un database di informazioni che risponde alle seguenti domande:
- Chi? A quale persona o gruppo appartiene il problema?
- Cosa? Descrivi il problema e quale oggetto o parte è interessato.
- Dove? Dove si trova l'oggetto o la parte che lo riguarda, all'interno e in transito? Dove altro si vede?
- Quando? Quando è stato scoperto il problema per la prima volta? In che fase del ciclo di processo si vede? Quando altro si vede?
- Come? Quanto è grande? Quanto? Come si è verificato il problema? Qual è la tendenza? Quanto è grande il problema? Quanti oggetti/parti sono interessati?
In questa fase, il team addetto ai rapporti di 8D continua a chiedersi perché fino a quando non raggiunge un punto in cui può determinare in modo definitivo le azioni necessarie e avviare un piano d'azione cronologico, comprese responsabilità e date.
D3 Implementare e verificare le azioni provvisorie di contenimento — Il rapporto 8D descrive tutte le azioni immediate intraprese per contenere i sintomi del problema e proteggere le parti interessate interne ed esterne. In questa fase, il team D8 identifica e registra tutte le azioni da intraprendere, tra cui lo spurgo o lo smistamento presso il cliente, in transito o internamente. Il team deve verificare che l'azione definita risolva i difetti del cliente e si traduca in protezione e soddisfazione del cliente. Devono inoltre convalidare l'efficacia dell'azione di contenimento e registrare i dati pertinenti nel rapporto D8.
D4 Eseguire l'analisi delle cause principali — Il team del D8 trova, definisce e verifica la causa o le cause principali del problema. Esplorano due percorsi di cause principali: (1) Il «percorso causale» risponde al motivo per cui il problema si è verificato con la parte o l'oggetto. (2) Il «percorso di fuga» spiega perché il difetto è sfuggito al cliente. In entrambi i casi, dovrebbe usare la procedura 5Whys. Il team del D8 verifica quindi le cause principali assicurandosi che il problema sia presente quando è presente la causa principale e assente quando la causa principale è assente.
D5 Seleziona e verifica le azioni correttive — Utilizzando il database di informazioni realizzato nella fase D2 (e modificato a seconda dei casi durante D3 e D4), il team analizza per determinare la migliore azione correttiva. I criteri chiave sono l'impatto e il rischio. Il team verifica quindi che l'azione correttiva selezionata elimini la causa principale e non crei un altro effetto problematico. Il rapporto D8 tiene traccia di queste informazioni.
D6 Implementare azioni correttive permanenti e standardizzare il processo — Il team del D8 implementa il piano d'azione. Per eliminare o ridurre al minimo gli effetti dell'implementazione, il team utilizza lo stesso processo utilizzato per una modifica ingegneristica, elaborando una lista di controllo del processo di prodotto e l'approvazione del processo. Il piano d'azione è convalidato utilizzando l'indicatore misurabile originale che identifica il problema. Nel caso di una «via di fuga», il team valuta la rimozione dell'azione di contenimento. Se ci sono altre fughe, le cause principali non sono state identificate correttamente.
D7 Prevenire il ripetersi del problema — Il team del D8 identifica il sistema, le pratiche, le procedure e gli standard di specifica che hanno permesso il verificarsi del problema. Le azioni, i risultati e la composizione stessa del team vengono rivalutati e una valutazione è inclusa nel rapporto D8. Il rapporto D8 standardizza le modifiche al processo e collega le azioni correttive al processo di sviluppo del prodotto, identificando le azioni che impediranno problemi simili per l'attuale ciclo di produzione e prodotti e processi futuri simili.
D8 Condurre la discussione e la revisione finali — Il team determina i riconoscimenti appropriati e se è necessario continuare il ciclo di risoluzione dei problemi.
