Whistleblowing és jelentési csatornák

Igen. A Siemens az egész vállalatra kiterjedő, átlátható, nyilvánosan elérhető és egységes panasztételi és bejelentési eljárást működtet, amely teljes mértékben hozzáférhető. Amennyiben jogilag megengedett, az összes munkatársaktól vagy harmadik felektől származó panaszt és bejelentést hasonlóan kezelünk.

Mindenki. A panasztételi és bejelentési eljárás nyitva áll minden Siemens munkatárs, külső személy és egyéb szervezet számára is.

A törvények vagy belső szabályok bármilyen feltételezett vagy tényleges megsértését, ideértve az emberi jogokkal és a környezeti kockázatokkal vagy kötelezettségekkel kapcsolatosakat is. A gyanú irányulhat a Siemens egyes munkatársaira, egy Siemens vállalatra vagy egy Siemens beszállítóra is.

Igen. A Siemens különböző bejelentési csatornákkal rendelkezik panaszok vagy bejelentések esetére.

Benyújthat panaszokat és jelentéseket a "Tell us” csatornán keresztül, a nap 24 órájában, a hét 7 napján. Megteheti írásban vagy telefonon – és még a nevét sem kell megadnia, ha nem szeretné.

"Tell Us" számos különböző nyelven elérhető, és egy független szolgáltató kezeli. Az adatokat védett szervereken tároljuk Németországban. A panaszok vagy bejelentések tartalmát kizárólag a Siemens kezeli.

Egy külső bejelentővédelmi ügyvéd, azaz egy Ombudsperson is rendelkezésre áll bejelentések fogadására. A Ombudsperson a Siemensen kívüli független ügyvéd, akivel bizalmasan és névtelenül is felveheti a kapcsolatot.

Ha szívesebben lépne kapcsolatba valakivel közvetlenül a Siemensnél, bátran forduljon bármelyik Compliance Officers-hez. Továbbá felveheti a kapcsolatot más Legal and Compliance munkatárssal, vállalat vezetőivel, humánerőforrás munkatársakkal, munkavállalói képviselőkkel vagy a Siemens Chief Compliance Officer-ével is.

A Siemens saját belső vizsgálati osztálya. Ezt a vállalat központi "Reporting Office"-nak hívja, aki kezeli az összes panaszt és bejelentést, függetlenül azok benyújtásának módjától. A Reporting Office közvetlenül a Chief Compliance Officer-nek jelent, aki pedig a Siemens AG igazgatóságának és felügyelőbizottságának számol be. A Reporting Office munkatársaira különleges titoktartási kötelezettség vonatkozik, pártatlanok, és rendelkeznek a panaszok és bejelentések szakszerű kezeléséhez szükséges szakértelemmel.

Amennyiben további információkra van szükségünk a bejelentés kivizsgálásához, illetve abban az esetben, ha a német ellátási lánc átvilágításáról szóló törvény (LkSG) előírja számunkra, hogy panaszát átbeszéljük Önnel, a vállalat felveheti Önnel a kapcsolatot. Természetesen ez csak akkor lehetséges, amennyiben rendelkezésünkre állnak az Ön elérhetőségei.

Igen. Minden panaszt és bejelentést névtelenül is be lehet nyújtani, és a Siemens nagy gondot fordít arra, hogy megvédje Önt, mint bejelentőt, és gondoskodjon arról, hogy panaszát vagy bejelentését bizalmasan kezeljék. A bizalmas adatokat csak amennyiben feltétlenül szükséges, a törvény által megengedett mértékben és módon lehet nyilvánosságra hozni. Ez az elv bármelyik jelentési csatorna választása esetén érvényes.

Igen. A panasz vagy bejelentés kézhezvételétől számított hét napon belül visszajelzést kap a Siemenstől, hogy panasza vagy bejelentése beérkezett.

Igen. Minden panaszt és bejelentést komolyan veszünk. A Reporting Office megvizsgál minden panaszt és bejelentést annak tisztázása érdekében, hogy elegendő információ áll-e rendelkezésre az ügy feldolgozásához. Esetenként további információkat kérhetünk Öntől.

Ez több tényezőtől függ: miután a Reporting Office megvizsgálja az Ön panaszát vagy bejelentését, egyrészt továbbíthatja azt a vállalat egy másik felelős szervezeti egységéhez további feldolgozás és tényfeltárás céljából, másrészt továbbíthatja egy illetékes hatósághoz, harmadrészt pedig maga is kivizsgálhatja azt. Amennyiben a Reporting Office belső vizsgálatot tart szükségesnek, egy úgynevezett vizsgálati megbízólevél, Investigation Mandate kerül kiadásra. A vizsgálat során a Reporting Office átvizsgálja a vonatkozó dokumentumokat, beszél a tanúkkal és az érintett felekkel, és szükség esetén elemzi az elektronikus adatokat is.

A tényfeltárás végén az eredményeket egy jelentésben foglalja össze, amelyet eljuttat az érintett belső szervezetekhez. A vizsgálat eredményei ajánlásokat tartalmazhatnak fegyelmi eljárásra vagy más korrekciós intézkedésekre, például kockázatkezelésre és belső eljárási intézkedésekre vonatkozóan.

Amennyire lehetséges és jogszabály által megengedett, három hónapon belül tájékoztatjuk Önt a megtett intézkedésekről – még akkor is, ha a tényfeltárás addig nem fejeződött be.

Igen. Minden munkatársnak, aki részt vesz a belső tényfeltárásban, be kell tartania bizonyos magatartási szabályokat, beleértve a következőket:

• A bejelentő, azaz a whistleblower személyét meg kell védeni! Nevüket és a bejelentés részleteit a szükségesség elve alapján bizalmasan kell kezelni.
• Minden tényfeltárást tisztességesen, objektíven és előítéletektől mentesen kell lefolytatni.
• A panasz vagy bejelentés által érintett munkatársaknak joguk van a meghallgatáshoz.
• Az adatokat és információkat bizalmasan, a szükségeség elve alapján és a jogszabályi követelményekkel összhangban kell kezelni.
• A tényfeltárásban részt vevő személyek részéről felmerülő esetleges vagy tényleges összeférhetetlenséget azonnal jelezni kell, és a tényfeltárónak át kell adnia az ügyet egy másik munkatársnak.

Igen. A Siemens nem tűr el semmilyen megtorlást!

Azok a személyek, akik jóhiszeműen panaszt vagy bejelentést nyújtanak be, teljes védelemben részesülnek. Ha úgy gondolja, hogy Önt vagy bárki mást megtorlás ért, vagy bármilyen módon másként kezelték a panasz vagy bejelentés benyújtása miatt, azonnal értesítse erről vállalatunkat bármelyik bejelentési csatornán keresztül (javasoljuk a "Tell Us" csatornát).

Kivizsgálunk minden megtorlásra vagy a rossz bánásmódra vonatkozó valószínűsíthető állítást. A megalapozott megtorlásra válaszul szigorú intézkedéseket foganatosítunk.