Η έκθεση 8D μνημονεύει τις ενέργειες που πραγματοποιήθηκαν σε κάθε έργο επίλυσης προβλημάτων. Αυτές οι ενέργειες περιλαμβάνουν τα ακόλουθα:
D1 Δημιουργήστε την ομάδα - Σε κάθε 8D διαδικασία διαχείρισης μη συμμόρφωσης, θα πρέπει να καθιερωθεί ένας «πρωταθλητής» - ένας ενδιαφερόμενος που είναι καλά εξοικειωμένος με το πρόβλημα. Στη συνέχεια, δημιουργήστε μια ομάδα 8D με κατάλληλα διασταυρούμενα μέλη, εκπροσώπηση και τεχνογνωσία.
D2 Περιγράψτε το πρόβλημα Για λόγους σαφήνειας, η έκθεση 8D βασίζεται στη δημιουργία μιας βάσης δεδομένων πληροφοριών που απαντά στις ακόλουθες ερωτήσεις:
- Ποιον; Σε ποιο άτομο ή ομάδα ανήκει το πρόβλημα;
- Τι; Περιγράψτε το πρόβλημα και ποιο αντικείμενο ή μέρος αφορά.
- Πού; Πού βρίσκεται το αντικείμενο ή το τμήμα του ενδιαφερομένου εντός και κατά τη διαμετακόμιση; Πού αλλού φαίνεται;
- Πότε; Πότε ανακαλύφθηκε για πρώτη φορά το πρόβλημα; Πότε στον κύκλο της διαδικασίας φαίνεται; Πότε αλλού φαίνεται;
- Πώς; Πόσο μεγάλο; Πόσο; Πώς προέκυψε το πρόβλημα; Ποια είναι η τάση; Πόσο μεγάλο είναι το πρόβλημα; Πόσα αντικείμενα/μέρη επηρεάζονται;
Σε αυτό το βήμα, η ομάδα αναφοράς 8D συνεχίζει να ρωτά γιατί μέχρι να φτάσουν σε ένα σημείο στο οποίο μπορούν να καθορίσουν οριστικά τις απαραίτητες ενέργειες και να ξεκινήσουν ένα χρονολογικό σχέδιο δράσης, συμπεριλαμβανομένων των ευθυνών και των ημερομηνιών.
D3 Εφαρμογή και επαλήθευση προσωρινών μέτρων περιορισμού Η έκθεση 8D περιγράφει τυχόν άμεσες ενέργειες που λαμβάνονται για τον περιορισμό των συμπτωμάτων του προβλήματος και την προστασία των εσωτερικών και εξωτερικών ενδιαφερομένων. Σε αυτό το βήμα, η ομάδα D8 εντοπίζει και καταγράφει τυχόν ενέργειες που πρέπει να πραγματοποιηθούν, συμπεριλαμβανομένης της εκκαθάρισης ή της ταξινόμησης στον πελάτη, κατά τη μεταφορά ή στο εσωτερικό. Η ομάδα πρέπει να επαληθεύσει ότι η καθορισμένη ενέργεια σταματά ελαττώματα στον πελάτη και έχει ως αποτέλεσμα την προστασία του πελάτη και την ικανοποίηση του πελάτη. Πρέπει επίσης να επικυρώνουν την αποτελεσματικότητα της δράσης περιορισμού και να καταγράφουν σχετικά δεδομένα στην έκθεση D8.
D4 Εκτελέστε ανάλυση βασικών αιτιών - Η ομάδα D8 βρίσκει, ορίζει και επαληθεύει τη βασική αιτία του προβλήματος. Εξερευνούν δύο διαδρομές βασικής αιτίας: (1) Η «διαδρομή αιτίας εμφάνισης» απαντά γιατί προέκυψε το πρόβλημα με το μέρος ή το αντικείμενο. (2) Η «διαδρομή αιτίας διαφυγής» απαντά γιατί το ελάττωμα διέφυγε στον πελάτη. Και στις δύο περιπτώσεις, θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε τη διαδικασία 5Whys. Στη συνέχεια, η ομάδα D8 επαληθεύει τις βασικές αιτίες διασφαλίζοντας ότι το πρόβλημα υπάρχει όταν υπάρχει η βασική αιτία και απουσιάζει όταν η βασική αιτία απουσιάζει.
D5 Επιλογή και επαλήθευση διορθωτικών ενεργειών - Χρησιμοποιώντας τη βάση δεδομένων πληροφοριών που αναλήφθηκε στο βήμα D2 (και τροποποιήθηκε ανάλογα κατά τη διάρκεια D3 και D4), η ομάδα αναλύει για να προσδιορίσει την καλύτερη διορθωτική δράση. Βασικά κριτήρια είναι ο αντίκτυπος και ο κίνδυνος. Στη συνέχεια, η ομάδα επαληθεύει ότι η επιλεγμένη διορθωτική ενέργεια εξαλείφει τη βασική αιτία και δεν δημιουργεί άλλο προβληματικό αποτέλεσμα. Η αναφορά D8 παρακολουθεί αυτές τις πληροφορίες.
D6 Εφαρμογή μόνιμης διορθωτικής δράσης και τυποποίηση της διαδικασίας — Η ομάδα D8 υλοποιεί το σχέδιο δράσης. Για την εξάλειψη ή την ελαχιστοποίηση των επιπτώσεων της εφαρμογής, η ομάδα χρησιμοποιεί την ίδια διαδικασία που θα έκανε με μια αλλαγή μηχανικής, δουλεύοντας μέσω μιας λίστας ελέγχου διαδικασίας προϊόντος και υπογραφή διαδικασίας. Το σχέδιο δράσης επικυρώνεται χρησιμοποιώντας τον αρχικό μετρήσιμο δείκτη που προσδιορίζει το πρόβλημα. Στην περίπτωση μιας «διαδρομής αιτίας διαφυγής», η ομάδα αξιολογεί την κατάργηση της δράσης περιορισμού. Εάν υπάρχουν επιπλέον διαφυγές, τότε οι βασικές αιτίες δεν εντοπίστηκαν σωστά.
D7 Αποτρέψτε την επανάληψη του προβλήματος - Η ομάδα D8 προσδιορίζει το σύστημα, τις πρακτικές, τις διαδικασίες και τα πρότυπα προδιαγραφών που επέτρεψαν την εμφάνιση του προβλήματος. Οι ενέργειες, τα αποτελέσματα και η ίδια η σύνθεση της ομάδας επαναξιολογούνται και μια αξιολόγηση περιλαμβάνεται στην έκθεση D8. Η έκθεση D8 τυποποιεί τις αλλαγές της διαδικασίας και συνδέει διορθωτικές ενέργειες με τη διαδικασία ανάπτυξης προϊόντων, προσδιορίζοντας ενέργειες που θα αποτρέψουν παρόμοια προβλήματα για την τρέχουσα παραγωγή και παρόμοια μελλοντικά προϊόντα και διαδικασίες.
D8 Διεξαγωγή τελικής συζήτησης και αναθεώρησης — Η ομάδα καθορίζει τις κατάλληλες αναγνωρίσεις και εάν υπάρχει ανάγκη να συνεχιστεί ο κύκλος επίλυσης προβλημάτων.
