Masterbatch-Aufzeichnungen sollen sicherstellen, dass die Hersteller die richtigen Inhaltsstoffe und die richtigen Verfahren in der richtigen Reihenfolge verwenden, um das Produkt so herzustellen, wie es entworfen wurde. Das wichtigste Ergebnis ist, dass Produkteigenschaften und Leistung von Charge zu Charge gleich sind. In der Vergangenheit wurde das Master-Batch-Protokoll auf Papier generiert und verwaltet. Die Verwendung der Master-Batch-Record-Software zur Erstellung und Verwaltung eines elektronischen Master-Batch-Datensatzes bietet zahlreiche Vorteile: Barrierefreiheit, einfachere Versionskontrolle, Möglichkeiten zur Durchsetzung der Einhaltung von Vorschriften, weniger Fehler und höhere Effizienz, um nur einige zu nennen. Die Master-Batch-Record-Software ist Teil einer Fertigungsleitsystem (MES) und ist nahtlos in das MES-Workflow-Management integriert. Diese Integration optimiert die Batch-Produktion. Der Master-Batch-Datensatz wird vom entsprechenden technischen Personal erstellt. Die MBR-Software ermöglicht es diesen Personen, den Master-Batch-Datensatz für jedes Produkt und jede Chargengröße effizient zu entwerfen, auszuführen, zu überprüfen und zu veröffentlichen. Wie der Name schon sagt, legt das Master-Batch-Record (oder Master Production Record oder Master Manufacturing Formula) die geplante Herstellung eines Produkts fest. Für jede Charge, die dem Master-Batch-Datensatz folgt, ein elektronisches Chargenprotokoll (eBR) wird produziert. Was das Master-Batch-Protokoll festlegt, ist das, was erwartet wird; das elektronische Chargenprotokoll dokumentiert, was tatsächlich bei der Produktion einer einzelnen Charge passiert ist — welche Materialcharge, welche spezifische Ausrüstung und welches Bedienpersonal beteiligt waren; Dauer jedes Schritts; Proben- und Testergebnisse usw.
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