Báo cáo 8D

Báo cáo 8D là kết quả của một quy trình giải quyết vấn đề tám bước được thiết kế để giải quyết các sự không phù hợp trong sản xuất và thực hiện cải tiến liên tục.

Báo cáo 8D là gì?

Được gọi là bởi vì tám bước được gọi là tám ngành (8D), báo cáo 8D phát sinh từ một cách tiếp cận có cấu trúc để giải quyết vấn đề, trong đó một nhóm được thành lập và ủy thác để điều tra các nguyên nhân cơ bản của vấn đề sản xuất.

Mục tiêu của quản lý sự không phù hợp 8D không chỉ đơn giản là xác định và sửa chữa sự không phù hợp mà là loại bỏ các nguyên nhân gốc rễ có thể dẫn đến sự tái phát của nó. Báo cáo 8D cung cấp bản ghi về vấn đề, (các) nguyên nhân gốc rễ được xác định và hành động khắc phục và phòng ngừa (Hệ thống CAPA) được thực hiện để loại bỏ hoàn cảnh của vấn đề.

Trong các nhà máy thực hiện kỹ thuật số quản lý hoạt động sản xuất (MOM) giải pháp, báo cáo 8D là một chức năng được hướng dẫn và theo dõi như một phần của Hệ thống quản lý chất lượng (QMS). Trên thực tế, một QMS hiệu quả sẽ tự động tạo báo cáo 8D, thu thập dữ liệu và thông tin được tạo ra trong quá trình quản lý sự không phù hợp 8D.

Ford Motor Company lần đầu tiên ban hành các quy trình cải tiến sản phẩm 8D và cải tiến quy trình 8D, nhưng hiện nay chúng được sử dụng rộng rãi trong nhiều ngành công nghiệp sản xuất. Báo cáo 8D tuân theo cấu trúc Deming PDCA (plan-do-check-act).

Các sản phẩm liên quan: Opcenter Quality | Quản lý chất lượng và tuân thủ Teamcenter

A graphic showing three overlapping circles representing equipment, technology, and finance.

Lợi ích của Báo cáo 8D

Sử dụng phương pháp cải tiến sản phẩm 8D và phương pháp cải tiến quy trình 8D trong khi theo dõi tiến trình giải quyết vấn đề thông qua báo cáo 8D đã được phát hiện là có thể đẩy nhanh quản lý sự không phù hợp và cải tiến liên tục nỗ lực đồng thời đảm bảo rằng những nỗ lực này là kỹ lưỡng và hiệu quả.

Xác định các vấn đề thực sự

Phân biệt và giải quyết các nguyên nhân gốc rễ của sự không phù hợp trong sản xuất, đảm bảo hiểu biết toàn diện về các vấn đề thay vì chỉ giải quyết các triệu chứng bề mặt.

Thực hiện các nghị quyết

Đẩy nhanh quá trình quản lý sự không phù hợp bằng cách hướng dẫn một nhóm thông qua cách tiếp cận có hệ thống để giải quyết các vấn đề sản xuất.

Ngăn chặn sự xuất hiện trong tương lai của vấn đề

Thiết lập các biện pháp phòng ngừa để giảm thiểu khả năng xảy ra các vấn đề tương tự phát sinh trong tương lai.

Giảm chi phí làm lại và phế liệu

Xác định và loại bỏ các nguyên nhân gốc rễ, dẫn đến giảm nhu cầu làm lại và giảm thiểu chi phí phế liệu bằng cách ngăn chặn sự tái phát của sự không phù hợp trong sản xuất.

Nâng cao chất lượng thành phẩm

Góp phần cải tiến liên tục bằng cách giải quyết các nguyên nhân gốc rễ của sự không phù hợp, đảm bảo tiêu chuẩn xuất sắc cao hơn trong quá trình sản xuất.

Cải thiện sự hài lòng của khách hàng

Giải quyết và giải quyết sự không phù hợp trong sản xuất một cách có hệ thống, dẫn đến chất lượng và độ tin cậy của sản phẩm cao hơn, cuối cùng nâng cao sự hài lòng của khách hàng thông qua việc cung cấp các sản phẩm cải tiến và nhất quán.

Cấu trúc báo cáo 8D

Báo cáo 8D ghi nhớ các hành động được thực hiện trong mỗi dự án giải quyết vấn đề. Những hành động này bao gồm:

D1 Thành lập đội - Trong mỗi quy trình quản lý sự không phù hợp 8D, cần thiết lập một “nhà vô địch” - một bên liên quan quen thuộc với vấn đề. Sau đó, tạo một nhóm 8D với các thành viên đa chức năng, đại diện và chuyên môn phù hợp.

D2 Mô tả vấn đề - Để rõ ràng, báo cáo 8D dựa vào việc xây dựng cơ sở dữ liệu thông tin trả lời các câu hỏi sau:

Ai? Vấn đề thuộc về người hoặc nhóm nào?
Cái gì? Mô tả vấn đề và đối tượng hoặc bộ phận nào được liên quan.
Ở đâu? Đối tượng hoặc phần quan tâm nằm ở đâu trong nhà và trong quá trình vận chuyển? Nó được nhìn thấy ở đâu khác?
Khi nào? Vấn đề lần đầu tiên được phát hiện khi nào? Khi nào trong chu kỳ quá trình nó được nhìn thấy? Khi nào khác nó được nhìn thấy?
Làm thế nào? Lớn đến mức nào? Bao nhiêu? Vấn đề xảy ra như thế nào? Xu hướng là gì? Vấn đề lớn đến mức nào? Có bao nhiêu đối tượng/bộ phận bị ảnh hưởng?

Trong bước này, nhóm báo cáo 8D tiếp tục hỏi tại sao cho đến khi họ đạt đến điểm mà tại đó họ có thể xác định một cách dứt khoát các hành động cần thiết và bắt đầu một kế hoạch hành động theo trình tự thời gian, bao gồm trách nhiệm và ngày tháng.

D3 Thực hiện và xác minh các hành động ngăn chặn tạm thời Báo cáo 8D mô tả bất kỳ hành động tức thời nào được thực hiện để ngăn chặn các triệu chứng của vấn đề và bảo vệ các bên liên quan bên trong và bên ngoài. Trong bước này, nhóm D8 xác định và ghi lại bất kỳ hành động nào cần thực hiện, bao gồm thanh lọc hoặc sắp xếp tại khách hàng, trong quá trình vận chuyển hoặc nội bộ. Nhóm phải xác minh rằng hành động được xác định sẽ ngăn chặn các khiếm khuyết ở khách hàng và dẫn đến bảo vệ khách hàng và sự hài lòng của khách hàng. Họ cũng phải xác nhận tính hiệu quả của hành động ngăn chặn và ghi lại dữ liệu liên quan trong báo cáo D8.

D4 Thực hiện phân tích nguyên nhân gốc rễ Nhóm D8 tìm, xác định và xác minh (các) nguyên nhân gốc rễ của vấn đề. Họ khám phá hai đường dẫn nguyên nhân gốc: (1) “đường dẫn nguyên nhân xảy ra” trả lời lý do tại sao sự cố xảy ra với bộ phận hoặc đối tượng. (2) “đường dẫn nguyên nhân thoát” trả lời lý do tại sao lỗi thoát ra cho khách hàng. Trong cả hai trường hợp, bạn nên sử dụng quy trình 5Whys. Nhóm D8 sau đó xác minh nguyên nhân gốc rễ bằng cách đảm bảo rằng vấn đề xuất hiện khi nguyên nhân gốc rễ hiện diện và không có khi nguyên nhân gốc rễ vắng mặt.

D5 Chọn và xác minh các hành động khắc phục — Sử dụng cơ sở dữ liệu thông tin được thực hiện ở bước D2 (và sửa đổi khi thích hợp trong D3 và D4), nhóm phân tích để xác định hành động khắc phục tốt nhất. Tiêu chí chính là tác động và rủi ro. Sau đó, nhóm xác minh rằng hành động khắc phục được chọn loại bỏ nguyên nhân gốc rễ và không tạo ra hiệu ứng có vấn đề khác. Báo cáo D8 theo dõi thông tin này.

D6 Thực hiện hành động khắc phục vĩnh viễn và tiêu chuẩn hóa quy trình — Nhóm D8 thực hiện kế hoạch hành động. Để loại bỏ hoặc giảm thiểu tác động của việc thực hiện, nhóm sử dụng quy trình tương tự như họ sẽ làm với một thay đổi kỹ thuật, làm việc thông qua danh sách kiểm tra quy trình sản phẩm và ký kết quy trình. Kế hoạch hành động được xác nhận bằng cách sử dụng chỉ số đo lường ban đầu xác định vấn đề. Trong trường hợp “đường thoát nguyên nhân”, nhóm nghiên cứu đánh giá việc loại bỏ hành động ngăn chặn. Nếu có bất kỳ lối thoát nào bổ sung, thì nguyên nhân gốc rễ đã không được xác định chính xác.

D7 Ngăn chặn sự cố tái phát - Nhóm D8 xác định hệ thống, thực tiễn, quy trình và tiêu chuẩn đặc điểm kỹ thuật cho phép sự cố xảy ra. Các hành động, kết quả và bản thân trang điểm của nhóm được đánh giá lại và đánh giá được đưa vào báo cáo D8. Báo cáo D8 tiêu chuẩn hóa các thay đổi quy trình và liên kết các hành động khắc phục với quá trình phát triển sản phẩm, xác định các hành động sẽ ngăn chặn các vấn đề tương tự cho quá trình sản xuất hiện tại và các sản phẩm và quy trình tương tự trong tương lai.

D8 Tiến hành thảo luận và xem xét cuối cùng — Nhóm xác định các công nhận thích hợp và liệu có cần phải tiếp tục chu kỳ giải quyết vấn đề hay không.