У звіті 8D згадуються дії, вжиті в кожному проекті вирішення проблем. До таких дій можна віднести наступне:
D1 Створити команду — У кожному процесі управління невідповідністю 8D повинен бути встановлений «чемпіон» — зацікавлений сторон, який добре знайомий з проблемою. Потім створіть команду 8D з відповідними міжфункціональними членами, представництвом та досвідом.
D2 Опишіть проблему - Для наочності звіт 8D спирається на побудову інформаційної бази даних, яка відповідає на наступні питання:
- Хто? Якій людині чи групі належить проблема?
- Що? Опишіть проблему та про те, який об'єкт чи частина стосується.
- Де? Де знаходиться об'єкт або частина концерну всередині підприємства і в транзиті? Де ще його можна побачити?
- Коли? Коли проблема була вперше виявлена? Коли в циклі процесу це видно? Коли ще це видно?
- Як? Наскільки великий? Скільки? Як виникла проблема? Який тренд? Наскільки велика проблема? Скільки об'єктів/частин зачіпається?
На цьому кроці команда звітів 8D продовжує запитувати, чому, поки вони не досягнуть точки, коли вони зможуть остаточно визначити необхідні дії та розпочати хронологічний план дій, включаючи обов'язки та дати.
D3 Впровадження та перевірка тимчасових заходів стримування Звіт 8D описує будь-які негайні дії, вжиті для стримування симптомів проблеми та захисту внутрішніх та зовнішніх зацікавлених сторін. На цьому кроці команда D8 визначає та записує будь-які дії, які слід вжити, включаючи очищення або сортування у замовника, під час транспортування або всередині компанії. Команда повинна перевірити, що визначена дія зупиняє дефекти у замовника та призводить до захисту клієнтів та задоволеності клієнтів. Вони також повинні підтвердити ефективність дії стримування та записувати відповідні дані у звіті D8.
D4 Проведіть аналіз першопричин — Команда D8 знаходить, визначає та перевіряє першопричину (и) проблеми. Вони досліджують два шляхи першопричини: (1) «Шлях причини виникнення» відповідає, чому виникла проблема з деталлю або об'єктом. (2) «Шлях причини виходу» відповідає, чому дефект потрапив до замовника. В обох випадках слід скористатися процесом 5Whys. Потім команда D8 перевіряє першопричини, гарантуючи, що проблема присутня, коли першопричина присутня, і відсутня, коли першопричина відсутня.
D5 Вибір та перевірка коригувальних дій - Використовуючи інформаційну базу даних, зроблену на кроці D2 (і змінену відповідно під час D3 та D4), команда аналізує, щоб визначити найкращі коригувальні дії. Ключовими критеріями є вплив та ризик. Потім команда перевіряє, що обрана коригувальна дія усуває першопричину і не створює іншого проблемного ефекту. Звіт D8 відстежує цю інформацію.
D6 Впровадити постійні коригувальні дії та стандартизувати процес — Команда D8 реалізує план дій. Щоб усунути або мінімізувати наслідки впровадження, команда використовує той самий процес, який би робив із інженерними змінами, працюючи над контрольним списком процесів продукту та підписанням процесу. План дій перевіряється за допомогою вихідного вимірюваного показника, що ідентифікує проблему. У разі «шляху причини втечі» команда оцінює зняття дії стримування. Якщо є якісь додаткові втечі, то першопричини були неправильно виявлені.
D7 Запобігання повторному виникненню проблеми — Команда D8 визначає систему, практику, процедури та стандарти специфікації, які дозволили виникнути проблему. Дії, результати та сам склад команди переоцінюються, а оцінка включається до звіту D8. Звіт D8 стандартизує зміни процесу та пов'язує коригувальні дії з процесом розробки продукту, визначаючи дії, які запобігають подібним проблемам для поточного виробничого циклу та подібних майбутніх продуктів та процесів.
D8 Проведення підсумкового обговорення та огляду — Команда визначає відповідні визнання та чи є необхідність продовжувати цикл вирішення проблеми.
