Що можна робити.
- Залучайте відділ закупівель до будь-яких заходів із пошуку постачальників і здійснення закупівель якомога раніше.
- Розглядайте адекватну кількість конкурентних пропозицій за один запит/тендер.
- Забезпечуйте прозорі критерії відбору для всіх постачальників.
- Порівнюйте пропозиції від постачальників не тільки за ціною закупки, але й з урахуванням потенційних подальших витрат і факторів якості, як-от гарантії якості та надійності поставок (наприклад, метод загальної вартості володіння).
- Забезпечте чітко сформульоване та прозоро задокументоване рішення щодо вибору постачальника, щоб третя сторона пізніше могла розібратися в процесі ухвалення рішень, особливо у випадку рішень з єдиним джерелом закупівлі та у випадку, коли клієнт шукає конкретного постачальника, наприклад, та наведення переконливих/функціональних аргументів.
- Забезпечте правильну процедуру підтвердження і повноважень на підписання.
- Вимагайте від постачальника прийняти Кодекс поведінки Siemens для постачальників.
- Використовуйте шаблони, надані юридичним відділом для замовлень і договорів із постачальниками та консультуйтеся з ним у разі будь-яких відхилень.
- Точно вказуйте в замовленні в договорі послуги або товари, які мають бути надані постачальником (предмет, кількість тощо), а також винагороду, терміни поставки й оплати.
- Перевіряйте й документуйте правильну адресу офісу і доставки, а також банківські реквізити постачальника.
- Повідомляйте про будь-які ознаки того, що постачальники компанії Siemens могли домовитися про змову/поділ ринку/створення картелю.
Що не можна робити.
- Не вибирайте постачальників, виходячи з особистих уподобань.
- Не ігноруйте визначені процедури закупівлі та не залишайте поза увагою відповідальний підрозділ із закупівель (закупівлі поза контрактом).
- Не дозволяйте постачальникам обіцяти вам жодної особистої вигоди у зв'язку з вашою роботою в Siemens.
- Не пропонуйте жодної особистої вигоди працівникові постачальника в обмін на вигідні умови постачання.
- Не підписуйте жодного договору з постачальниками та не давайте постачальникам замовлення поза чинними правилами Siemens.
- Не розділяйте обсяги закупівель або обсяги замовлень, щоб обійти поріг, що вимагає вашого підпису.
- Не дозволяйте постачальникам приховувати структуру своєї компанії.
- Не допускайте використання анонімних платежів як способів оплати постачальникам (наприклад, готівкові платежі або платежі на пронумеровані банківські рахунки).
- Не приймайте від постачальників рахунки-фактури, у яких відсутній точний опис послуг, що надаються, або які не відповідають договору/замовленню.
- Не вступайте у співпрацю з третьою стороною в рамках закупівельних процесів (наприклад, проведення порівняльного аналізу, створення закупівельних груп та альянсів), якщо ви не впевнені, що це не порушує антимонопольне законодавство.