Poročilo 8D spominja na ukrepe, sprejete v vsakem projektu reševanja problemov. Ti ukrepi vključujejo naslednje:
D1 Ustanovite ekipo — V vsakem procesu upravljanja neskladnosti 8D je treba vzpostaviti »prvaka« - zainteresirano stranko, ki je dobro seznanjen s težavo. Nato ustvarite 8D ekipo z ustreznimi medfunkcionalnimi člani, zastopanostjo in strokovnim znanjem.
D2 Opišite težavo — Zaradi jasnosti poročilo 8D temelji na izdelavi podatkovne zbirke podatkov, ki odgovarja na naslednja vprašanja:
- Kdo? Kateri osebi ali skupini pripada težava?
- Kaj? Opišite težavo in kateri predmet ali del gre.
- Kje? Kje se nahaja notranji in v tranzitu predmet ali del, ki vzbuja zaskrbljenost? Kje drugje se vidi?
- Kdaj? Kdaj je bila težava prvič odkrita? Kdaj se v procesnem ciklu vidi? Kdaj je še viden?
- Kako? Kako velik? Koliko? Kako je prišlo do težave? Kakšen je trend? Kako velik je problem? Koliko predmetov/delov je prizadetih?
V tem koraku se skupina poročila 8D še naprej sprašuje, zakaj, dokler ne dosežejo točke, na kateri lahko dokončno določijo potrebne ukrepe in začnejo kronološki akcijski načrt, vključno z odgovornostmi in datumi.
D3 Izvajanje in preverjanje začasnih ukrepov zadrževanja — Poročilo 8D opisuje vse takojšnje ukrepe, sprejete za omejevanje simptomov problema in zaščito notranjih in zunanjih zainteresiranih strani. V tem koraku ekipa D8 identificira in zabeleži vse ukrepe, ki jih je treba sprejeti, vključno s čiščenjem ali razvrščanjem pri kupcu, v tranzitu ali v podjetju. Ekipa mora preveriti, ali opredeljeno dejanje ustavi napake pri kupcu in povzroči zaščito strank in zadovoljstvo strank. Prav tako morajo potrditi učinkovitost ukrepa zadrževanja in zabeležiti ustrezne podatke v poročilo D8.
D4 Izvedite analizo osnovnih vzrokov - Ekipa D8 najde, opredeli in preveri temeljne vzroke težave. Raziskujejo dve poti temeljnega vzroka: (1) Pot »nastane vzrok« odgovori, zakaj je prišlo do težave z delom ali predmetom. (2) »Pot vzroka pobega« odgovori, zakaj je napaka ušla stranki. V obeh primerih morate uporabiti postopek 5Whys. Ekipa D8 nato preveri osnovne vzroke tako, da zagotovi, da je težava prisotna, ko je glavni vzrok prisoten, in odsoten, ko je temeljni vzrok odsoten.
D5 Izberite in preverite korektivne ukrepe - Z uporabo podatkovne baze podatkov, izvedene v koraku D2 (in po potrebi spremenjene med D3 in D4), skupina analizira, da ugotovi najboljši korektivni ukrep. Ključna merila sta vpliv in tveganje. Ekipa nato preveri, ali izbrani korektivni ukrep odpravlja temeljni vzrok in ne ustvari drugega problematičnega učinka. Poročilo D8 sledi tem informacijam.
D6 Izvedba trajnih korektivnih ukrepov in standardizacija postopka — Ekipa D8 izvaja akcijski načrt. Da bi odpravili ali zmanjšali učinke izvajanja, ekipa uporablja enak postopek kot pri inženirskih spremembah, pri čemer dela skozi kontrolni seznam procesov izdelka in odpis postopka. Akcijski načrt se potrdi z uporabo prvotnega merljivega kazalnika, ki identificira težavo. V primeru »poti za vzrok pobega« ekipa oceni odpravo zadrževalnega ukrepa. Če pride do dodatnih pobegov, potem osnovni vzroki niso bili pravilno ugotovljeni.
D7 Preprečite ponovitev težave - Ekipa D8 identificira sistem, prakse, postopke in standarde specifikacij, ki so omogočili nastanek težave. Ukrepi, rezultati in sama sestava ekipe se ponovno ocenijo in ocena je vključena v poročilo D8. Poročilo D8 standardizira spremembe postopka in povezuje korektivne ukrepe s postopkom razvoja izdelka ter opredeljuje ukrepe, ki bodo preprečili podobne težave za sedanjo proizvodnjo ter podobne prihodnje izdelke in procese.
D8 Izvedite končno razpravo in pregled — Ekipa določi ustrezna priznanja in ali je treba nadaljevati cikel reševanja problemov.
