E-izdajanje računov Nemčija

Za razliko od popustov kreditnih zapiskov ni mogoče vključiti neposredno v izvirni račun. Ker nekateri sistemi za izdajanje računov ne podpirajo negativnih postavk vrstice računov, je treba kreditne opombe evidentirati ločeno.

To pomeni, da morate ustvariti neodvisen dokument za dobropis, namesto da ga vključite v izvirni račun. Tako je izvirni račun pravilno strukturiran, prejemnik pa lahko jasno prepozna referenco.

Pri snemanju dobropisnice je pomembno, da uporabite vrsto dokumenta 381 in vnesite znesek kredita kot pozitivna vrednost. Vključiti morate tudi sklic na izvirni račun, za katerega je izdan kreditni list.

Pomembno: Kreditnega obvestila ni mogoče zabeležiti kot odpovednega računa.

Polja Skupna cenaIzdelekTrgovinaCena in Neto PriceProduktTradePrice narediti ne se nanašajo na davke, vendar na dodatke in odbitke. Če za postavko ne veljajo dodatki ali odbitki, bosta bruto in neto cena enaka.

DDV se evidentira ločeno v razdelku UporabnikaTradetax, kjer je odstotek določen v Stopnja uporabnikiOdstotek.

Če želite pravilno prikazati gotovinske popuste na računih XML, ravnajte na naslednji način:

1. V razdelek vnesite pogoje denarnega popusta

   Določeni pogoji za trgovanje:
   
   <ram:SpecifiedTradePaymentTerms>

#SKONTO #TAGE =14 #PROZENT =3.00 #BASISBETRAG =xx#</ram:Description>

Pojasnilo:

• #SKONTO #

  = označi vnos kot denarni popust

• #TAGE =14#

  = popust velja v 14 dneh

• #PROZENT =3.00#

  = diskontna stopnja 3%

• #BASISBETRAG =xx#

  = znesek, na katerega se izračuna popust

2. Dejanski znesek denarnega popusta mora biti prikazan pod Skupna preplačilna številka v Opredeljen trgovalni seštevek denarja.

Naredi ne popust vnesite kot ločeno postavko vrstice računa. Uporabite strukturirano oznako XML, opisano zgoraj.

1. Popusti bi morali ne se evidentirajo kot negativne postavke vrstice na računu. Prikažejo se lahko kot del postavke vrstice ali na ravni glave.
2. Vnesite popust v SpecifiedLineTradeSporazum- Vnesite bruto ceno Skupna cenaIzdelekTrgovinaCena- Vnesite neto ceno po popust v Neto PriceProduktTradePrice

Tako je odbitek že vključen v neto ceno.

Po želji lahko dodate dodatne podrobnosti (diskontna mera, osnova za izračun) SpecifiedLineTelling.

Pomembno: Popust se mora vedno nanašati na skupna cena postavke na računu, ne cene na enoto.

Dokument: Obligung von Abschlägen und Rabatten nach DIN16931

Dokument: Abbildung von Abschlägen und Zuschlägen nach DIN16391

Dokument: Obligdung von Zuschlägen nach DIN16391

Napaka »strošek za tovorni promet ni prikazan« v SupplyOn označuje napačno preslikavo stroškov prevoza. Vzroki lahko vključujejo:

• Stroški prevoza, ki niso povezani s pravilnimi rezervacijskimi kodami
• Manjka preslikava v SupplyOn
• Nepravilna kategorizacija ali oblikovanje

Preverite, ali so stroški prevoza pravilno konfigurirani in preslikani.

Izpolnite ta polja:

• EINV.Validation.Field.Partners.Seller.ContactData.Identifier — Kontakt dobavitelja/oddelek
• einv.validation.field.partners.seller.street — Ulica dobavitelja/poštni prevoz
• einv.validation.field.partners.buyer.street - Ulica stranka/poštna predala
• einv.validation.field.partners.buyer.country — Država stranke

Popolne informacije zagotavljajo pravilno obdelavo.

Podnaslove je treba vnesti kot prosto besedilne vrstice, ne kot vrstice s količino = 0. Če uporabite ničelno količino, bo račun zavrnjen.

Da. Oba formata se morata natančno ujemati.

XML je strojno berljiv. Če so kakršne koli informacije samo v dokumentu PDF (npr. datum dostave), vendar manjkajo ali so napačne v XML, jih ni mogoče obdelati in račun se lahko zavrne.

1. Pravilno preslikavanje polj

• V polja vnesite samo predvidene vrednosti (npr. »Številka naročila« mora vsebovati samo številko naročila)

2. Strukturirani podatki XML

• Vsaka vrstica je pravilno ločena: količina, številka izdelka, cena, popust
• Brez združevanja ali podvajanja polj
• Popusti se ne smejo vpisati kot negativne količine

3. Izogibajte se tipičnim napakah

• Natančno ujemanje s številko naročila
• V naslovnih poljih ni dodatnih opomb
• Uporabite pravilne zneske in valute
• Čisto oblikovanje — izogibajte se nepotrebnim presledkom ali znakom

4. Preverjanje pred pošiljanjem

• Uporabite funkcijo predogleda
• Uporabite pravila samodejnega preverjanja veljavnosti, če so na voljo

Najem skladišča je treba vpisati prek Obračunana količina v Opredelana linijaDostava.

Zagotovite:

• Količina (obračunana količina) in oznaka enote se ujemata s cenovno osnovo
• Naredi ne uporabiti BasisQuantity, saj bo to uporabljalo napačno enoto (npr. 1 m³ namesto 1000 m³)

Če vrstica vključuje spremenljive in fiksne stroške:

• Spremenljive stroške (na enoto) je treba seštevati in pomnožiti s količino
• Dodati je treba fiksne stroške po mvečanje spremenljivih stroškov
• Prikazati se morajo samo skupni spremenljivi in skupni stalni stroški
• Naredi ne mešamo spremenljivej+fiksne stroške in pomnožimo skupaj (to ustvarja napake pri zaokroževanju)

Napake se pojavijo, ko PDF vsebuje več bančnih računov, XML pa vsebuje samo enega.

Šteje se samo XML — PDF se ne upošteva.

Morate:

• Navedite vse bančne račune v XML,
  ali
• Prepričajte se, da se bančni račun, shranjen v glavnih podatkih Siemens, ujema z XML.

Predhodno plačani predmeti so lahko vključeni, vendar:

• Ne uporabljajte davka na že plačane predmete
• Davek se uporablja samo za preostali znesek, ki ga je treba plačati

V nasprotnem primeru sistem zazna davčne nedoslednosti in lahko zavrne račun.

Pri GrosSpriža stopnja:

• Samo dodatki (popusti) so dovoljeni
• Ne stroški (doplačila) priznano
  Celo stroški z vrednostjo 0 bo povzročila zavrnitev.

Vključen je hiter pregled dovoljenovih/nedovoljenih poti XML (kot v izvirnem besedilu).

Davek ni pravilno zabeležen. DDV mora biti evidentiran v UporabnikaTradetax pod Stopnja uporabnikiOdstotek.

Popusti/dodatki niso pravilno zabeleženi. Preglejte razdelek o popustih.

Račun je popolnoma napačen, pogosto zaradi neusklajenosti PDF/XML ali nepravilnega mešanega izračuna.

Napačno vnesen davek - enako pravilo kot zgoraj.

Možni vzroki:

1. Element negativne vrstice
2. Količina = 0
3. Preveč decimalnih mest

Možni vzroki:

• Popusti, vneseni kot negativni artikli
• Račun je napačno zabeležen kot dobropis
• Mešanje računov in kreditnih zapiskov

Naslov prejemnika storitve je nepopoln v datoteki XML vašega računa, kar je pomembno za pravno potrditev. Prosimo, izpolnite obvezno polje »Ulica/P.O. Škatla.«

Vaš račun v obliki PDF vsebuje vdelano datoteko XML, ki je potrebna v skladu z Zakonom o priložnostih za rast. Prepričajte se, da so naslovi navedeni v naslednji obliki:

<ram:PostalTradeAddress>

POSTLEITZAHL</ram:PostcodeCode>

Ulica/POSTFACH</ram:LineOne>

MESTO</ram:CityName>

DEŽELNI HLADILNIK</ram:CountryID>

</ram:PostalTradeAddress>

Če ste prejeli to obvestilo o zavrnitvi, preverite svojo datoteko XML. Prepričajte se, da so naslovi za vas, vaše stranke in, če je primerno, prejemnika blaga pravilno vneseni. Prepričajte se na primer, da polje P.O. ni vključeno v ime, saj lahko to povzroči težave s preslikavo.

Prosimo, preverite datoteko XML za postavke vrstice z negativno količino. Negativne količine niso dovoljene v elektronskem računu.

Če želite vključiti popust ali popust, prosim, ne predstavljajte ga kot količino izdelka z negativno vrstico. Namesto tega imate naslednje možnosti:

1. Namesto elementa negativne vrstice določite popust

Razlog za zavrnitev je, da ste popuste poročali kot negativne postavke in ne kot popuste.

Here dva dokumenta, ki sta na voljo za prenos, ki pojasnjujeta, kako pravilno določiti popuste. Prosimo, prilagodite svoje račune in jih ponovno pošljite na Siemensov naslov za obračunavanje.

Dokument: Oblikovanje abšlagov in zuschlegen po DIN16391

Dokument: Oblikovanje zuschlegen na DIN16391

2. Druga možnost: Izdaja kreditne beležke v skladu s standardom EN 16931:

V primerih, ko želite zaračunati negativen skupni znesek ali vračilo,

prosimo, uporabite vrsto dokumenta 381 (kreditna beležka).

Ta vrsta dokumenta je namenjena ravno takšnim poslovnim transakcijam in je podprta s standardom.

Prosimo, preverite datoteko XML za postavke vrstice z negativno količino. Negativne količine niso dovoljene na elektronskem računu.

Če želite vključiti popust, prosim, ne predstavljajte ga kot negativne količine. Namesto tega imate naslednje možnosti:

1. Prijavite popuste namesto postavk negativne vrstice

   Razlog za zavrnitev je, da ste popuste poročali kot negativne postavke in ne kot popuste.

   Here dva dokumenta, ki jih lahko prenesete in pojasnjujeta, kako pravilno prijaviti popuste. Prosimo, posodobite svoje račune in jih ponovno pošljite na Siemens naslov za obračunavanje.
   
   Dokument: Oblikovanje abšlagov in zuschlegen po DIN16391
   
   Dokument: Oblikovanje zuschlegen na DIN16391

2. Druga možnost: Izdaja kreditne beležke v skladu s standardom EN 16931:

Če želite zaračunati negativen skupni znesek ali vračilo, uporabite vrsto dokumenta 381 (kreditna beležka). Ta vrsta dokumenta je namenjena ravno takšnim poslovnim transakcijam in je podprta s standardom.

Vaš račun v obliki PDF vsebuje vdelano datoteko XML, ki je potrebna v skladu z Zakonom o priložnostih za rast. Prepričajte se, da so vaši bančni podatki navedeni v datoteki XML v naslednji obliki:

<ram:SpecifiedTradeSettlementPaymentMeans>

58</ram:TypeCode><! -- 58 = Preusmeritev SEPA -->

UPORABNIŠKA ŠTEVILKA/ŠTEVILKA PRAVICE</ram:Information>

YOUR IBAN</ram:IBANID>

LASTNIK RAČUNOV</ram:AccountName>

YOUR BIC</ram:BICID>

IME BANKE</ram:Name>

</ram:SpecifiedTradeSettlementPaymentMeans>

Če ste prejeli to obvestilo o zavrnitvi, preverite datoteko XML. Prepričajte se, da so podatki o vašem bančnem računu popolni in pravilni.

Vaš račun v obliki PDF vsebuje vdelano datoteko XML, ki je potrebna v skladu z Zakonom o priložnostih za rast.

To sporočilo o napaki običajno povzroči eden od naslednjih treh razlogov. Prosimo, preverite vse to glede točnosti na računu in opravite vse potrebne popravke.

Možnost 1:

Vaši računi vsebujejo napake zaradi nepravilno določene cenovne osnove. Posledično matematična potrditev vaših računov žal ni mogoča.

Zmešate cenovno enoto (BasisQuantity) s količino (BilledQuantity). Količina je pravilno določena, cenovna osnova pa ni.

Here je primer za vas (ne iz vašega računa, ampak enako velja):

RAM: SpecifiedLineTradeAgreement>

<ram:GrossPriceProductTradePrice>

<ram:ChargeAmount>100.00</ram:ChargeAmount>

<RAM: Basisquantity UnitCode =»C62">5.00</ram:BasisQuantity>

</ram:GrossPriceProductTradePrice>

<ram:NetPriceProductTradePrice>

<ram:ChargeAmount>100.00</ram:ChargeAmount>

<RAM: Basisquantity UnitCode="C62">5.00</ram:BasisQuantity>

</ram:NetPriceProductTradePrice>

</ram:SpecifiedLineTradeAgreement>

<ram:SpecifiedLineTradeDelivery>

<RAM: billedKoličinska enotaKoda =»C62">5.00</ram:BilledQuantity>

</ram:SpecifiedLineTradeDelivery>

<ram:SpecifiedLineTradeSettlement>

Kaj to pomeni?

Cena na enoto: 5,00</ram:BasisQuantity> pomeni, da cena 100 velja za 5 enot. Z drugimi besedami, za vsakih 5 enot se zaračuna 100 evrov.

Količina: 5,00</ram:BilledQuantity> pomeni, da se zaračuna 5 enot.

Izračun: Cena se izračuna na naslednji način: 100 (cena) × 5 (količina)/5 (cena enota) = 100

Težava: Sistem ne prepozna pravilno cenovne enote 5 enot in nepravilno izračuna ceno.

Rešitev: Cenovno enoto je treba nastaviti na 1, količina pa ostane enaka. Here je popravljen XML:

<ram:SpecifiedLineTradeAgreement>

<ram:GrossPriceProductTradePrice>

<ram:ChargeAmount>100.00</ram:ChargeAmount>

<RAM: Basisquantity UnitCode =»C62"> 1,00</ram:BasisQuantity>

</ram:GrossPriceProductTradePrice>

<ram:NetPriceProductTradePrice>

<ram:ChargeAmount>100.00</ram:ChargeAmount>

<RAM: Basisquantity UnitCode =»C62"> 1,00</ram:BasisQuantity>

</ram:NetPriceProductTradePrice>

</ram:SpecifiedLineTradeAgreement>

<ram:SpecifiedLineTradeDelivery>

<RAM: billedKoličinska enotaKoda =»C62">5.00</ram:BilledQuantity>

</ram:SpecifiedLineTradeDelivery>

<ram:SpecifiedLineTradeSettlement>

Pojasnilo:

Cena na enoto: 1,00</ram:BasisQuantity> pomeni, da cena 100 velja za 1 enoto.

Količina: 5,00</ram:BilledQuantity> pomeni, da se zaračuna 5 enot.

To zagotavlja, da je cena pravilno izračunana in sistem pravilno prepozna cenovno enoto.

Možnost 2:

Vaši računi vsebujejo napake, ker ne razumete izraza »GrosSpriceProductTradePrice« in »NetPriceProductTradePrice«. Pomembno je omeniti, da se vnosi za »GrosSpriceProductTradePrice« in »NetPriceProductTradePrice« ne nanašajo na davke, temveč na pribitke in znižanja. Če za izdelek ne veljajo pribitke ali znižanja, sta bruto in neto cena enaka.

Here je negativen primer za vas (ni iz vašega računa, ampak velja na popolnoma enak način):

<ram:SpecifiedLineTradeAgreement>

<ram:GrossPriceProductTradePrice>

<ram:ChargeAmount>119.00</RAM: ChargeAmint>

<RAM: Basisquantity UnitCode =»C62"> 1.0000</ram:BasisQuantity>

</ram:GrossPriceProductTradePrice>

<ram:NetPriceProductTradePrice>

<ram:ChargeAmount>100.00</ram:ChargeAmount>

<RAM: Basisquantity UnitCode =»C62"> 1.0000</ram:BasisQuantity>

</ram:NetPriceProductTradePrice>

</ram:SpecifiedLineTradeAgreement>

Rešitev: Če želite odpraviti napako, preverite, ali za element veljajo oznake ali znižanja. Če ne veljajo pribitke ali znižanja, bosta GrosPriceProductTradePrice in NetPriceProductTradePrice enak znesek.

<ram:SpecifiedLineTradeAgreement>

<ram:GrossPriceProductTradePrice>

<ram:ChargeAmount>100.00</ram:ChargeAmount>

<RAM: Basisquantity UnitCode =»C62"> 1.0000</ram:BasisQuantity>

</ram:GrossPriceProductTradePrice>

<ram:NetPriceProductTradePrice>

<ram:ChargeAmount>100.00</ram:ChargeAmount>

<RAM: Basisquantity UnitCode =»C62"> 1.0000</ram:BasisQuantity>

</ram:NetPriceProductTradePrice>

</ram:SpecifiedLineTradeAgreement>

Možnost 3: Popusti so bili poročani napačno

Razlog za zavrnitev je, da ste popuste prijavili kot negativne vnose in ne kot popuste.

Here boste našli dva vodnika, kako pravilno prijaviti popuste, ki sta na voljo za prenos. Prosimo, posodobite svoje račune in jih ponovno pošljite na Siemens naslov za obračunavanje.

Dokument: Oblikovanje abšlagov in zuschlegen po DIN16391

Dokument: Oblikovanje zuschlegen na DIN16391

To sporočilo o napaki kaže, da dokument PDF, ki ga pošiljate, ne izpolnjuje zahtev oblike ZugFerd. ZugFerd (osrednji uporabniški priročnik nemškega foruma za elektronske račune) je oblika elektronskih računov, ki vključuje vizualno predstavitev PDF in vgrajeno datoteko XML.

Here so glavne točke sporočila o napaki:

1. Format PDF/A-3:
   
   Dokument PDF mora biti v formatu PDF/A-3. PDF/A-3 je posebna različica formata PDF, ki je primerna za dolgoročno arhiviranje in vdelavo datotek XML.
2. Vdelani račun XML:
   
   PDF mora vsebovati vdelano datoteko XML, ki vključuje strukturirane podatke računa. Ta datoteka XML omogoča samodejno obdelavo podatkov računa. Bistveno je zagotoviti, da se vsebina datoteke XML ujema z vsebino dokumenta PDF. Za objavo se uporablja samo datoteka XML, saj velja za glavni dokument.
3. Priloge računa:
   
   Vse priloge, ki pripadajo računu, morajo biti vdelane kot del datoteke XML in jih ni mogoče obdelati ločeno.

Če dokument PDF ne izpolnjuje teh zahtev, ga ni mogoče obdelati kot računa ZugFerd. Zagotoviti morate, da je PDF v pravilni obliki in da so podatki XML pravilno vdelani.

To sporočilo o napaki pomeni, da različica ZugferD, ki jo uporabljate za račun, ne ustreza trenutnim zakonskim zahtevam. Od 1. januarja 2025 morajo biti računi, ki uporabljajo format ZugFerd, različico 2.0.1 ali novejšo, da izpolnjujejo zahteve glede DDV v skladu s standardom EN 16931.

Če želite odpraviti to težavo, morate zagotoviti, da je programska oprema za izdajanje računov posodobljena na različico, ki podpira ZugFerd 2.0.1 ali novejšo različico. Za več informacij obiščite spletno stran Zveznega ministrstva za finance.

To sporočilo o napaki pomeni, da vaš račun v obliki X-Rechnung ali PEPPOL ne izpolnjuje trenutnih zahtev glede skladnosti. Če želite zagotoviti, da je vaš račun skladen z zakonskimi zahtevami, morate pregledati strukturo in podatkovna polja računa ter opraviti vse potrebne prilagoditve.

Morda bo koristno posodobiti programsko opremo za izdajanje računov ali se obrniti na podporno ekipo ponudnika programske opreme, da se prepričate, da so vaši računi pravilno oblikovani.

To sporočilo o napaki pomeni, da datoteka XML računa vsebuje sintaksne napake, ki preprečujejo njegovo obdelavo. Here je nekaj možnih vzrokov in korakov za rešitev težave:

1. Sintaksne napake v strukturi XML:
   To lahko povzročijo manjkajoči ali napačni elementi, napačni imenski prostori ali nepravilno kodiranje. Prepričajte se, da so vsi zahtevani elementi prisotni in pravilno oblikovani.
2. Manjkajoča obvezna polja:
   Preverite, ali so vsa obvezna polja, kot so številka računa, datum računa in valuta, pravilna in popolna.

Prosimo, da nas kontaktirate na E-invoiceClarificationInternal.de@siemens.com Prosimo, priložite izvirni račun.

To sporočilo o napaki označuje dve posebni težavi:

1. »Markup/znižanje na ravni cen«: V skladu z DIN EN 16931 ni dovoljeno določiti priznanj ali znižanja na ravni cen. Zagotoviti morate, da so takšne specifikacije pravilno vnesene na ravni izdelka. Here so trije dokumenti, ki pojasnjujejo, kako pravilno določiti znižanja in oznake:

   
   
   Dokument: Oblikovanje abšlagov in zuschlegen po DIN16391
   
   Oblikovanje dokumentov po sistemu DIN16391

2. Številka računa ni navedena: Vsak račun mora vsebovati edinstveno številko računa. Prepričajte se, da vaš račun vsebuje takšno številko, ki ustreza zakonskim zahtevam.

Če želite obvladovati to napako, ne pozabite prilagoditi svojo programsko opremo za prijavo ali ročno dodati nepotrebne informacije.