Robte.
- Zapojte obstarávanie v akejkoľvek oblasti získavania a nákupu čo najskôr.
- Zvážte primeraný počet konkurenčných ponúk pre každú požiadavku/verejnú súťaž.
- Zabezpečte aby boli kritériá výberu vo verejnej súťaži transparentné pre všetkých dodávateľov.
- Porovnávajte ponuky dodávateľov nielen na základe nákupnej ceny, ale aj s prihliadnutím na potenciálne následné náklady a kvalitatívne faktory, ako je preukázanie kvality a spoľahlivosť dodávok (napr. metóda Total Cost of Ownership).
- Zabezpečte zrozumiteľne formulované a transparentne zdokumentované rozhodnutie o výbere dodávateľa, aby tretia strana mohla neskôr pochopiť rozhodovací proces; najmä v prípade rozhodnutí s jediným zdrojom a v prípade, že konkrétneho dodávateľa požaduje náš zákazník, napr. porovnaním alternatívnych ponúk, alebo vierohodným/funkčným odôvodnením.
- Zabezpečte správne schválenie a oprávnenie na podpis.
- Vyžadujte od dodávateľa akceptovanie Kódexu správania Siemens pre dodávateľov.
- Používajte šablóny poskytnuté právnym oddelením pre objednávky a zmluvy s dodávateľmi a v prípade akýchkoľvek odchýlok konzultujte s právnym oddelením.
- Presne špecifikujte v objednávke alebo zmluve služby alebo tovary, ktoré má dodávateľ dodať (predmet, množstvo atď.), ako aj odmenu, dodacie a platobné podmienky.
- Skontrolujte a zdokumentujte správnu adresu sídla a doručenia, ako aj bankové údaje dodávateľa.
- Nahláste akékoľvek náznaky , že dodávatelia Siemens mohli uzavrieť dohodu o manipulácii s ponukami/rozdeľovaní trhu/kartelovej dohode.
Nerobte.
- Nevyberajte dodávateľov na základe osobných preferencií.
- Neobchádzajte definované nákupné procesy ani nezanedbávajte zapojenie zodpovednej funkcie obstarávania (Maverick buying).
- Nedovoľte dodávateľom sľubovať vám akékoľvek osobné výhody v súvislosti s vašou prácou v Siemens.
- Neponúkajte žiadne osobné výhody zamestnancom dodávateľa výmenou za výhodnejšie dodacie podmienky.
- Nepodpisujte žiadne zmluvy s dodávateľmi ani neuvoľňujte žiadne objednávky mimo platných predpisov Siemens.
- Nerozdeľujte nákupné alebo objednávkové objemy, s cieľom obísť limit vášho podpisového oprávnenia.
- Nedovoľte dodávateľom zakrývať ich štruktúru spoločnosti.
- Neakceptujte používanieanonymných platobných metód pri platbách dodávateľom (napr. hotovostné platby alebo platby na číslované bankové účty).
- Neakceptujte faktúry od dodávateľov, ktoré neobsahujú presný opis poskytnutých služieb alebo nezodpovedajú zmluve/objednávke.
- Nevstupujte do spolupráce s tretími stranami v procese obstarávania (napr. benchmarking, tvorba nákupných skupín a aliancií), pokiaľ si nie ste istí, že neexistujú protimonopolné riziká.