O relatório 8D memoriza as ações tomadas em cada projeto de resolução de problemas. Estas ações incluem o seguinte:
D1 Estabelecer a equipa — Em cada processo de gestão de não conformidade 8D, deve ser estabelecido um “campeão” — uma parte interessada que esteja bem familiarizado com o problema. Em seguida, crie uma equipa 8D com membros multifuncionais apropriados, representação e experiência.
D2 Descreva o problema — Para maior clareza, o relatório 8D baseia-se na construção de uma base de dados de informação que responde às seguintes perguntas:
- Quem? A que pessoa ou grupo pertence o problema?
- O quê? Descreva o problema e qual objeto ou parte está em causa.
- Onde? Onde dentro e em trânsito está localizado o objeto ou parte da preocupação? Onde mais é visto?
- Quando? Quando é que o problema foi descoberto pela primeira vez? Quando é que no ciclo do processo é visto? Quando mais é visto?
- Como? Quão grande? Quanto? Como é que o problema ocorreu? Qual é a tendência? Quão grande é o problema? Quantos objetos/partes são afetados?
Nesta etapa, a equipa do relatório 8D continua a perguntar porquê até chegarem a um ponto em que possam determinar conclusivamente as ações necessárias e iniciar um plano de ação cronológico, incluindo responsabilidades e datas.
D3 Implementar e verificar ações de contenção provisórias — O relatório 8D descreve quaisquer ações imediatas tomadas para conter os sintomas do problema e proteger as partes interessadas internas e externas. Nesta etapa, a equipa D8 identifica e regista quaisquer ações a tomar, incluindo purgar ou classificar no cliente, em trânsito ou internamente. A equipa deve verificar se a ação definida interrompe os defeitos no cliente e resulta na proteção do cliente e na satisfação do cliente. Devem também validar a eficácia da ação de contenção e registar os dados relevantes no relatório D8.
D4 Realizar análise de causa raiz — A equipa D8 encontra, define e verifica a (s) causa (s) raiz (s) do problema. Exploram dois caminhos de causa raiz: (1) O “caminho da causa de ocorrência” responde por que o problema ocorreu com a peça ou objeto. (2) O “caminho da causa de fuga” responde por que o defeito escapou para o cliente. Em ambos os casos, deve usar o processo 5Whys. A equipa D8 verifica então as causas raiz assegurando que o problema está presente quando a causa raiz está presente e ausente quando a causa raiz está ausente.
D5 Seleccionar e verificar as ações corretivas — Usando a base de dados de informações realizada na etapa D2 (e alterada conforme apropriado durante D3 e D4), a equipa analisa para determinar a melhor ação corretiva. Os principais critérios são impacto e risco. A equipa verifica então se a ação corretiva seleccionada elimina a causa raiz e não cria outro efeito problemático. O relatório D8 rastreia esta informação.
D6 Implementar ação corretiva permanente e padronizar o processo — A equipa D8 implementa o plano de ação. Para eliminar ou minimizar os efeitos da implementação, a equipa emprega o mesmo processo que faria com uma mudança de engenharia, trabalhando através de uma lista de verificação do processo do produto e da aprovação do processo. O plano de ação é validado usando o indicador mensurável original que identifica o problema. No caso de um “caminho de causa de fuga”, a equipa avalia a remoção da ação de contenção. Se existirem fugas adicionais, as causas raiz não foram identificadas corretamente.
D7 Prevenir a recorrência do problema — A equipa D8 identifica o sistema, as práticas, os procedimentos e os padrões de especificação que permitiram que o problema ocorresse. As ações, os resultados e a própria composição da equipa são reavaliados e uma avaliação é incluída no relatório D8. O relatório D8 padroniza as alterações do processo e vincula as ações corretivas ao processo de desenvolvimento do produto, identificando ações que evitarão problemas semelhantes para a produção atual e produtos e processos futuros semelhantes.
D8 Conduzir discussão final e revisão — A equipa determina os reconhecimentos adequados e se é necessário continuar o ciclo de resolução de problemas.
