8D-rapporten minnes handlinger som er tatt i hvert problemløsningsprosjekt. Disse handlingene inkluderer følgende:
D1 Etablere teamet — I hver 8D-avvikshåndteringsprosess bør det etableres en «mester» - en interessent som er godt kjent med problemet. Deretter oppretter du et 8D-team med passende tverrfunksjonelle medlemmer, representasjon og ekspertise.
D2 Beskriv problemet - For klarhetens skyld er 8D-rapporten avhengig av konstruksjonen av en informasjonsdatabase som svarer på følgende spørsmål:
- Hvem? Hvilken person eller gruppe tilhører problemet?
- Hva? Beskriv problemet og hvilket objekt eller del det gjelder.
- Hvor? Hvor internt og under transport er objektet eller delen av virksomheten lokalisert? Hvor ellers er det sett?
- Når? Når ble problemet først oppdaget? Når i prosesssyklusen blir det sett? Når ellers blir det sett?
- Hvordan? Hvor stor? Hvor mye? Hvordan oppstod problemet? Hva er trenden? Hvor stort er problemet? Hvor mange objekter/deler er berørt?
I dette trinnet fortsetter 8D-rapportteamet å spørre hvorfor til de når et punkt der de endelig kan bestemme nødvendige handlinger og starte en kronologisk handlingsplan, inkludert ansvar og datoer.
D3 Implementere og verifisere midlertidige inneslutningshandlinger - 8D-rapporten beskriver eventuelle umiddelbare tiltak som er tatt for å begrense symptomer på problemet og beskytte interne og eksterne interessenter. I dette trinnet identifiserer og registrerer D8-teamet alle handlinger som skal utføres, inkludert rensing eller sortering hos kunden, i transitt eller internt. Teamet må bekrefte at den definerte handlingen stopper feil hos kunden og resulterer i kundebeskyttelse og kundetilfredshet. De må også validere effektiviteten av inneslutningshandlingen og registrere relevante data i D8-rapporten.
D4 Utfør rotårsaksanalyse - D8-teamet finner, definerer og verifiserer årsaken (e) til problemet. De undersøker to hovedårsaksstier: (1) «Incident-årsaksbanen» svarer på hvorfor problemet oppstod med delen eller objektet. (2) «rømningsårsaksveien» svarer på hvorfor feilen slapp unna til kunden. I begge tilfeller bør du bruke 5Whys-prosessen. D8-teamet verifiserer deretter grunnårsakene ved å sikre at problemet er tilstede når grunnårsaken er tilstede og fraværende når grunnårsaken er fraværende.
D5 Velg og verifiser korrigerende tiltak - Ved å bruke informasjonsdatabasen som ble utført i trinn D2 (og endret etter behov under D3 og D4), analyserer teamet for å bestemme den beste korrigerende handlingen. Viktige kriterier er påvirkning og risiko. Teamet bekrefter deretter at den valgte korrigerende handlingen eliminerer grunnårsaken og ikke skaper en annen problematisk effekt. D8-rapporten sporer denne informasjonen.
D6 Implementere permanent korrigerende tiltak og standardisere prosessen — D8-teamet implementerer handlingsplanen. For å eliminere eller minimere effektene av implementering, bruker teamet den samme prosessen som de ville gjort med en ingeniørendring, og jobber gjennom en sjekkliste for produktprosesser og prosesssignering. Handlingsplanen valideres ved hjelp av den opprinnelige målbare indikatoren som identifiserer problemet. Når det gjelder en «rømningsårsaksvei», vurderer teamet fjerningen av inneslutningshandlingen. Hvis det er noen ekstra rømninger, ble grunnårsakene ikke identifisert riktig.
D7 Forhindre gjentakelse av problemer - D8-teamet identifiserer systemet, praksis, prosedyrer og spesifikasjonsstandarder som tillot problemet å oppstå. Handlingene, resultatene og selve teamets sammensetning blir revurdert og en evaluering er inkludert i D8-rapporten. D8-rapporten standardiserer prosessendringene og kobler korrigerende tiltak til produktutviklingsprosessen, og identifiserer handlinger som vil forhindre lignende problemer for den nåværende produksjonsløpet og lignende fremtidige produkter og prosesser.
D8 Gjennomføre avsluttende diskusjon og gjennomgang — Teamet bestemmer passende anerkjennelser og om det er behov for å fortsette problemløsningssyklusen.
