E-fakturering Tyskland

I motsetning til rabatter, kan ikke kreditnotaer inkluderes direkte i den opprinnelige fakturaen. Fordi noen faktureringssystemer ikke støtter negative fakturalinjeposter, må kreditnotaene registreres separat.

Dette betyr at du må opprette et uavhengig dokument for kreditnotatet i stedet for å inkludere det i den opprinnelige fakturaen. Dette holder den opprinnelige fakturaen riktig strukturert, og mottakeren kan tydelig identifisere referansen.

Når du registrerer kreditnota, er det viktig å bruke dokumenttype 381 og skriv inn kredittbeløpet som en positiv verdi. Du bør også inkludere en referanse til den opprinnelige fakturaen som kreditnotatet er utstedt for.

Viktig: En kreditnota kan ikke registreres som en avbestillingsfaktura.

Feltene BruttoprisProduktTradePrice og NettoprisProduktTradePris gjøre ikke referer til skatter, men til tillegg og fradrag. Hvis det ikke gjelder tilleggsavgifter eller fradrag for varen, vil brutto- og nettoprisen være identisk.

MVA registreres separat i seksjonen anvendbarTradetax, hvor prosentandelen er spesifisert i Rate Gjeldende prosent.

For å vise kontantrabatter riktig i XML-fakturaene dine, gjør du som følger:

1. Angi vilkårene for kontantrabatt i seksjonen

   SpesifisertTradeBetalingsvilkår:
   
   <ram:SpecifiedTradePaymentTerms>

#SKONTO #TAGE =14 #PROZENT =3,00 #BASISBETRAG =xx#</ram:Description>

Forklaring:

• #SKONTO #

  = identifiserer oppføringen som en kontantrabatt

• #TAGE =14 #

  = rabatt gyldig innen 14 dager

• #PROZENT =3.00#

  = diskonteringsrente på 3%

• #BASISBETRAG =xx#

  = beløp som rabatten beregnes på

2. Det faktiske kontantrabattbeløpet må vises under TotalForbetaltBeløp i Spesifisert handelssettlementheaderMonetary Summering.

Gjøre ikke angi rabatten som en egen fakturalinjevare. Bruk den strukturerte XML-notasjonen beskrevet ovenfor.

1. Rabatter bør ikke registreres som negative fakturalinjeposter. De kan vises som en del av linjeelementet eller på toppnivå.
2. Skriv inn rabatten i SpesifisertLineTradeAgreement- Skriv inn bruttoprisen i BruttoprisProduktTradePrice- Skriv inn nettoprisen etter rabatt i NettoprisProduktTradePris

På denne måten er fradraget allerede inkludert i nettoprisen.

Eventuelt kan ytterligere detaljer (diskonteringsrente, beregningsgrunnlag) legges til i SpesifisertLinetradesettlement.

Viktig: Rabatten må alltid forholde seg til Totalpris for fakturaelementet, ikke enhetsprisen.

Dokument: Bilding av Abschlägen und Rabatter til DIN16931

Dokument: Abbildung von Abschlägen und Zuschlägen nach DIN16391

Dokument: Bildung von Zuschlägen nach DIN16391

Feilen «fraktkostnad ikke kartlagt» i SupplyOn indikerer feil kartlegging av fraktkostnader. Årsaker kan omfatte:

• Fraktkostnader er ikke knyttet til de riktige bestillingskodene
• Manglende kartlegging i SupplyOn
• Feil kategorisering eller formatering

Sjekk om fraktkostnader er riktig konfigurert og kartlagt.

Fyll ut disse feltene:

• Einv.Validation.Field.Partners.Seller.ContactData.Identifier — Leverandørkontakt/avdeling
• einv.validation.feld.partners.seller.street — Leverandørgate/postboks
• einv.validation.feld.partners.kjøper.street — Kundegate/postboks
• einv.validation.field.partners.kjøper.country — Kundeland

Fullstendig informasjon sikrer riktig behandling.

Underoverskrifter må oppgis som fritekstlinjer, ikke som linjer med mengde = 0. Bruk av antall null vil føre til at fakturaen blir avvist.

-Ja. Begge formatene må samsvare nøyaktig.

XML er maskinlesbar. Hvis informasjon bare er i PDF-filen (f.eks. leveringsdato), men mangler eller er feil i XML, kan den ikke behandles og fakturaen kan bli avvist.

1. Riktig feltkartlegging

• Bare skriv inn de tiltenkte verdiene i feltene (f.eks. «Bestillingsnummer» skal bare inneholde ordrenummeret)

2. Strukturerte XML-data

• Hver linje er riktig skilt: antall, artikkelnummer, pris, rabatt
• Ingen kombinering eller duplisering av felt
• Rabatter må ikke oppgis som negative mengder

3. Unngå typiske feil

• Eksakt samsvar med ordrenummer
• Ingen flere notater i adressefeltene
• Bruk riktige beløp og valutaer
• Ren formatering - unngå unødvendige mellomrom eller tegn

4. Validering før sending

• Bruk forhåndsvisningsfunksjonen
• Bruk automatiserte valideringsregler hvis tilgjengelig

Lagerutleie må legges inn via BilleKvantitet i SpesifisertLineTradeLevering.

Forsikre deg om:

• Antall (BilledQuantity) og UnitCode samsvarer med prisgrunnlaget
• Gjøre ikke bruk BasisMengde, da dette vil gjelde feil enhet (f.eks. 1 m³ i stedet for 1000 m³)

Hvis en linje inkluderer både variable og faste kostnader:

• Variable kostnader (per enhet) må summeres og multipliseres med mengde
• Faste kostnader må legges til etter mmultiplikasjon av variable kostnader
• Bare totale variable og totale faste kostnader skal vises
• Gjør ikke bland variabel + faste kostnader og multipliser sammen (dette skaper avrundingsfeil)

Feil oppstår når PDF-filen inneholder flere bankkontoer, men XML inneholder bare én.

Bare XML teller — PDF-filen ignoreres.

Du må:

• Enten oppgi alle bankkontoer i XML,
  eller
• Sørg for at bankkontoen som er lagret i Siemens masterdata samsvarer med XML.

Tidligere betalte varer kan være inkludert, men:

• Ikke bruk skatt til allerede betalte varer
• Skatt må bare brukes på gjenværende beløp

Ellers oppdager systemet skatteuoverensstemmelser og kan avvise fakturaen.

På Bruttopris nivå:

• Bare godtgjørelser (rabatter) er tillatt
• Nei avgifter (tilleggsavgifter) tillatt
  Selv ladninger med verdi 0 vil føre til avvisning.

En rask oversikt over tillattte/ikke tillatte XML-baner er inkludert (som i originaltekst).

Skatt ikke registrert riktig. MVA må registreres i anvendbarTradetax under Rate Gjeldende prosent.

Rabatter/tilleggsavgifter er ikke korrekt registrert. Gå gjennom delen om rabatter.

Fakturasummen er feil, ofte på grunn av manglende samsvar med PDF/XML eller feil blandet beregning.

Skatt feil oppgitt - samme regel som ovenfor.

Mulige årsaker:

1. Negativt linjeelement
2. Mengde = 0
3. For mange desimaler

Mulige årsaker:

• Rabatter oppgitt som negative varer
• Faktura feilaktig registrert som kreditnota
• Blanding av fakturaer og kreditnotaer

Adressen til tjenestemottakeren er ufullstendig i XML-filen på fakturaen din som er relevant for juridisk validering. Fyll ut det obligatoriske feltet «Street/P.O. Boks.»

Fakturaen din i PDF-format inneholder en innebygd XML-fil, som kreves i henhold til vekstmulighetsloven. Forsikre deg om at adressene oppgis i følgende format:

<ram:PostalTradeAddress>

POSTNUMMER</ram:PostcodeCode>

STREET/POSTFACH</ram:LineOne>

STADT</ram:CityName>

LANDEBREV</ram:CountryID>

</ram:PostalTradeAddress>

Hvis du har mottatt denne avslåelsesmeldingen, vennligst sjekk XML-filen din. Forsikre deg om at adressene til deg, kunden din og, hvis aktuelt, mottakeren av varene er oppgitt riktig. Forsikre deg for eksempel om at postboksen ikke er inkludert i navnet, da dette kan forårsake kartleggingsproblemer.

Vennligst sjekk XML-filen din for linjeelementer med et negativt antall. Negative mengder er ikke tillatt i en elektronisk faktura.

Hvis du ønsker å inkludere rabatt eller rabatt, vennligst ikke representere det som en negativ linjevaremengde. I stedet har du følgende alternativer:

1. Angi en rabatt i stedet for et negativt linjeelement

Årsaken til avvisningen er at du har rapportert rabattene som negative linjeelementer i stedet for som rabatter.

Her er to dokumenter tilgjengelig for nedlasting som forklarer hvordan du spesifiserer rabatter riktig. Juster fakturaene dine og send dem på nytt til Siemens faktureringsadresse.

Dokument: Bilding av stifter og stifter etter DIN16391

Dokument: Bilding av stifter etter DIN16391

2. Alternativt: Utstede et kredittnotat i henhold til EN 16931:

I tilfeller der du ønsker å fakturere et negativt totalbeløp eller en refusjon,

vennligst bruk dokumenttype 381 (kredittnotat).

Denne dokumenttypen er beregnet for nettopp slike forretningstransaksjoner og støttes av standarden.

Vennligst sjekk XML-filen din for linjeelementer med et negativt antall. Negative mengder er ikke tillatt i en elektronisk faktura.

Hvis du ønsker å inkludere en rabatt, vennligst ikke representere det som en negativ mengde. I stedet har du følgende alternativer:

1. Rapporter rabatter i stedet for negative linjeelementer

   Årsaken til avvisningen er at du rapporterte rabattene som negative linjeelementer i stedet for som rabatter.

   Her er to dokumenter du kan laste ned som forklarer hvordan du rapporterer rabatter riktig. Oppdater fakturaene dine og send dem på nytt til Siemens faktureringsadresse.
   
   Dokument: Bilding av stifter og stifter etter DIN16391
   
   Dokument: Bilding av stifter etter DIN16391

2. Alternativt: Utstede et kredittnotat i henhold til EN 16931:

I tilfeller der du ønsker å fakturere et negativt totalbeløp eller en refusjon, vennligst bruk dokumenttype 381 (kreditnota). Denne dokumenttypen er beregnet for nettopp slike forretningstransaksjoner og støttes av standarden.

Fakturaen din i PDF-format inneholder en innebygd XML-fil, som kreves i henhold til vekstmulighetsloven. Forsikre deg om at bankopplysningene dine er oppført i XML-filen i følgende format:

<ram:SpecifiedTradeSettlementPaymentMeans>

58</ram:TypeCode><! -- 58 = SEPA-overføring -->

SØKNADSKODE/REGNINGSNUMMER</ram:Information>

DIN IBAN</ram:IBANID>

KONTOINNEHAVERE</ram:AccountName>

YOUR BIC</ram:BICID>

BANKNAVN</ram:Name>

</ram:SpecifiedTradeSettlementPaymentMeans>

Hvis du har mottatt denne avslåelsesmeldingen, vennligst sjekk XML-filen din. Forsikre deg om at bankkontoinformasjonen din er fullstendig og korrekt.

Fakturaen din i PDF-format inneholder en innebygd XML-fil, som kreves i henhold til vekstmulighetsloven.

Denne feilmeldingen er vanligvis forårsaket av en av følgende tre grunner. Vennligst sjekk alle disse for nøyaktighet i fakturaen din og foreta nødvendige rettelser.

Alternativ 1:

Fakturaene dine inneholder feil på grunn av feil spesifisert prisgrunnlag. Som et resultat er matematisk validering av fakturaene dine dessverre ikke mulig.

Du forveksler prisenheten (BasisQuantity) med mengden (BilledQuantity). Mengden er spesifisert riktig, men prisgrunnlaget er det ikke.

Her er et eksempel for deg (ikke fra fakturaen din, men like aktuelt):

RAM: SpesifikatLineTradeAgreement>

<ram:GrossPriceProductTradePrice>

<ram:ChargeAmount>100.00</ram:ChargeAmount>

<RAM: BasisQuantity UnitCode=«C62">5,00</ram:BasisQuantity>

</ram:GrossPriceProductTradePrice>

<ram:NetPriceProductTradePrice>

<ram:ChargeAmount>100.00</ram:ChargeAmount>

<RAM: BasisQuantity UnitCode="C62">5.00</ram:BasisQuantity>

</ram:NetPriceProductTradePrice>

</ram:SpecifiedLineTradeAgreement>

<ram:SpecifiedLineTradeDelivery>

<RAM:BilledQuantity UnitCode=«C62">5,00</ram:BilledQuantity>

</ram:SpecifiedLineTradeDelivery>

<ram:SpecifiedLineTradeSettlement>

Hva betyr dette?

Prisenhet: 5,00</ram:BasisQuantity> betyr at prisen på 100 gjelder for 5 enheter. Med andre ord belastes €100 for hver 5 enheter.

Mengde: 5,00</ram:BilledQuantity> betyr at 5 enheter faktureres.

Beregning: Prisen beregnes som følger: 100 (pris) × 5 (mengde)/5 (prisenhet) = 100

Problem: Systemet gjenkjenner ikke prisenheten på 5 enheter riktig og beregner prisen feil.

Løsning: Prisenheten skal settes til 1, mens mengden forblir den samme. Her er den korrigerte XML:

<ram:SpecifiedLineTradeAgreement>

<ram:GrossPriceProductTradePrice>

<ram:ChargeAmount>100.00</ram:ChargeAmount>

<RAM: BasisQuantity UnitCode=«C62">1,00</ram:BasisQuantity>

</ram:GrossPriceProductTradePrice>

<ram:NetPriceProductTradePrice>

<ram:ChargeAmount>100.00</ram:ChargeAmount>

<RAM: BasisQuantity UnitCode=«C62">1,00</ram:BasisQuantity>

</ram:NetPriceProductTradePrice>

</ram:SpecifiedLineTradeAgreement>

<ram:SpecifiedLineTradeDelivery>

<RAM:BilledQuantity UnitCode=«C62">5,00</ram:BilledQuantity>

</ram:SpecifiedLineTradeDelivery>

<ram:SpecifiedLineTradeSettlement>

Forklaring:

Pris enhet: 1,00</ram:BasisQuantity> betyr at prisen på 100 gjelder for 1 enhet.

Mengde: 5,00</ram:BilledQuantity> betyr at 5 enheter faktureres.

Dette sikrer at prisen beregnes riktig og systemet gjenkjenner prisenheten riktig.

Alternativ 2:

Fakturaene dine inneholder feil fordi du misforstår begrepene «GrosSpriceProductTradePrice» og «NetPriceProductTradePrice.» Det er viktig å merke seg at oppføringene for «GrosSpriceProductTradePrice» og «NetPriceProductTradePrice» ikke refererer til skatter, men snarere til markeringer og nedskrivninger. Hvis ingen påslag eller avslag gjelder for varen, er brutto- og nettoprisene identiske.

Her er et negativt eksempel for deg (det er ikke fra fakturaen din, men gjelder på nøyaktig samme måte):

<ram:SpecifiedLineTradeAgreement>

<ram:GrossPriceProductTradePrice>

<ram:ChargeAmount>119.00 </RAM: ladebeløp>

<RAM: BasisQuantity UnitCode=«C62">1.0000</ram:BasisQuantity>

</ram:GrossPriceProductTradePrice>

<ram:NetPriceProductTradePrice>

<ram:ChargeAmount>100.00</ram:ChargeAmount>

<RAM: BasisQuantity UnitCode=«C62">1.0000</ram:BasisQuantity>

</ram:NetPriceProductTradePrice>

</ram:SpecifiedLineTradeAgreement>

Løsning: Hvis du vil løse feilen, kontrollerer du om markeringer eller markeringer gjelder for elementet. Hvis ingen markeringer eller avslag gjelder, vil GrosSpriceProductTradePrice og NetPriceProductTradePrice være det samme beløpet.

<ram:SpecifiedLineTradeAgreement>

<ram:GrossPriceProductTradePrice>

<ram:ChargeAmount>100.00</ram:ChargeAmount>

<RAM: BasisQuantity UnitCode=«C62">1.0000</ram:BasisQuantity>

</ram:GrossPriceProductTradePrice>

<ram:NetPriceProductTradePrice>

<ram:ChargeAmount>100.00</ram:ChargeAmount>

<RAM: BasisQuantity UnitCode=«C62">1.0000</ram:BasisQuantity>

</ram:NetPriceProductTradePrice>

</ram:SpecifiedLineTradeAgreement>

Alternativ 3: Rabatter ble rapportert feil

Årsaken til avvisningen er at du rapporterte rabattene som negative oppføringer i stedet for som rabatter.

Her finner du to guider om hvordan du korrekt rapporterer rabatter, tilgjengelig for nedlasting. Oppdater fakturaene dine og send dem på nytt til Siemens faktureringsadresse.

Dokument: Bilding av stifter og stifter etter DIN16391

Dokument: Bilding av stifter etter DIN16391

Denne feilmeldingen indikerer at PDF-dokumentet du sender ikke oppfyller kravene i ZugFerd-formatet. ZugFerd (Central User Guide of the German Electronic Invoice Forum) er et format for elektroniske fakturaer som inneholder både en visuell PDF-representasjon og en innebygd XML-fil.

Her er hovedpunktene i feilmeldingen:

1. PDF/A-3-format:
   
   PDF-dokumentet må være i PDF/A-3-format. PDF/A-3 er en spesiell variant av PDF-formatet som er egnet for langsiktig arkivering og innebygging av XML-filer.
2. Innebygd XML-faktura:
   
   PDF-filen må inneholde en innebygd XML-fil som inneholder de strukturerte fakturadataene. Denne XML-filen muliggjør automatisk behandling av fakturadata. Det er viktig å sikre at innholdet i XML-filen samsvarer med innholdet i PDF-dokumentet. Bare XML-filen brukes til postering, da den regnes som hoveddokumentet.
3. Fakturavedlegg:
   
   Alle vedlegg som tilhører fakturaen må være innebygd som en del av XML-filen og kan ikke behandles separat.

Hvis PDF-dokumentet ditt ikke oppfyller disse kravene, kan det ikke behandles som en ZugFerd-faktura. Du må sørge for at PDF-filen er i riktig format og at XML-dataene er riktig innebygd.

Denne feilmeldingen betyr at versjonen av ZugFerd du bruker til fakturaen din, ikke oppfyller gjeldende lovkrav. Fra 1. januar 2025 må fakturaer i ZugFerd-format være versjon 2.0.1 eller høyere for å oppfylle merverdiavgiftskrav i henhold til EN 16931-standarden.

For å løse dette problemet må du sørge for at faktureringsprogramvaren din er oppdatert til en versjon som støtter ZugFerd 2.0.1 eller nyere. For mer informasjon, vennligst besøk nettstedet til det føderale finansdepartementet.

Denne feilmeldingen betyr at fakturaen din i X-Rechnung- eller PEPPOL-format ikke oppfyller gjeldende samsvarskrav. For å sikre at fakturaen din oppfyller juridiske krav, bør du gå gjennom strukturen og datafeltene på fakturaen din og foreta nødvendige justeringer.

Det kan være nyttig å oppdatere faktureringsprogramvaren eller kontakte programvareleverandørens støtteteam for å sikre at fakturaene dine er formatert riktig.

Denne feilmeldingen betyr at fakturaens XML-fil inneholder syntaksfeil som forhindrer at den behandles. Her er noen mulige årsaker og trinn for å løse problemet:

1. Syntaksfeil i XML-strukturen:
   Dette kan skyldes manglende eller feil elementer, feil navnerom eller feil koding. Forsikre deg om at alle nødvendige elementer er til stede og formatert riktig.
2. Mangler obligatoriske felt:
   Kontroller at alle obligatoriske felt, for eksempel fakturanummer, fakturadato og valuta, er riktige og fullstendige.

Ta gjerne kontakt med oss på E-invoiceClarificationInternal.de@siemens.com Vennligst legg ved originalfakturaen.

Denne feilmeldingen angir to spesifikke problemer:

1. «Markup/Markdown på prisnivå»: I henhold til DIN EN 16931 er det ikke tillatt å spesifisere markeringer eller nedskrivninger på prisnivå. Du bør sørge for at slike spesifikasjoner er riktig angitt på varenivå. Her er tre dokumenter som forklarer hvordan du spesifiserer markdowns og markeringer riktig:

   
   
   Dokument: Bilding av stifter og stifter etter DIN16391
   
   Dokumentbildebehandling etter DIN16391

2. Ingen fakturanummer oppgitt: Hver faktura må inneholde et unikt fakturanummer. Forsikre deg om at fakturaen din inneholder et slikt nummer for å oppfylle lovkrav.

For å rette opp denne feilen, må du tilpasse databehandlingsprogramvaren din eller legge til den nødvendige informasjonen manuelt.