E-facturatie Duitsland

In tegenstelling tot kortingen kunnen creditnota's niet rechtstreeks in de originele factuur worden opgenomen. Omdat sommige facturatiesystemen negatieve factuuritems niet ondersteunen, moeten creditnota's afzonderlijk worden geregistreerd.

Dit betekent dat u een onafhankelijk document voor de creditnota moet aanmaken in plaats van dit op de originele factuur op te nemen. Zo blijft de originele factuur goed gestructureerd en kan de ontvanger de referentie duidelijk identificeren.

Bij het opnemen van de creditnota is het belangrijk om het documenttype te gebruiken 381 en voer het kredietbedrag in als positieve waarde. U moet ook een verwijzing bijvoegen naar de originele factuur waarvoor de creditnota is uitgegeven.

Belangrijk: Een creditnota kan niet als annuleringsfactuur worden geregistreerd.

De velden Brutoprijs Product Handelsprijs en Nettoprijs, handelsprijs van producten doen niet Ik heb het over belastingen, maar over toeslagen en inhoudingen. Als er geen toeslagen of kortingen van toepassing zijn op het artikel, zijn de bruto- en nettoprijs identiek.

De btw wordt apart vermeld in de sectie Toepasselijke handelsbelasting, waar het percentage is gespecificeerd in Tarief van toepassing in procenten.

Ga als volgt te werk om contante kortingen correct weer te geven op uw XML-facturen:

1. Voer de voorwaarden voor contante korting in de sectie in

   Gespecificeerde betalingsvoorwaarden voor transacties:
   
   <ram:SpecifiedTradePaymentTerms>

#SKONTO #TAGE =14 #PROZENT =3,00 #BASISBETRAG =xx#</ram:Description>

Uitleg:

• #SKONTO #

  = identificeert de inzending als een korting in contanten

• #TAGE =14#

  = korting geldig binnen 14 dagen

• #PROZENT =3,00 #

  = kortingspercentage van 3%

• #BASISBETRAG =xx#

  = bedrag waarop de korting wordt berekend

2. Het werkelijke bedrag van de contante korting moet worden vermeld onder Totaal vooruitbetaalde bedrag in Gespecificeerde rubriek Monetaire sommatie van de handelsafwikkeling.

Doe niet voer de korting in als een apart item op de factuurregel. Gebruik de gestructureerde XML-notatie die hierboven is beschreven.

1. Kortingen moeten niet worden geregistreerd als items met een negatieve factuurregel. Ze kunnen worden weergegeven als onderdeel van het regelitem of op kopniveau.
2. Voer de korting in Gespecificeerde handelsovereenkomst- Voer de brutoprijs in Brutoprijs Product Handelsprijs- Voer de nettoprijs in na korting in Nettoprijs, handelsprijs van producten

Op deze manier is de aftrek al inbegrepen in de nettoprijs.

Optioneel kunnen aanvullende gegevens (disconteringsvoet, berekeningsbasis) worden toegevoegd in Gespecificeerde handelsregeling.

Belangrijk: De korting moet altijd betrekking hebben op de totale prijs van het factuuritem, niet de prijs per eenheid.

Document: Abbildung von Abschlägen und Rabatten volgens DIN16931

Document: Abbildung von Abschlägen und Zuschlägen nach DIN16391

Document: Abbildung von Zuschlägen volgens DIN16391

De fout „De vrachtprijs is niet in kaart gebracht” in SupplyOn geeft aan dat de vrachtkosten onjuist in kaart zijn gebracht. Oorzaken kunnen zijn:

• Vrachtkosten die niet gekoppeld zijn aan de juiste boekingscodes
• De kaart ontbreekt in SupplyOn
• Onjuiste indeling of indeling

Controleer of de vrachtkosten correct zijn geconfigureerd en in kaart zijn gebracht.

Vul deze velden in:

• eInv.Validation.Field.Partners.Seller.ContactData.Identifier — Contactpersoon voor leveranciers/afdeling
• einv.validation.field.partners.seller.street — Straat/postbus leverancier
• einv.validation.field.partners.buyer.street — Straat/postbus van de klant
• einv.validation.field.partners.buyer.country — Land van de klant

Volledige informatie zorgt voor een correcte verwerking.

De ondertitels moeten worden ingevoerd als regels in vrije tekst, niet als regels met een hoeveelheid = 0. Als u het getal nul gebruikt, wordt de factuur geweigerd.

Ja. Beide formaten moeten exact overeenkomen.

XML is machineleesbaar. Als er informatie alleen in de PDF staat (bijvoorbeeld de leverdatum), maar in XML ontbreekt of onjuist is, kan deze niet worden verwerkt en kan de factuur worden geweigerd.

1. Correcte veldtoewijzing

• Voer alleen de bedoelde waarden in de velden in (bijvoorbeeld „Bestelnummer” mag alleen het bestelnummer bevatten)

2. Gestructureerde XML-gegevens

• Elke regel correct gescheiden: hoeveelheid, artikelnummer, prijs, korting
• Velden worden niet gecombineerd of gedupliceerd
• Kortingen mogen niet als negatieve hoeveelheden worden ingevoerd

3. Voorkom typische fouten

• Exacte overeenkomst met het bestelnummer
• Geen aanvullende opmerkingen in de adresvelden
• Gebruik de juiste bedragen en valuta
• Schone opmaak — vermijd onnodige spaties of tekens

4. Validatie vóór verzending

• De preview-functie gebruiken
• Gebruik geautomatiseerde validatieregels, indien beschikbaar

Verhuur van magazijnen moet worden ingevoerd via Gefactureerde hoeveelheid in Gespecificeerde levering via de lijnhandel.

Zorg ervoor dat:

• Hoeveelheid (gefactureerde hoeveelheid) en eenheidscode komen overeen met de prijsbasis
• Doe niet gebruik Basishoeveelheid, omdat dan de verkeerde eenheid wordt toegepast (bijvoorbeeld 1 m³ in plaats van 1000 m³)

Als een lijn zowel variabele als vaste kosten omvat:

• De variabele kosten (per eenheid) moeten worden opgeteld en vermenigvuldigd met de hoeveelheid
• Er moeten vaste kosten worden toegevoegd na mvermenigvuldiging van variabele kosten
• Alleen de totale variabele kosten en de totale vaste kosten moeten worden vermeld
• Doen niet variabele en vaste kosten combineren en met elkaar vermenigvuldigen (dit leidt tot afrondingsfouten)

Er doen zich fouten voor als de PDF meerdere bankrekeningen bevat, maar XML slechts één.

Alleen de XML telt — de PDF wordt genegeerd.

U moet:

• Ofwel alle bankrekeningen opsommen in XML,
  of
• Zorg ervoor dat de bankrekening die is opgeslagen in de stamgegevens van Siemens overeenkomt met de XML.

Eerder betaalde artikelen zijn mogelijk inbegrepen, maar:

• Pas geen belasting toe naar reeds betaalde artikelen
• Er mag alleen belasting worden geheven over het resterende te betalen bedrag.

Anders detecteert het systeem fiscale inconsistenties en kan het zijn dat de factuur wordt afgewezen.

Bij Brutoprijs niveau:

• Alleen toelagen (kortingen) zijn toegestaan
• Nee kosten (toeslagen) toegestaan
  Zelfs kosten met waarde 0 zal leiden tot afwijzing.

Een kort overzicht van toegestaande/niet-toegestane XML-paden is bijgevoegd (zoals in de originele tekst).

De belasting is niet correct geregistreerd. De btw moet worden geregistreerd in Toepasselijke handelsbelasting onder Tarief van toepassing in procenten.

Kortingen/toeslagen zijn niet correct geregistreerd. Bekijk het gedeelte over kortingen.

Het factuurtotaal is onjuist, vaak als gevolg van een verkeerde combinatie van PDF/XML of een onjuiste gemengde berekening.

De belasting is verkeerd ingevoerd — dezelfde regel als hierboven.

Mogelijke oorzaken:

1. Item met een negatieve regel
2. Hoeveelheid = 0
3. Te veel cijfers achter de komma

Mogelijke oorzaken:

• Kortingen die als negatieve artikelen zijn ingevoerd
• Factuur die per ongeluk als kredietnota is geregistreerd
• Facturen en creditnota's combineren

Het adres van de ontvanger van de dienst is onvolledig in het XML-bestand van uw factuur dat relevant is voor juridische validatie. Gelieve het verplichte veld „Straat/P.O.” in te vullen Doos.”

Uw factuur in pdf-formaat bevat een geïntegreerd XML-bestand, dat vereist is op grond van de Growth Opportunities Act. Zorg ervoor dat de adressen volgens het volgende formaat worden verstrekt:

<ram:PostalTradeAddress>

POSTLEITZAHL</ram:PostcodeCode>

Straße/POSTFACH</ram:LineOne>

STAD</ram:CityName>

LÄNDERKÜRZEL</ram:CountryID>

</ram:PostalTradeAddress>

Als u dit afwijzingsbericht hebt ontvangen, controleer dan uw XML-bestand. Zorg ervoor dat de adressen van u, uw klant en, indien van toepassing, de ontvanger van de goederen correct zijn ingevoerd. Zorg er bijvoorbeeld voor dat de postbus niet in de naam staat, omdat dit kan leiden tot problemen met de toewijzing.

Controleer alstublieft uw XML-bestand op regelitems met een negatieve hoeveelheid. Negatieve hoeveelheden zijn niet toegestaan op een elektronische factuur.

Als u een korting of korting wilt toevoegen, stel het alstublieft niet voor als een aantal artikelen met een negatieve regel. In plaats daarvan hebt u de volgende opties:

1. Geef een korting op in plaats van een item met een negatieve regel

De reden voor de afwijzing is dat u de kortingen hebt gemeld als artikelen met een negatieve regel in plaats van als kortingen.

Hier zijn twee documenten beschikbaar om te downloaden waarin wordt uitgelegd hoe u kortingen correct kunt specificeren. Pas alstublieft uw facturen aan en stuur ze opnieuw naar het factuuradres van Siemens.

Dokument: Abbildung von Abschlägen und Zuschlägen volgens DIN16391

Document: Afkorting van Zuschlägen volgens DIN16391

2. Als alternatief: Verstrek een kredietnota in overeenstemming met EN 16931:

In gevallen waarin u een negatief totaalbedrag wilt factureren of een terugbetaling wilt,

Gebruik alstublieft documenttype 381 (kredietnota).

Dit documenttype is precies bedoeld voor dergelijke zakelijke transacties en wordt ondersteund door de standaard.

Controleer alstublieft uw XML-bestand op regelitems met een negatieve hoeveelheid. Negatieve hoeveelheden zijn niet toegestaan op een elektronische factuur.

Als u een korting wilt toevoegen, stel het alstublieft niet voor als een negatieve hoeveelheid. In plaats daarvan hebt u de volgende opties:

1. Kortingen melden in plaats van artikelen met een negatieve regel

   De reden voor de afwijzing is dat u de kortingen hebt gemeld als artikelen met een negatieve regel in plaats van als kortingen.

   Hier zijn twee documenten die u kunt downloaden waarin wordt uitgelegd hoe u kortingen correct kunt melden. Gelieve uw facturen bij te werken en ze opnieuw te sturen naar het factuuradres van Siemens.
   
   Dokument: Abbildung von Abschlägen und Zuschlägen volgens DIN16391
   
   Document: Afkorting van Zuschlägen volgens DIN16391

2. Als alternatief: Verstrek een kredietnota in overeenstemming met EN 16931:

Als u een negatief totaalbedrag of een terugbetaling wilt factureren, gebruik dan documenttype 381 (creditnota). Dit documenttype is precies bedoeld voor dergelijke zakelijke transacties en wordt ondersteund door de standaard.

Uw factuur in pdf-formaat bevat een geïntegreerd XML-bestand, dat vereist is op grond van de Growth Opportunities Act. Zorg ervoor dat uw bankgegevens in het XML-bestand worden vermeld volgens de volgende indeling:

<ram:SpecifiedTradeSettlementPaymentMeans>

58</ram:TypeCode><! -- 58 = SEPA-beoordeling -->

VERWENDUNGSZWECK/RECHNUNGSNUMMER</ram:Information>

IBAN INHUREN</ram:IBANID>

KONTOBEWONER</ram:AccountName>

HUUR EEN BIEB</ram:BICID>

BANKNAAM</ram:Name>

</ram:SpecifiedTradeSettlementPaymentMeans>

Als u dit afwijzingsbericht hebt ontvangen, controleer dan uw XML-bestand. Zorg ervoor dat uw bankrekeninggegevens volledig en correct zijn.

Uw factuur in pdf-formaat bevat een geïntegreerd XML-bestand, dat vereist is op grond van de Growth Opportunities Act.

Deze foutmelding wordt meestal veroorzaakt door een van de volgende drie redenen. Controleer alstublieft al deze gegevens op juistheid op uw factuur en breng de nodige correcties aan.

Optie 1:

Uw facturen bevatten fouten als gevolg van een verkeerd opgegeven prijsbasis. Als gevolg hiervan is wiskundige validatie van uw facturen helaas niet mogelijk.

U verwart de prijseenheid (BasisQuantity) met de hoeveelheid (BilledQuantity). De hoeveelheid is correct gespecificeerd, maar de prijsbasis niet.

Hier is een voorbeeld voor u (niet van uw factuur, maar evenzeer van toepassing):

RAM: gespecificeerde lijnhandelsovereenkomst >

<ram:GrossPriceProductTradePrice>

<ram:ChargeAmount>100,00</ram:ChargeAmount>

<RAM: BasisHoeveelheid Eenheidscode=„C62" > 5,00</ram:BasisQuantity>

</ram:GrossPriceProductTradePrice>

<ram:NetPriceProductTradePrice>

<ram:ChargeAmount>100,00</ram:ChargeAmount>

<RAM: Basiscode voor de eenheid van de hoeveelheid="C62">5,00</ram:BasisQuantity>

</ram:NetPriceProductTradePrice>

</ram:SpecifiedLineTradeAgreement>

<ram:SpecifiedLineTradeDelivery>

<RAM: gefactureerde hoeveelheid, eenheidscode=„C62" > 5,00</ram:BilledQuantity>

</ram:SpecifiedLineTradeDelivery>

<ram:SpecifiedLineTradeSettlement>

Wat betekent dit?

Prijs per eenheid: 5,00</ram:BasisQuantity> betekent dat de prijs van 100 geldt voor 5 stuks. Met andere woorden, voor elke 5 eenheden wordt €100 in rekening gebracht.

Hoeveelheid: 5,00</ram:BilledQuantity> betekent dat er 5 eenheden worden gefactureerd.

Berekening: De prijs wordt als volgt berekend: 100 (prijs) × 5 (hoeveelheid)/5 (prijseenheid) = 100

Probleem: Het systeem herkent de prijseenheid van 5 eenheden niet correct en berekent de prijs verkeerd.

Oplossing: De prijseenheid moet op 1 worden ingesteld, terwijl de hoeveelheid hetzelfde blijft. Hier is de gecorrigeerde XML:

<ram:SpecifiedLineTradeAgreement>

<ram:GrossPriceProductTradePrice>

<ram:ChargeAmount>100,00</ram:ChargeAmount>

<RAM: BasisHoeveelheid Eenheidscode=„C62" > 1,00</ram:BasisQuantity>

</ram:GrossPriceProductTradePrice>

<ram:NetPriceProductTradePrice>

<ram:ChargeAmount>100,00</ram:ChargeAmount>

<RAM: BasisHoeveelheid Eenheidscode=„C62" > 1,00</ram:BasisQuantity>

</ram:NetPriceProductTradePrice>

</ram:SpecifiedLineTradeAgreement>

<ram:SpecifiedLineTradeDelivery>

<RAM: gefactureerde hoeveelheid, eenheidscode=„C62" > 5,00</ram:BilledQuantity>

</ram:SpecifiedLineTradeDelivery>

<ram:SpecifiedLineTradeSettlement>

Uitleg:

Prijs per eenheid: </ram:BasisQuantity>1,00 betekent dat de prijs van 100 geldt voor 1 eenheid.

Hoeveelheid: 5,00</ram:BilledQuantity> betekent dat er 5 eenheden worden gefactureerd.

Dit zorgt ervoor dat de prijs correct wordt berekend en dat het systeem de prijseenheid correct herkent.

Optie 2:

Uw facturen bevatten fouten omdat u de termen „GrosSpriceProductTradePrice” en „NetPriceProductTradePrice” verkeerd begrijpt. Het is belangrijk op te merken dat de vermeldingen voor 'GrosSpriceProductTradePrice' en „NetPriceProductTradePrice” niet verwijzen naar belastingen, maar naar toeslagen en kortingen. Als er geen toeslagen of kortingen van toepassing zijn op het artikel, zijn de bruto- en nettoprijzen identiek.

Hier is een negatief voorbeeld voor u (dat komt niet van uw factuur, maar is op precies dezelfde manier van toepassing):

<ram:SpecifiedLineTradeAgreement>

<ram:GrossPriceProductTradePrice>

<ram:ChargeAmount>119.00 </RAM: oplaadbedrag >

<RAM: BasisHoeveelheid Eenheidscode=„C62" > 1.000</ram:BasisQuantity>

</ram:GrossPriceProductTradePrice>

<ram:NetPriceProductTradePrice>

<ram:ChargeAmount>100,00</ram:ChargeAmount>

<RAM: BasisHoeveelheid Eenheidscode=„C62" > 1.000</ram:BasisQuantity>

</ram:NetPriceProductTradePrice>

</ram:SpecifiedLineTradeAgreement>

Oplossing: Om de fout op te lossen, moet u controleren of er toeslagen of kortingen van toepassing zijn op het artikel. Als er geen toeslagen of kortingen van toepassing zijn, bedragen GrosSpriceProductTradePrice en NetPriceProductTradePrice hetzelfde bedrag.

<ram:SpecifiedLineTradeAgreement>

<ram:GrossPriceProductTradePrice>

<ram:ChargeAmount>100,00</ram:ChargeAmount>

<RAM: BasisHoeveelheid Eenheidscode=„C62" > 1.000</ram:BasisQuantity>

</ram:GrossPriceProductTradePrice>

<ram:NetPriceProductTradePrice>

<ram:ChargeAmount>100,00</ram:ChargeAmount>

<RAM: BasisHoeveelheid Eenheidscode=„C62" > 1.000</ram:BasisQuantity>

</ram:NetPriceProductTradePrice>

</ram:SpecifiedLineTradeAgreement>

Optie 3: Kortingen zijn verkeerd gerapporteerd

De reden voor de afwijzing is dat u de kortingen als negatieve invoer hebt opgegeven in plaats van als kortingen.

Hier vindt u twee handleidingen voor het correct melden van kortingen, die u kunt downloaden. Gelieve uw facturen bij te werken en ze opnieuw te sturen naar het factuuradres van Siemens.

Dokument: Abbildung von Abschlägen und Zuschlägen volgens DIN16391

Document: Afkorting van Zuschlägen volgens DIN16391

Deze foutmelding geeft aan dat het PDF-document dat u verzendt niet voldoet aan de vereisten van het ZUGFeRD-formaat. ZUGFeRD (centrale gebruikershandleiding van het Duitse forum voor elektronische facturen) is een formaat voor elektronische facturen dat zowel een visuele PDF-weergave als een ingebed XML-bestand bevat.

Hier zijn de belangrijkste punten van de foutmelding:

1. PDF/A-3 formaat:
   
   Uw PDF-document moet in PDF/A-3-formaat zijn. PDF/A-3 is een speciale variant van het PDF-formaat dat geschikt is voor langdurige archivering en het inbedden van XML-bestanden.
2. Geïntegreerde XML-factuur:
   
   De PDF moet een ingebed XML-bestand bevatten dat de gestructureerde factuurgegevens bevat. Dit XML-bestand maakt de automatische verwerking van de factuurgegevens mogelijk. Het is essentieel om ervoor te zorgen dat de inhoud van het XML-bestand overeenkomt met die van het PDF-document. Alleen het XML-bestand wordt gebruikt voor de publicatie, aangezien dit wordt beschouwd als het hoofddocument.
3. Factuurbijlagen:
   
   Alle bijlagen die bij de factuur horen, moeten als onderdeel van het XML-bestand worden opgenomen en kunnen niet afzonderlijk worden verwerkt.

Als uw PDF-document niet aan deze vereisten voldoet, kan het niet worden verwerkt als een ZUGFeRD-factuur. U moet ervoor zorgen dat de PDF de juiste indeling heeft en dat de XML-gegevens correct zijn ingebed.

Deze foutmelding betekent dat de versie van ZUGFeRD die u gebruikt voor uw factuur niet voldoet aan de huidige wettelijke vereisten. Vanaf 1 januari 2025 moeten facturen in het ZUGFeRd-formaat versie 2.0.1 of hoger zijn om te voldoen aan de btw-vereisten in overeenstemming met de norm EN 16931.

Om dit probleem op te lossen, moet u ervoor zorgen dat uw facturatiesoftware is bijgewerkt naar een versie die ZugFeRD 2.0.1 of hoger ondersteunt. Ga voor meer informatie naar de website van het federale ministerie van Financiën.

Deze foutmelding betekent dat uw factuur in X-Rechnung- of PEPPOL-formaat niet voldoet aan de huidige nalevingsvereisten. Om er zeker van te zijn dat uw factuur voldoet aan de wettelijke vereisten, moet u de structuur en de gegevensvelden van uw factuur bekijken en de nodige aanpassingen aanbrengen.

Het kan nuttig zijn om uw facturatiesoftware te updaten of contact op te nemen met het ondersteuningsteam van uw softwareleverancier om ervoor te zorgen dat uw facturen correct zijn opgemaakt.

Deze foutmelding betekent dat het XML-bestand van uw factuur syntaxisfouten bevat waardoor de factuur niet kan worden verwerkt. Hier zijn enkele mogelijke oorzaken en stappen om het probleem op te lossen:

1. Syntaxisfouten in de XML-structuur:
   Dit kan worden veroorzaakt door ontbrekende of onjuiste elementen, onjuiste naamruimten of onjuiste codering. Zorg ervoor dat alle vereiste elementen aanwezig zijn en correct zijn geformatteerd.
2. Verplichte velden ontbreken:
   Controleer of alle verplichte velden, zoals factuurnummer, factuurdatum en valuta, juist en volledig zijn.

Neem gerust contact met ons op via E-invoiceClarificationInternal.de@siemens.com Voeg alstublieft de originele factuur bij.

Deze foutmelding duidt op twee specifieke problemen:

1. „Markup/Markdown op prijsniveau”: Volgens DIN EN 16931 is het niet toegestaan om toeslagen of kortingen op prijsniveau te specificeren. U moet ervoor zorgen dat dergelijke specificaties correct zijn ingevoerd op het niveau van het artikel. Hier zijn drie documenten waarin wordt uitgelegd hoe u markdowns en markups correct kunt specificeren:

   
   
   Dokument: Abbildung von Abschlägen und Zuschlägen volgens DIN16391
   
   Document Afkorting van Zuschlägen volgens DIN16391

2. Er is geen factuurnummer opgegeven: Elke factuur moet een uniek factuurnummer bevatten. Zorg ervoor dat uw factuur een dergelijk nummer bevat om te voldoen aan de wettelijke vereisten.

Um diese Fehler zu beheben, sollten Sie Ihre Rechnungssoftware entsprechend anpassen oder die notwendigen Informationen manuell hinzufügen.