8D aruanne mäletab igas probleemilahendusprojektis võetud meetmeid. Need toimingud hõlmavad järgmist:
D1 Looge meeskond - Igas 8D mittevastavuse haldamise protsessis tuleks luua „meister” - sidusrühm, kes on probleemiga hästi kursis. Seejärel looge 8D meeskond, kus on sobivad funktsioonidevahelised liikmed, esindatus ja asjatundlikkus.
D2 Kirjeldage probleemi — Selguse huvides tugineb 8D aruanne teabeandmebaasi loomisele, mis vastab järgmistele küsimustele:
- Kes? Millisesse inimesesse või rühma probleem kuulub?
- Mis? Kirjeldage probleemi ja seda, millist objekti või osa see puudutab.
- Kus? Kus asub ettevõttesiseselt ja transpordis asuv objekt või osa? Kus mujal seda näha on?
- Millal? Millal probleem esmakordselt avastati? Millal protsessitsüklis seda nähakse? Millal seda veel nähakse?
- Kuidas? Kui suur? Kui palju? Kuidas probleem tekkis? Mis on trend? Kui suur probleem on? Kui palju objekti/osi on mõjutatud?
Selles etapis küsib 8D aruande meeskond jätkuvalt, miks, kuni nad jõuavad punkti, kus nad saavad lõplikult kindlaks teha vajalikud toimingud ja alustada kronoloogilist tegevuskava, sealhulgas kohustusi ja kuupäevi.
D3 Vahepealsete ohjeldamismeetmete rakendamine ja kontrollimine 8D aruandes kirjeldatakse kõiki viivitamatuid meetmeid, mis võetakse probleemi sümptomite ohjeldamiseks ning sise- ja väliste sidusrühmade kaitsmiseks. Selles etapis tuvastab ja registreerib D8 meeskond kõik võetavad toimingud, sealhulgas puhastamine või sorteerimine kliendi juures, transiidi ajal või ettevõttesiseselt. Meeskond peab kontrollima, et määratletud toiming peatab kliendi puudused ning toob kaasa kliendi kaitse ja kliendi rahulolu. Samuti peavad nad kinnitama ohjeldamismeetme tõhusust ja registreerima asjakohased andmed D8 aruandesse.
D4 Tehke algpõhjuse analüüs - D8 meeskond leiab, määratleb ja kontrollib probleemi algpõhjust (id). Nad uurivad kahte algpõhjuse rada: (1) „Esinemise põhjuse tee” vastab, miks probleem tekkis osa või objektiga. (2) „Põgenemise põhjuse tee” vastab, miks defekt kliendile pääses. Mõlemal juhul peaksite kasutama 5Whys protsessi. Seejärel kontrollib D8 meeskond algpõhjuseid, tagades, et probleem esineb siis, kui algpõhjus on olemas, ja puudub, kui algpõhjus puudub.
D5 Valige ja kontrollige parandusmeetmeid - Kasutades etapis D2 tehtud teabeandmebaasi (ja muudetud vastavalt vajadusele D3 ja D4 ajal), analüüsib meeskond parimad parandusmeetmed. Peamised kriteeriumid on mõju ja risk. Seejärel kontrollib meeskond, et valitud parandusmeetmed kõrvaldab algpõhjuse ega tekita teist problemaatilist efekti. D8 aruanne jälgib seda teavet.
D6 Rakendage püsivaid parandusmeetmeid ja standardiseerige protsess - D8 meeskond rakendab tegevuskava. Rakendamise mõjude kõrvaldamiseks või minimeerimiseks kasutab meeskond sama protsessi, mida teeks insenerimuudatusega, töötades läbi tooteprotsesside kontrollnimekirja ja protsessi allkirjastamise. Tegevuskava kinnitatakse probleemi tuvastava algse mõõdetava indikaatori abil. „Põgenemise põhjuse tee” korral hindab meeskond isoleerimistoimingu kõrvaldamist. Kui esineb täiendavaid põgenemisi, siis algpõhjuseid ei tuvastatud õigesti.
D7 Vältige probleemi kordumist - D8 meeskond tuvastab süsteemi, tavad, protseduurid ja spetsifikatsioonistandardid, mis võimaldasid probleemi tekkida. Tegevusi, tulemusi ja meeskonna ülesehitust hinnatakse uuesti ning hinnang lisatakse D8 aruandesse. D8 aruandes standardiseeritakse protsessi muudatused ja seob parandusmeetmed tootearendusprotsessiga, tuvastades meetmed, mis takistavad sarnaseid probleeme praeguse tootmiskäigu ning sarnaste tulevaste toodete ja protsesside puhul.
D8 Lõplik arutelu ja läbivaatamine — Meeskond määrab kindlaks asjakohased tunnustused ja kas on vaja jätkata probleemide lahendamise tsüklit.
