8D-rapporten mindes handlinger, der er truffet i hvert problemløsningsprojekt. Disse handlinger omfatter følgende:
D1 Etabler holdet - I hver 8D-afvigelsesstyringsproces bør der etableres en „mester“ - en interessent, der er godt bekendt med problemet. Opret derefter et 8D-team med passende tværfunktionelle medlemmer, repræsentation og ekspertise.
D2 Beskriv problemet — For klarhedens skyld bygger 8D-rapporten på opbygningen af en informationsdatabase, der besvarer følgende spørgsmål:
- Hvem? Hvilken person eller gruppe tilhører problemet?
- Hvad? Beskriv problemet, og hvilken genstand eller del der er tale om.
- Hvor? Hvor er objektet eller delen af virksomheden placeret internt og under transit? Hvor ellers ses det?
- Hvornår? Hvornår blev problemet først opdaget? Hvornår i procescyklussen ses det? Hvornår ses det ellers?
- Hvordan? Hvor stor? Hvor meget? Hvordan opstod problemet? Hvad er tendensen? Hvor stort er problemet? Hvor mange objekter/dele er berørt?
I dette trin fortsætter 8D-rapportteamet med at spørge hvorfor, indtil de når et punkt, hvor de endeligt kan bestemme nødvendige handlinger og starte en kronologisk handlingsplan, herunder ansvar og datoer.
D3 Gennemførelse og kontrol af midlertidige indeslutningsforanstaltninger - 8D-rapporten beskriver eventuelle øjeblikkelige foranstaltninger, der træffes for at begrænse symptomer på problemet og beskytte interne og eksterne interessenter. I dette trin identificerer og registrerer D8-teamet alle handlinger, der skal udføres, herunder udrensning eller sortering hos kunden, i transit eller internt. Teamet skal kontrollere, at den definerede handling stopper fejl hos kunden og resulterer i kundebeskyttelse og kundetilfredshed. De skal også validere effektiviteten af indeslutningsforanstaltningen og registrere relevante data i D8-rapporten.
D4 Udfør grundårsagsanalyse - D8-teamet finder, definerer og verificerer grundårsagen (r) til problemet. De undersøger to hovedårsagsstier: (1) „Stien til forekomst af årsag“ svarer, hvorfor problemet opstod med delen eller objektet. (2) „flugtårsagsstien“ svarer, hvorfor fejlen forsvandt til kunden. I begge tilfælde skal du bruge 5Whys-processen. D8-teamet verificerer derefter de grundlæggende årsager ved at sikre, at problemet er til stede, når grundårsagen er til stede, og fraværende, når grundårsagen er fraværende.
D5 Vælg og verificer korrigerende handlinger - Ved hjælp af informationsdatabasen, der blev foretaget i trin D2 (og ændret efter behov under D3 og D4), analyserer teamet for at bestemme den bedste korrigerende handling. Nøglekriterier er effekt og risiko. Holdet verificerer derefter, at den valgte korrigerende handling eliminerer grundårsagen og ikke skaber en anden problematisk effekt. D8-rapporten sporer disse oplysninger.
D6 Implementere permanent korrigerende handling og standardiser processen — D8-teamet implementerer handlingsplanen. For at eliminere eller minimere virkningerne af implementeringen anvender teamet den samme proces, som de ville med en teknisk ændring, ved at arbejde gennem en produktprocestjekliste og processign-off. Handlingsplanen valideres ved hjælp af den oprindelige målbare indikator, der identificerer problemet. I tilfælde af en „flugtårsagsvej“ vurderer teamet fjernelsen af indeslutningshandlingen. Hvis der er yderligere flugter, blev grundårsagerne ikke korrekt identificeret.
D7 Undgå gentagelse af problemer - D8-teamet identificerer systemet, praksis, procedurer og specifikationsstandarder, der gjorde det muligt for problemet at opstå. Handlingerne, resultaterne og selve holdets sammensætning revurderes, og en evaluering er inkluderet i D8-rapporten. D8-rapporten standardiserer procesændringerne og forbinder korrigerende handlinger med produktudviklingsprocessen og identificerer handlinger, der forhindrer lignende problemer for den nuværende produktionskørsel og lignende fremtidige produkter og processer.
D8 Gennemfør afsluttende diskussion og gennemgang — Holdet bestemmer passende anerkendelser, og om der er behov for at fortsætte problemløsningscyklussen.
