E-fakturering Tyskland

I modsætning til rabatter kan kreditnoter ikke medtages direkte i den oprindelige faktura. Da nogle faktureringssystemer ikke understøtter negative fakturalinjeposter, skal kreditnotaerne registreres separat.

Det betyder, at du skal oprette et uafhængigt dokument til kreditnotaen i stedet for at medtage det i den oprindelige faktura. Dette holder den originale faktura korrekt struktureret, og modtageren kan tydeligt identificere referencen.

Når du registrerer kreditnotatet, er det vigtigt at bruge dokumenttype 381 og indtast kreditbeløbet som en positiv værdi. Du skal også medtage en henvisning til den oprindelige faktura, som kreditnotaen udstedes for.

Vigtigt: En kreditnota kan ikke registreres som en annulleringsfaktura.

Felterne BruttoprisProduktTradePrice og NetprisProduktTradePris gøre ikke henviser til skatter, men til tillæg og fradrag. Hvis der ikke gælder tillæg eller fradrag for varen, vil brutto- og nettoprisen være identisk.

Moms registreres særskilt i afsnittet AnvendeligTradetax, hvor procentdelen er angivet i Satsanvendelig Procent.

Hvis du vil vise kontantrabatter korrekt i dine XML-fakturaer, skal du gøre som følger:

1. Indtast betingelserne for kontantrabat i afsnittet

   SpecificeredTradePaymentBetingelser:
   
   <ram:SpecifiedTradePaymentTerms>

#SKONTO #TAGE =14 #PROZENT =3,00 #BASISBETRAG =xx#</ram:Description>

Forklaring:

• #SKONTO #

  = identificerer posten som en kontantrabat

• #TAGE =14 #

  = rabat gyldig inden for 14 dage

• #PROZENT =3.00#

  = diskonteringssats på 3%

• #BASISBETRAG =xx#

  = beløb, som rabatten beregnes på

2. Det faktiske kontantrabatbeløb skal vises under TotalForbetalt Beløb i Specificeret handelsaftaler om den monetære opsummering.

Gør ikke indtast rabatten som en separat fakturalinjevare. Brug den strukturerede XML-notation beskrevet ovenfor.

1. Rabatter bør ikke registreres som negative fakturalinjeposter. De kan vises som en del af linjeelementet eller på overskriftsniveau.
2. Indtast rabatten i SpecifikatLineTradeAftale- Indtast bruttoprisen i BruttoprisProduktTradePrice- Indtast nettoprisen efter rabat i NetprisProduktTradePris

På denne måde er fradraget allerede inkluderet i nettoprisen.

Eventuelt kan yderligere detaljer (diskonteringsrente, beregningsgrundlag) tilføjes i SpecifikatLineTradeSettlement.

Vigtigt: Rabatten skal altid vedrøre samlet pris for fakturaelementet, ikke enhedsprisen.

Dokument: Bildning af rabatter og rabatter til DIN16931

Dokument: Bildung von Abschlägen und Zuschlägen nach DIN16391

Dokument: Bildung von Zuschlägen nach DIN16391

Fejlen „fragtafgift ikke kortlagt“ i SupplyOn angiver forkert kortlægning af fragtomkostninger. Årsager kan omfatte:

• Fragtomkostninger er ikke knyttet til de korrekte bookingkoder
• Manglende kortlægning i SupplyOn
• Forkert kategorisering eller formatering

Kontroller, om fragtomkostninger er korrekt konfigureret og kortlagt.

Udfyld disse felter:

• Einv.Validation.Field.Partners.Seller.ContactData.Identifier — Leverandørkontakt/afdeling
• einv.validation.field.partners.seller.street — Leverandørgade/postboks
• einv.validation.field.partners.buyer.street — Kundegade/postboks
• einv.validation.field.partners.buyer.country — Kundeland

Komplet information sikrer korrekt behandling.

Underoverskrifter skal angives som fritekstlinjer, ikke som linjer med mængde = 0. Brug af mængde nul medfører, at fakturaen afvises.

Ja. Begge formater skal matche nøjagtigt.

XML er maskinlæsbar. Hvis oplysninger kun findes i PDF-filen (f.eks. leveringsdato), men mangler eller er ukorrekte i XML, kan de ikke behandles, og fakturaen kan blive afvist.

1. Korrekt feltkortlægning

• Indtast kun de tilsigtede værdier i felterne (f.eks. „Ordrenummer“ skal kun indeholde ordrenummeret)

2. Strukturerede XML-data

• Hver linje korrekt adskilt: antal, artikelnummer, pris, rabat
• Ingen kombination eller duplikering af felter
• Rabatter må ikke anføres som negative mængder

3. Undgå typiske fejl

• Præcis match med ordrenummer
• Ingen yderligere noter i adressefelterne
• Brug korrekte beløb og valutaer
• Ren formatering - undgå unødvendige mellemrum eller tegn

4. Validering før afsendelse

• Brug forhåndsvisningsfunktionen
• Brug automatiske valideringsregler, hvis de er tilgængelige

Lagerleje skal indtastes via BilledMængde i SpecificedLineTradeDelivery.

Sikre:

• Mængde (BilledQuantity) og UnitCode matcher prisgrundlaget
• Gør ikke anvendelse BasisMængde, da dette vil anvende den forkerte enhed (f.eks. 1 m³ i stedet for 1000 m³)

Hvis en linje omfatter både variable og faste omkostninger:

• Variable omkostninger (pr. enhed) skal summeres og ganges med mængde
• Faste omkostninger skal tilføjes efter mmultiplikation af variable omkostninger
• Kun samlede variable og samlede faste omkostninger skal vises
• Gør ikke bland variabel + faste omkostninger og multiplicer sammen (dette skaber afrundingsfejl)

Der opstår fejl, når PDF-filen indeholder flere bankkonti, men XML kun indeholder én.

Kun XML tæller — PDF-filen ignoreres.

Du skal:

• Angiv enten alle bankkonti i XML,
  eller
• Sørg for, at den bankkonto, der er gemt i Siemens masterdata, matcher XML.

Tidligere betalte varer kan medtages, men:

• Anvend ikke skat til allerede betalte varer
• Skat skal kun anvendes på det resterende beløb, der skal betales

Ellers registrerer systemet skatteuoverensstemmelser og kan afvise fakturaen.

Ved Bruttopris niveau:

• Kun godtgørelser (rabatter) er tilladt
• Nej gebyrer (tillæg) tilladt
  Selv gebyrer med værdi 0 vil forårsage afvisning.

En hurtig oversigt over tilladte/ikke-tilladte XML-stier er inkluderet (som i originaltekst).

Skat er ikke korrekt registreret. Moms skal registreres i AnvendeligTradetax under Satsanvendelig Procent.

Rabatter/tillæg registreres ikke korrekt. Gennemgå afsnittet om rabatter.

Fakturasummen er forkert, ofte på grund af manglende overensstemmelse mellem PDF/XML eller forkert blandet beregning.

Forkert indtastet skat - samme regel som ovenfor.

Mulige årsager:

1. Negativt linjeelement
2. Mængde = 0
3. For mange decimaler

Mulige årsager:

• Rabatter angivet som negative poster
• Faktura fejlagtigt registreret som kreditnota
• Blanding af fakturaer og kreditnoter

Adressen på tjenestemodtageren er ufuldstændig i XML-filen på din faktura, der er relevant for juridisk validering. Udfyld venligst det krævede felt „Street/P.O. Boks.“

Din faktura i PDF-format indeholder en integreret XML-fil, som kræves i henhold til vækstmulighedsloven. Sørg for, at adresserne er angivet i følgende format:

<ram:PostalTradeAddress>

POSTNUMMER</ram:PostcodeCode>

STREET/POSTFACH</ram:LineOne>

STADT</ram:CityName>

LANDEBREV</ram:CountryID>

</ram:PostalTradeAddress>

Hvis du har modtaget denne afvisningsmeddelelse, tjek venligst din XML-fil. Sørg for, at adresserne til dig, din kunde og i givet fald modtageren af varerne er angivet korrekt. Sørg for, at postboksen ikke er inkluderet i navnet, da dette kan forårsage kortlægningsproblemer.

Kontroller din XML-fil for linjeelementer med en negativ mængde. Negative mængder er ikke tilladt på en elektronisk faktura.

Hvis du ønsker at inkludere en rabat eller rabat, bedes du ikke repræsentere det som en negativ varemængde. I stedet har du følgende muligheder:

1. Angiv en rabat i stedet for en negativ linjevare

Årsagen til afvisningen er, at du har rapporteret rabatterne som negative linjevarer snarere end som rabatter.

Her er to dokumenter, der er tilgængelige til download, der forklarer, hvordan du korrekt angiver rabatter. Juster venligst dine fakturaer og send dem igen til Siemens faktureringsadresse.

Dokument: Udformning af slæber og stifter efter DIN16391

Dokument: Bildskabelse af læder efter DIN16391

2. Alternativt: Udstede et kreditnotat i overensstemmelse med EN 16931:

I tilfælde, hvor du ønsker at fakturere et negativt samlet beløb eller en refusion,

Brug venligst dokumenttype 381 (kreditnota).

Denne dokumenttype er beregnet til netop sådanne forretningstransaktioner og understøttes af standarden.

Kontroller din XML-fil for linjeelementer med en negativ mængde. Negative mængder er ikke tilladt på en elektronisk faktura.

Hvis du ønsker at inkludere en rabat, bedes du ikke repræsentere det som en negativ mængde. I stedet har du følgende muligheder:

1. Rapporter rabatter i stedet for negative linjeposter

   Årsagen til afvisningen er, at du rapporterede rabatterne som negative linjevarer snarere end som rabatter.

   Her er to dokumenter, du kan downloade, der forklarer, hvordan du rapporterer rabatter korrekt. Opdater venligst dine fakturaer og send dem igen til Siemens faktureringsadresse.
   
   Dokument: Udformning af slæber og stifter efter DIN16391
   
   Dokument: Bildskabelse af læder efter DIN16391

2. Alternativt: Udstede et kreditnotat i overensstemmelse med EN 16931:

I tilfælde, hvor du ønsker at fakturere et negativt samlet beløb eller en refusion, skal du bruge dokumenttype 381 (kreditnota). Denne dokumenttype er beregnet til netop sådanne forretningstransaktioner og understøttes af standarden.

Din faktura i PDF-format indeholder en integreret XML-fil, som kræves i henhold til vækstmulighedsloven. Sørg for, at dine bankoplysninger er angivet i XML-filen i følgende format:

<ram:SpecifiedTradeSettlementPaymentMeans>

58</ram:TypeCode><! -- 58 = SEPA-overførsel -->

ANSØGNINGS-/REGNINGSNUMMER</ram:Information>

DIN IBAN</ram:IBANID>

KONTOINDEHAVERE</ram:AccountName>

YOUR BIC</ram:BICID>

BANKNAVN</ram:Name>

</ram:SpecifiedTradeSettlementPaymentMeans>

Hvis du har modtaget denne afvisningsmeddelelse, tjek venligst din XML-fil. Sørg for, at dine bankkontooplysninger er fuldstændige og korrekte.

Din faktura i PDF-format indeholder en integreret XML-fil, som kræves i henhold til vækstmulighedsloven.

Denne fejlmeddelelse skyldes normalt en af følgende tre årsager. Kontroller alle disse for nøjagtighed i din faktura, og foretag eventuelle nødvendige rettelser.

Mulighed 1:

Dine fakturaer indeholder fejl på grund af et forkert angivet prisgrundlag. Som følge heraf er matematisk validering af dine fakturaer desværre ikke mulig.

Du forveksler prisenheden (BasisQuantity) med mængden (BilledQuantity). Mængden er angivet korrekt, men prisgrundlaget er det ikke.

Her er et eksempel til dig (ikke fra din faktura, men lige så relevant):

RAM: SpecifiedLineTradeAgreement>

<ram:GrossPriceProductTradePrice>

<ram:ChargeAmount>100.00</ram:ChargeAmount>

<RAM: BasisQuantity UnitCode=„C62">5,00</ram:BasisQuantity>

</ram:GrossPriceProductTradePrice>

<ram:NetPriceProductTradePrice>

<ram:ChargeAmount>100.00</ram:ChargeAmount>

<RAM: BasisQuantity UnitCode="C62">5.00</ram:BasisQuantity>

</ram:NetPriceProductTradePrice>

</ram:SpecifiedLineTradeAgreement>

<ram:SpecifiedLineTradeDelivery>

<RAM:BilledQuantity UnitCode=„C62">5,00</ram:BilledQuantity>

</ram:SpecifiedLineTradeDelivery>

<ram:SpecifiedLineTradeSettlement>

Hvad betyder dette?

Pris enhed: </ram:BasisQuantity>5.00 betyder, at prisen på 100 gælder for 5 enheder. Med andre ord opkræves €100 for hver 5 enheder.

Mængde: 5,00</ram:BilledQuantity> betyder, at der faktureres 5 enheder.

Beregning: Prisen beregnes som følger: 100 (pris) × 5 (mængde)/5 (prisenhed) = 100

Problem: Systemet genkender ikke prisenheden på 5 enheder korrekt og beregner prisen forkert.

Løsning: Prisenheden skal indstilles til 1, mens mængden forbliver den samme. Her er den rettede XML:

<ram:SpecifiedLineTradeAgreement>

<ram:GrossPriceProductTradePrice>

<ram:ChargeAmount>100.00</ram:ChargeAmount>

<RAM: BasisQuantity UnitCode=„C62">1,00</ram:BasisQuantity>

</ram:GrossPriceProductTradePrice>

<ram:NetPriceProductTradePrice>

<ram:ChargeAmount>100.00</ram:ChargeAmount>

<RAM: BasisQuantity UnitCode=„C62">1,00</ram:BasisQuantity>

</ram:NetPriceProductTradePrice>

</ram:SpecifiedLineTradeAgreement>

<ram:SpecifiedLineTradeDelivery>

<RAM:BilledQuantity UnitCode=„C62">5,00</ram:BilledQuantity>

</ram:SpecifiedLineTradeDelivery>

<ram:SpecifiedLineTradeSettlement>

Forklaring:

Pris enhed: </ram:BasisQuantity>1.00 betyder, at prisen på 100 gælder for 1 enhed.

Mængde: 5,00</ram:BilledQuantity> betyder, at der faktureres 5 enheder.

Dette sikrer, at prisen beregnes korrekt, og systemet genkender prisenheden korrekt.

Mulighed 2:

Dine fakturaer indeholder fejl, fordi du misforstår udtrykkene „GrosSpriceProductTradePrice“ og „NetPriceProductTradePrice“. Det er vigtigt at bemærke, at posterne for 'GrosSpriceProductTradePrice' og 'NetPriceProductTradePrice' ikke henviser til skatter, men snarere til markeringer og nedskrivninger. Hvis der ikke gælder nogen påslag eller nedskrivninger for varen, er brutto- og nettopriserne identiske.

Her er et negativt eksempel for dig (det er ikke fra din faktura, men gælder på nøjagtig samme måde):

<ram:SpecifiedLineTradeAgreement>

<ram:GrossPriceProductTradePrice>

<ram:ChargeAmount>119.00 </RAM: opladningsbeløb>

<RAM: BasisQuantity UnitCode=„C62">1.0000</ram:BasisQuantity>

</ram:GrossPriceProductTradePrice>

<ram:NetPriceProductTradePrice>

<ram:ChargeAmount>100.00</ram:ChargeAmount>

<RAM: BasisQuantity UnitCode=„C62">1.0000</ram:BasisQuantity>

</ram:NetPriceProductTradePrice>

</ram:SpecifiedLineTradeAgreement>

Løsning: For at løse fejlen skal du kontrollere, om markeringer eller markdowns gælder for elementet. Hvis der ikke anvendes nogen annoteringer eller nedskrivninger, vil GrosSpriceProductTradePrice og NetPriceProductTradePrice være det samme beløb.

<ram:SpecifiedLineTradeAgreement>

<ram:GrossPriceProductTradePrice>

<ram:ChargeAmount>100.00</ram:ChargeAmount>

<RAM: BasisQuantity UnitCode=„C62">1.0000</ram:BasisQuantity>

</ram:GrossPriceProductTradePrice>

<ram:NetPriceProductTradePrice>

<ram:ChargeAmount>100.00</ram:ChargeAmount>

<RAM: BasisQuantity UnitCode=„C62">1.0000</ram:BasisQuantity>

</ram:NetPriceProductTradePrice>

</ram:SpecifiedLineTradeAgreement>

Mulighed 3: Rabatter blev indberettet forkert

Årsagen til afvisningen er, at du rapporterede rabatterne som negative poster snarere end som rabatter.

Her finder du to guider til, hvordan du korrekt rapporterer rabatter, der kan downloades. Opdater venligst dine fakturaer og send dem igen til Siemens faktureringsadresse.

Dokument: Udformning af slæber og stifter efter DIN16391

Dokument: Bildskabelse af læder efter DIN16391

Denne fejlmeddelelse angiver, at det PDF-dokument, du sender, ikke opfylder kravene i ZugFerd-formatet. ZugFerd (Central User Guide of the German Electronic Invoice Forum) er et format til elektroniske fakturaer, der indeholder både en visuel PDF-repræsentation og en integreret XML-fil.

Her er hovedpunkterne i fejlmeddelelsen:

1. PDF/A-3-format:
   
   Dit PDF-dokument skal være i PDF/A-3-format. PDF/A-3 er en speciel variant af PDF-formatet, der er egnet til langsigtet arkivering og indlejring af XML-filer.
2. Indlejret XML-faktura:
   
   PDF-filen skal indeholde en integreret XML-fil, der indeholder de strukturerede fakturadata. Denne XML-fil muliggør automatisk behandling af fakturadata. Det er vigtigt at sikre, at indholdet af XML-filen stemmer overens med indholdet i PDF-dokumentet. Kun XML-filen bruges til bogføring, da den betragtes som masterdokumentet.
3. Fakturavedhæftede filer:
   
   Alle vedhæftede filer, der tilhører fakturaen, skal indlejres som en del af XML-filen og kan ikke behandles separat.

Hvis dit PDF-dokument ikke opfylder disse krav, kan det ikke behandles som en ZugFerd-faktura. Du skal sikre dig, at PDF-filen er i det korrekte format, og at XML-dataene er korrekt integreret.

Denne fejlmeddelelse betyder, at den version af ZugFerd, du bruger til din faktura, ikke opfylder de gældende lovkrav. Fra 1. januar 2025 skal fakturaer i ZugFerd-formatet være version 2.0.1 eller nyere for at opfylde momskravene i henhold til EN 16931-standarden.

For at løse dette problem skal du sørge for, at din faktureringssoftware er opdateret til en version, der understøtter ZugFerd 2.0.1 eller nyere. For mere information, besøg webstedet for det føderale finansministerium.

Denne fejlmeddelelse betyder, at din faktura i X-Rechnung- eller PEPPOL-format ikke opfylder de gældende overholdelseskrav. For at sikre, at din faktura overholder lovkravene, skal du gennemgå strukturen og datafelterne på din faktura og foretage de nødvendige justeringer.

Det kan være nyttigt at opdatere faktureringssoftwaren eller kontakte din softwareudbyders supportteam for at sikre, at dine fakturaer er formateret korrekt.

Denne fejlmeddelelse betyder, at fakturaens XML-fil indeholder syntaksfejl, der forhindrer den i at blive behandlet. Her er nogle mulige årsager og trin til at løse problemet:

1. Syntaksfejl i XML-strukturen:
   Dette kan skyldes manglende eller forkerte elementer, forkerte navnerum eller forkert kodning. Sørg for, at alle nødvendige elementer er til stede og formateret korrekt.
2. Mangler obligatoriske felter:
   Kontroller, at alle obligatoriske felter, f.eks. fakturanummer, fakturadato og valuta, er korrekte og fuldstændige.

Du er velkommen til at kontakte os på E-invoiceClarificationInternal.de@siemens.com Vedhæft venligst den originale faktura.

Denne fejlmeddelelse angiver to specifikke problemer:

1. „Markup/Markdown på prisniveau“: I henhold til DIN EN 16931 er det ikke tilladt at angive markeringer eller nedskrivninger på prisniveauet. Du skal sikre dig, at sådanne specifikationer er angivet korrekt på vareniveau. Her er tre dokumenter, der forklarer, hvordan du korrekt angiver markdowns og markeringer:

   
   
   Dokument: Udformning af slæber og stifter efter DIN16391
   
   Dokumentbilleddannelse efter DIN16391

2. Intet fakturanummer angivet: Hver faktura skal indeholde et entydigt fakturanummer. Sørg for, at din faktura indeholder et sådant nummer for at overholde lovkrav.

For at rette denne fejl, skal du tilpasse din bogføringssoftware eller tilføje de nødvendige oplysninger manuelt.