Mit unseren Compliance-Regeln geben wir allen Mitarbeitern und Führungskräften klare Verhaltensanweisungen an die Hand. Durch die von uns entwickelten Prozesse und Instrumente integrieren wir diese Verhaltensanforderungen unmittelbar in die entsprechenden Geschäftsprozesse und unterstützen damit korrektes Verhalten.
Eine zuverlässige Risikoanalyse in Kombination mit der Früherkennung von Risiken und entsprechenden Maßnahmen bildet den Kern eines erfolgreichen Compliance-Systems. Die im Unternehmen bestehenden Bewertungsprozesse werden mit dem neuen, ab dem Geschäftsjahr 2012 angewendeten Compliance Risk Assessment (CRA) weiter verbessert. Das CRA dient nicht nur dazu, Compliance-Risiken durch interne Regelungen, Arbeitshilfen und Kontrollen einzudämmen, sondern darüber hinaus potenzielle Compliance-Risiken zu identifizieren. So werden Compliance und Geschäft noch enger miteinander verzahnt.
Als eine wichtige Quelle für die Compliance-Risikoanalyse dienen auch die internen Compliance-Untersuchungen. Nähere Informationen dazu finden Sie unter „Erkennen“.
Unmissverständliche und konsequent angewandte Richtlinien sind ein wesentlicher Hebel, mit dem wir Verstöße gegen externe und interne Regeln schon im Ansatz verhindern wollen. Die Siemens Business Conduct Guidelines bilden als zentraler Verhaltenskodex das Herzstück unseres Compliance-Systems. Ergänzend beinhaltet das Compliance-System zahlreiche weitere, unternehmensweit geltende Regelungen.
Wir fordern von allen Mitarbeitern und Führungskräften, dass sie stets in Einklang mit dem geltenden Recht sowie den unternehmensinternen Richtlinien handeln. Grundvoraussetzung für Compliance im Unternehmen ist die eindeutige Weisung der Unternehmensleitung an alle Mitarbeiter, dass die Gesetze einzuhalten sind, und die – ebenso eindeutige – Warnung, dass Verstöße nicht toleriert werden. Diese Weisung ist bei Siemens in den Business Conduct Guidelines niedergelegt. Die Business Conduct Guidelines fordern nicht nur von allen Führungskräften und Mitarbeitern gesetzestreues Verhalten, sondern enthalten auch präzise Vorgaben etwa zur Beachtung des Wettbewerbsrechts und des Antikorruptionsrechts, zur Handhabung von Spenden, zur Vermeidung von Interessenskonflikten bei der Dienstausübung, zur Beachtung des Insiderhandelsverbots und zum Schutz des Unternehmensvermögens.
Unsere Business Conduct Guidelines sind weltweit für alle Mitarbeiter und die Mitglieder des Vorstands verbindlich. Sie gelten auch für die Mitglieder des Aufsichtsrats, soweit sie sich auf Aufsichtsratsmitglieder übertragen lassen. Seit Januar 2009 gelten sie in einer grundlegend überarbeiteten und aktualisierten Version.
Zum Compliance-System von Siemens gehören zahlreiche weitere, unternehmensweit geltende Regelungen, die die Business Conduct Guidelines ergänzen: Um die Effizienz des Compliance-Systems zu steigern, haben wir wesentliche Compliance-Regelungen – unter Beibehaltung der hohen Standards – weniger komplex gestaltet und mithilfe verschiedener Prozesse bzw. Instrumente stärker in die Geschäftsabläufe integriert.
Bei Siemens gelten unternehmensweit einheitliche Vorschriften für Zuwendungen im Rahmen von Spenden, Sponsoring und Mitgliedschaften sowie für andere Zuwendungen ohne Gegenleistung. Diese Regelungen haben das Ziel, unsere Geschäftsaktivitäten klar von unseren Corporate-Citizenship-Aktivitäten, vom Stakeholder-Engagement und vom Marketing zu trennen. Seit dem Geschäftsjahr 2010 sind alle diese Zuwendungen unternehmensweit mit einem einheitlichen Tool (SpoDoM) abzuwickeln.
Detaillierte Informationen bietet das Kapitel „Compliance-Richtlinien“.
Einladungen und Geschenke sind einerseits gängige und legitime Praxis im Geschäftsalltag, andererseits dürfen dabei bestimmte Grenzen nicht überschritten werden. Hierzu haben wir allen Führungskräften und Mitarbeitern eindeutige interne Regeln gegeben.
Genehmigungsbedürftige Zuwendungen müssen bei Siemens über das oben beschriebene Tool SpoDoM genehmigt werden. Bei beabsichtigten Zuwendungen an Amtsträger oder diesen nahe stehende Personen muss vorab die Vereinbarkeit mit den geltenden Richtlinien anhand einer Scorecard geprüft werden.
Detaillierte Informationen bietet das Kapitel „Compliance-Richtlinien“.
Im internationalen Projektgeschäft ist es von besonderer Bedeutung, stets die hohen Compliance-Standards zu wahren. Bei Siemens unterliegt das Projektgeschäft weltweit strengen Regelungen für die Freigabe. Dabei werden wesentliche rechtliche, ethische, technische, wirtschaftliche, kommerzielle und vertragliche Kriterien systematisch in die Entscheidung eingebunden. Um die Einhaltung der Regelungen für das Projektgeschäft zu gewährleisten, hat Siemens ein Tool implementiert, das den Freigabeprozess unternehmensweit einheitlich festlegt.
Detaillierte Informationen bietet das Kapitel „Compliance-Richtlinien“.
Siemens nutzt ein konzernweit verpflichtendes Tool, mit dem wir die Integrität aller potenziellen Geschäftspartner risikobasiert überprüfen. Auf Basis der Ergebnisse dieser Überprüfung wird dann über eine Zusammenarbeit und deren Gestaltung entschieden.
Detaillierte Informationen bietet das Kapitel „Compliance-Richtlinien".
Wir verpflichten unsere Zulieferer vertraglich zur Einhaltung unseres Code of Conduct für Siemens-Lieferanten, der neben grundlegenden Anforderungen zu Menschenrechten, Arbeitsnormen, Umweltschutz und Arbeitssicherheit auch die Verpflichtung zur Einhaltung der Gesetze und zum Verzicht auf Korruption umfasst. Mit verschiedenen Monitoring-Instrumenten überprüfen wir bei unseren Lieferanten die Einhaltung unserer Anforderungen.
Nähere Informationen sind auf unserer Website „Nachhaltigkeit in der Lieferkette“ zu finden.
Unter „Compliance-Richtlinien“ finden Sie Informationen zu diesen und weiteren internen Regelungen.
Unsere Mitarbeiter und Führungskräfte weltweit werden regelmäßig in Compliance geschult. Auch das Top-Management ist eine Zielgruppe des Compliance-Trainings. Besonderen Wert legen wir überdies darauf, Mitarbeiter in Funktionen wie Recht, Einkauf und Vertrieb zu schulen. Alle neuen Compliance Officer weltweit absolvieren einen viertägigen Einführungskurs.
Nachdem wir erfolgreich ein „Train-the-Trainer"-Konzept eingeführt haben, führen unsere Compliance-Organisation und die Siemens-interne Fortbildungseinrichtung Schulungen ohne Unterstützung externer Fachleute durch.
Alle Mitarbeiter, die eine Verpflichtungserklärung zu unseren Business Conduct Guidelines zu unterzeichnen haben, müssen ein webbasiertes Training zur Korruptionsbekämpfung und zum Wettbewerbsrecht absolvieren. Dieses Training zielt darauf ab, das Bewusstsein unserer Mitarbeiter für Compliance-Risiken zu schärfen und ihnen Grundkenntnisse der Compliance-Vorschriften zu vermitteln; hierzu gehören auch wichtige ausländische Gesetze und internationale Abkommen.
Im webbasierten Training zu den Business Conduct Guidelines diskutieren wir Compliance-Herausforderungen anhand fiktiver Fallbeispiele. Das Training vertieft das Verständnis der Guidelines und wird in insgesamt 16 Sprachen unternehmensweit angeboten, darunter Deutsch, Englisch und Chinesisch.
In das Einführungstraining für alle neuen Siemens-Mitarbeiter haben wir ein Compliance-Modul integriert.
Um das Compliance-Wissen und das entsprechende Verhalten bei unseren Mitarbeitern auf Dauer sicherzustellen, führen wir regelmäßige Auffrischungskurse im Trainingsbereich für Führungskräfte und sogenannte „sensible" Fachfunktionen (z.B. Vertrieb) durch.
Mit umfassenden Kommunikationsmaßnahmen unterstützen wir die nachhaltige Verankerung von Compliance im Unternehmen. Mitarbeiter und Management werden zeitnah über Intranet und E-Mail über neue Maßnahmen und Entwicklungen informiert. Unsere Mitarbeiterzeitschriften berichten regelmäßig über Compliance-Themen. Wir entwickeln diese Maßnahmen im Rahmen einer längerfristig angelegten Kommunikationsstrategie für Compliance ständig weiter.
Das Element Beratung und Unterstützung beruht auf der Rolle und der Aufgabe der Compliance-Organisation, alle Siemens-Geschäftseinheiten bei der Verwirklichung von Compliance zu unterstützen und damit zu nachhaltigem Geschäftserfolg beizutragen. Hierzu gehören Arbeitshilfen wie das Helpdesk „Ask us“, vor allem aber geht es hierbei um die enge und vertrauensvolle Arbeit der Compliance Officers mit den Unternehmenseinheiten.
Über das Compliance Helpdesk „Ask us" haben alle Siemens-Mitarbeiter weltweit die Möglichkeit, Fragen zum Compliance-System, seiner Auslegung und praktischen Anwendung zu stellen. Das Helpdesk-Team stellt sicher – gegebenenfalls in Zusammenarbeit mit weiteren Experten –, dass die Fragen kompetent beantwortet werden. Mit diesem Service will Siemens seinen Mitarbeitern helfen, Compliance-relevante Fragen im Vorfeld zu klären. Das Compliance Helpdesk „Ask us" ist zugleich ein wichtiger Gradmesser für Themen, die unsere Mitarbeiter im Bereich Compliance aktuell besonders beschäftigen.
Als eines der ersten Unternehmen weltweit hat Siemens 2008 Compliance zum Bestandteil des Vergütungssystems des oberen Managements gemacht. Ein weiterer wichtiger Bezug der Compliance zu den Personalprozessen besteht im Compliance-Screening von Mitarbeitern, die für Konzernschlüsselfunktionen oder für eine Tätigkeit bei Compliance, in der Revision oder der Rechtsabteilung vorgesehen sind. Entsprechende Kandidaten werden vor der endgültigen Auswahlentscheidung von der Compliance-Organisation dahingehend überprüft, ob Hinweise auf Fehlverhalten (etwa laufende interne oder behördliche Untersuchungen) vorliegen, die einer Beförderung entgegenstehen könnten. Dieser von der Personalabteilung und der Abteilung Compliance Discipline & Integrity verantwortete Prozess wird den Kandidaten vorab klar kommuniziert.
Ein Akteur allein kann im Kampf gegen Korruption nur begrenzte Wirkung erzielen. Sollen substanzielle Fortschritte erreicht werden, bedarf es des gemeinsamen Handelns aller oder zumindest möglichst vieler Marktteilnehmer und anderer Stakeholder. Daher engagiert sich Siemens mit Collective Action über die Grenzen des eigenen Unternehmens hinaus für den Kampf gegen Korruption. Die Siemens-Integritätsinitiative (Integrity Initiative) unterstützt Organisationen und Projekte, die mit Collective Action sowie Aus- und Weiterbildung gegen Korruption und Betrug kämpfen und sich damit für saubere Märkte und fairen Wettbewerb einsetzen.
Ausführliche Informationen zu Collective Action und zur Siemens-Integritätsinitiative.