Die Business Conduct Guidelines sind das Herzstück unseres internen Regelwerks und weltweit für alle Mitarbeiter und die Mitglieder des Vorstands verbindlich. Sie gelten auch für die Mitglieder des Aufsichtsrats, soweit sie sich auf Aufsichtsratsmitglieder übertragen lassen. Seit Januar 2009 gelten die Business Conduct Guidelines in einer grundlegend überarbeiteten und aktualisierten Version.
Wir verlangen von allen Führungskräften und Mitarbeitern, dass sie stets in Einklang mit dem geltenden Recht sowie den Unternehmens-internen Richtlinien handeln. Grundvoraussetzung für Compliance im Unternehmen ist die eindeutige Weisung der Unternehmensleitung an alle Mitarbeiter, dass die Gesetze einzuhalten sind und die – ebenso eindeutige – Warnung, dass Verstöße nicht toleriert werden. Die Business Conduct Guidelines fordern nicht nur von allen Führungskräften und Mitarbeitern gesetzestreues Verhalten, sondern enthalten auch präzise Vorgaben etwa zur Beachtung des Wettbewerbsrechts und des Antikorruptionsrechts, zur Handhabung von Spenden, zur Vermeidung von Interessenkonflikten bei der Dienstausübung, zur Beachtung des Insider-Handelsverbots und zum Schutz des Unternehmensvermögens.
Zum Compliance-System von Siemens gehören aber auch zahlreiche weitere unternehmensweit geltende Regelungen, die die Business Conduct Guidelines ergänzen.
Bei Siemens gelten unternehmensweit einheitliche Vorschriften für Zuwendungen im Rahmen von Spenden, Sponsoring und Mitgliedschaften sowie für andere Zuwendungen ohne Gegenleistung. Ziel dieser Regelungen ist eine klare Trennung unserer Geschäftsaktivitäten von unseren Corporate-Citizenship-, Stakeholder-Engagement- und Marketing-Aktivitäten. Die Siemens-Richtlinie schreibt u.a. Folgendes vor:
Seit dem Geschäftsjahr 2010 sind alle Zuwendungen im Rahmen von Spenden, Sponsoring und Mitgliedschaften sowie andere Zuwendungen ohne Gegenleistung unternehmensweit mit einem einheitlichen Tool („SpoDoM“) abzuwickeln. Das Tool gewährleistet einen einfachen und transparenten Prozess für die Genehmigung und Erfassung aller entsprechenden Aktivitäten. Gleichzeitig unterstützt das Tool die Einhaltung der einschlägigen rechtlichen Bestimmungen.
Einladungen und Geschenke sind einerseits gängige und legitime Praxis im Geschäftsalltag, andererseits dürfen dabei bestimmte Grenzen nicht überschritten werden. Hierzu haben wir allen Führungskräften und Mitarbeitern eindeutige interne Regeln an die Hand gegeben:
Genehmigungsbedürftige Zuwendungen, z.B. die Einladung zu Unterhaltungsveranstaltungen und sonstige Zuwendungen (insbesondere Geschenke und Essenseinladungen), müssen bei Siemens über das oben beschriebene Tool „SpoDoM“ genehmigt werden. Bei beabsichtigten sonstigen Zuwendungen an Amtsträger oder diesen nahestehende Personen muss vorab deren Vereinbarkeit mit den geltenden Richtlinien anhand einer Scorecard geprüft werden.
Gemäß Abschnitt B.2 der Siemens Business Conduct Guidelines darf ein Mitarbeiter Dritten im Zusammenhang mit einer geschäftlichen Tätigkeit weder direkt noch indirekt unberechtigte Vorteile in Form von Geldzahlungen oder anderen Leistungen anbieten oder gewähren. Eine zusätzliche interne Richtlinie enthält verbindliche Erläuterungen dieser Bestimmung für den Umgang mit Angehörigen des Öffentlichen Sektors. Führungskräfte und Mitarbeiter sind gehalten, bereits jeglichen Anschein von Unredlichkeit und Inkorrektheit zu vermeiden. Insbesondere gestatten es die Siemens Business Conduct Guidelines nicht, einem Angehörigen des Öffentlichen Sektors Sach- oder Geldwerte anzubieten oder zu gewähren.
Im internationalen Projektgeschäft ist es von besonderer Bedeutung, stets hohe Compliance-Standards einzuhalten.
Bei Siemens unterliegt das Projektgeschäft weltweit strengen Regelungen für die Freigabe. Dabei werden wesentliche rechtliche, ethische, technische, wirtschaftliche, kommerzielle und vertragliche Kriterien systematisch in die Entscheidung eingebunden. Um die Einhaltung der Regelungen für das Projektgeschäft zu gewährleisten, hat Siemens ein Tool implementiert, das den Freigabeprozess unternehmensweit einheitlich festlegt. Dadurch soll eine hohe Qualität der Entscheidung − ob und wie ein Projekt angeboten wird − erreicht werden. Projektanträge werden zunächst einer Risikokategorie zugeordnet und müssen danach abhängig von der Risikokategorie verschiedene Instanzen und Prüfungen durchlaufen, um eine endgültige Genehmigung zu erhalten.
Geschäftspartner, z.B. Vertriebspartner oder Konsortialpartner, können ein Risiko im Hinblick auf Compliance darstellen. Deshalb müssen alle Geschäftseinheiten unseres Unternehmens vor der Aufnahme von Geschäftsbeziehungen mit Partnern durch geeignete Maßnahmen sicherstellen, dass die Geschäftsbeziehungen angemessen überprüft und geführt werden. Um diesen Erfordernissen gerecht zu werden, nutzt Siemens ein konzernweit verpflichtendes Tool, mithilfe dessen eine risikobasierte Integritätsprüfung aller potenziellen Geschäftspartner vorgenommen wird. Dabei werden zunächst eine Risikoklassifizierung und eine intensive Prüfung vorgenommen. Auf Basis von deren Ergebnissen wird über eine Zusammenarbeit und gegebenenfalls deren Gestaltung entschieden.
In einer komplexen Lieferkette kommt Compliance eine zentrale Bedeutung zu. Um einheitliche hohe Standards in unseren Lieferbeziehungen zu gewährleisten, verpflichten wir unsere Zulieferer vertraglich zur Einhaltung unseres Code of Conduct für Siemens-Lieferanten, der neben grundlegenden Anforderungen zu Menschenrechten, Arbeitsnormen, Umweltschutz und Arbeitssicherheit auch die Verpflichtung zur Einhaltung der Gesetze und zum Verzicht auf Korruption umfasst.
Siemens verfolgt ein konsequentes Lieferantenmanagement, in das unsere Nachhaltigkeitsanforderungen integriert sind. Die entsprechenden Anforderungen sind in unseren Business Conduct Guidelines verankert. Mit verschiedenen Monitoring-Instrumenten überprüfen wir bei unseren Lieferanten die Einhaltung unserer Anforderungen. Lieferanten können sich auch zur Einhaltung ihrer eigenen Verhaltensregeln verpflichten, wenn diese dem Code of Conduct für Siemens-Lieferanten zumindest gleichwertig sind.
Als Folge des Sarbanes-Oxley Act, Section, 406 haben wir 2002 den Ethikkodex für Finanzangelegenheiten eingeführt. Er fasst die bei Siemens geltenden Verhaltensanforderungen für eine ordnungsgemäße Behandlung von Finanzangelegenheiten in einem Dokument zusammen, beispielsweise das bei Siemens seit jeher geltende „Vier-Augen-Prinzip“. Der Ethikkodex für Finanzangelegenheiten ist nicht nur vom Vorstandsvorsitzenden und vom Finanzvorstand einzuhalten, sondern auch von allen mit kaufmännischen aufgaben befassten Mitarbeitern.
Vor dem Erwerb und der Veräußerung eines Unternehmens oder einer Unternehmenseinheit bzw. einer Beteiligung müssen potenzielle Compliance-Risiken für Siemens bewertet und durch geeignete Maßnahmen gemindert werden. Jede Investitions- bzw. Desinvestitionsentscheidung hat daher auf der Grundlage einer vorherigen Überprüfung dieser Risiken (Compliance Due Diligence) zu erfolgen.
Der Projektverantwortliche für die jeweilige M&A-Transaktion hat sicherzustellen, dass die Compliance Due Diligence im Rahmen des gesamten Due-Diligence-Prozesses rechtzeitig vor der Investitions- bzw. Desinvestitionsvorlage durchgeführt wird. Die Compliance Due Diligence erfolgt in enger Abstimmung zwischen den zuständigen M&A- und Compliance-Abteilungen. Der Projektverantwortliche hat außerdem dafür zu sorgen, dass die Ergebnisse der Due Diligence im Rahmen der Verhandlungen, insbesondere bei der Vertragsgestaltung, in angemessener Weise berücksichtigt werden.
In verbundenen Unternehmen sowie bei Joint Ventures und Minderheitsbeteiligungen sind angemessene Compliance-Standards vertraglich sicherzustellen und einzuführen.
Siemens erwartet von seinen Mitarbeitern und Geschäftspartnern, dass sie Compliance-Verstöße, von denen sie Kenntnis erhalten, melden. Die interne Richtlinie zur Meldung von Compliance-Verstößen stellt klar, dass Vergeltungsmaßnahmen oder Benachteiligungen gegenüber Hinweisgebern keinesfalls toleriert werden. Eine rechtliche Verpflichtung für Mitarbeiter, Fehlverhalten zu melden, wird durch die Richtlinie nicht begründet.
Die Regelungen sollen Personen unterstützen, die eine aktuelle oder drohende Verletzung von geltendem Recht oder Vorschriften, der Siemens Business Conduct Guidelines oder anderen Compliance-bezogenen Siemens-Richtlinien melden. Überdies sollen sie bewirken, dass Stigmatisierungen oder negative Konsequenzen vermieden werden, die mit einer solchen Meldung verknüpft sein können. Die in gutem Glauben getätigten Meldungen sind für Siemens und seine Mitarbeiter äußerst wertvoll.
Compliance ist für alle Mitarbeiter zwingend. Die Business Conduct Guidelines regeln daher, dass jeder Mitarbeiter im Falle von Compliance-widrigem Verhalten – unabhängig von den gesetzlich vorgeschriebenen Sanktionen – mit disziplinarischen Konsequenzen wegen der Verletzung seiner arbeitsvertraglichen Pflichten rechnen muss. Eine interne Regelung legt die unternehmensweit geltenden Grundprinzipien, Verfahrensregeln und Kriterien für die Entscheidungsfindung bei Disziplinarverfahren fest. Je nach Art und Schwere des Fehlverhaltens können folgende disziplinarische Maßnahmen zur Anwendung kommen:
Die Bewertung und Entscheidung über die angemessene Reaktion auf Compliance-widriges Verhalten erfolgt entweder im Rahmen eines globalen Disziplinarverfahrens auf Corporate-Ebene durch das Corporate Disciplinary Committee (CDC), bestehend aus Mitgliedern der weltweit obersten Führungsebene, oder in einem verkürzten CDC-Verfahren durch das verantwortliche Management und die zuständige HR-Organisation, oder in allgemeinen Disziplinarverfahren durch das verantwortliche Management und die zuständige HR-Organisation.
Um die Umsetzung der Siemens-Standards auch in Unternehmen sicherzustellen, in denen Siemens die Mehrheit hat (sogenannten Verbundenen Unternehmen), sind all diese Unternehmen aufgefordert, klar definierte Grundsätze in ihren Gesellschaften zu implementieren. Demnach ist die Geschäftsführung eines Verbundenen Unternehmens von Siemens u.a. zu Folgendem verpflichtet:
24. Februar 2011 | Author