Zuverlässige Meldewege für interne und externe Stakeholder und der Schutz interner Hinweisgeber vor Sanktionen sind unerlässlich für eine effektive Compliance, denn sie tragen dazu bei, dass mögliches Fehlverhalten gemeldet wird und umfassend untersucht und aufgeklärt werden kann.
Um Kenntnis von etwaigen Compliance-Verstößen zu erlangen, stellen wir internen und externen Hinweisgebern bei Siemens verschiedene Meldewege zur Verfügung. Das Compliance Helpdesk „Tell us”, der Ombudsmann und die Bilanzbeschwerde sind gesicherte Meldewege, über die unsere Mitarbeiter und externe Stakeholder vertraulich und auf Wunsch anonym Hinweise zu möglichen Verstößen geben können.
Siemens-interne Hinweisgeber werden durch eine spezielle Richtlinie geschützt, die es in jeglicher Weise verbietet, Meldungen, die im guten Glauben abgegeben wurden, zu sanktionieren. Hinweisgeber, die in gutem Glauben handeln, dürfen demnach bei Siemens in keiner Weise benachteiligt werden.
Über das Compliance Helpdesk „Tell us” können Siemens-Mitarbeiter oder Führungskräfte sowie Kunden, Lieferanten und sonstige Geschäftspartner sowie alle anderen externen Stakeholder von Siemens weltweit und rund um die Uhr Hinweise zu Verstößen gegen die Siemens Business Conduct Guidelines abgeben – sicher und vertraulich, und auf Wunsch anonym.
An den Ombudsmann als neutrale Stelle können sich Siemens-Mitarbeiter und Dritte vertrauensvoll und auch anonym wenden, wenn sie unkorrekte Geschäftspraktiken im Unternehmen beobachtet haben.
Um Verstöße auf dem Gebiet der Rechnungslegung und Rechnungsprüfung aufdecken zu können, hat Siemens ein Verfahren für das Behandeln von Bilanzbeschwerden implementiert. Dieses Verfahren basiert auf Vorgaben des Sarbanes-Oxley Act. Nach Section 301 des Sarbanes-Oxley Act hat der Prüfungsausschuss eines Unternehmens ein Verfahren einzurichten, das Mitarbeitern und Dritten eine auch anonyme Einreichung von Bilanzbeschwerden gestattet und deren ordnungsgemäße Behandlung sicherstellt. Entsprechend der insoweit geltenden und Siemens-weit veröffentlichten Verfahrensordnung werden sämtliche Bilanzbeschwerden dem Chief Compliance Officer zugeleitet, der eine Untersuchung durch die Bilanzrevision des Unternehmens veranlasst und dem Prüfungsausschuss des Aufsichtsrats berichtet.
Jeder Mitarbeiter kann gegenüber seiner Führungskraft, gegenüber dem Personalleiter oder einer anderen dafür benannten Person bzw. Stelle oder gegenüber dem Betriebsrat eine persönliche Beschwerde vorbringen oder auf Umstände hinweisen, die auf die Verletzung der Business Conduct Guidelines schließen lassen. Die Angelegenheit wird gründlich untersucht. Soweit angemessen, werden entsprechende Maßnahmen ergriffen. Alle Unterlagen werden vertraulich aufbewahrt. Vergeltungshandlungen, gleich welcher Art, werden nicht toleriert. Mitarbeiter sollten die internen Möglichkeiten der Schlichtung ausschöpfen.
Das Management ist verpflichtet, in seinem jeweiligen Verantwortungsbereich fortlaufend geschäftsbegleitende Kontrollen durchzuführen. Dabei werden bestimmte Projekte in Form von Stichproben auf die Einhaltung des Kartell- und Antikorruptionsrechts geprüft.
Um die Effizienz des Compliance-Systems zu steigern, wurde ein konzernweites Compliance-Kontrollregelwerk eingeführt, das neben Antikorruptionskontrollen auch Kontrollmaßnahmen zum Kartellrecht beinhaltet. Das Compliance-Kontrollregelwerk ist Bestandteil des Siemens-Risikomanagements.
Die von der Compliance-Organisation betriebenen Systeme (etwa das Business Partner Tool oder die Helpdesk-Funktionen) werden kontinuierlich ausgewertet, um zum einen Entwicklungen frühzeitig erkennen zu können und zum anderen durch Plausibilitätsprüfungen und Stichproben die Funktionsfähigkeit und Verbreitung im Unternehmen zu überwachen.
Die interne Revision von Siemens prüft in regelmäßigen Abständen risikobasiert, ob das Compliance-System unternehmensweit in allen Einheiten ordnungsgemäß implementiert ist. Informationen über die identifizierten Verbesserungspotenziale werden an die Compliance-Organisation weitergegeben und fließen dort neben dem Monitoring durch das Remediation-Team in die Strategie- und Systementwicklung ein.
Die der zentralen Revisionsorganisation unterstellte Abteilung Compliance Audit überprüft regelmäßig die Implementierung des Compliance-Kontrollregelwerks, das im Dezember 2010 überarbeitet wurde.
Im Rahmen unseres Compliance-Systems haben wir einen speziellen Untersuchungsprozess für Compliance-Verstöße mit den hierzu erforderlichen Ressourcen geschaffen. Untersuchungen von Hinweisen auf mögliches Fehlverhalten, die etwa über das Compliance Helpdesk „Tell us“, den Ombudsmann oder über staatliche Ermittlungsbehörden an das Unternehmen gelangen, werden unternehmensweit zentral vom Chief Counsel Compliance beauftragt und verantwortet.
Die Abteilung Compliance Investigations oder die Unternehmensrevision führt die Untersuchung unter rechtlicher Begleitung durch die Anwälte der Abteilung Compliance Legal durch. Der Untersuchungsprozess trägt der Unschuldsvermutung, den Mitbestimmungsrechten des Betriebsrats und dem Datenschutz Rechnung.
Abgeschlossene Untersuchungen werden von einer weiteren Gruppe von Spezialisten aus der Compliance-Organisation nachbereitet. (Näheres zum Thema „Remediation“ lesen Sie im Kapitel „Reagieren“. Zudem bilden die Compliance-Untersuchungen eine wichtige Quelle für die Compliance-Risikoanalyse.
Die Compliance-Organisation hat Richtlinien für alle Unternehmenseinheiten erlassen, die Sachverhaltsaufklärungen im Unternehmen „um jeden Preis“ untersagen und klare Vorgaben für einen fairen und respektvollen Umgang mit Mitarbeitern im Rahmen von Sachverhaltsaufklärungen oder Untersuchungen aufstellen.
11. März 2011 | Author