Pictures of the Future    Frühjahr 2007

Die elektronische Behörde

Onlinezugang zum Finanzamt: Mit e-Government haben Bürger einen schnelleren und direkteren Kontakt zu Behörden. Zudem vereinfachen sich Verwaltungsvorgänge und werden transparenter

Ob zum Einwohnermeldeamt, zum Passbüro oder für eine Auskunft zum Finanzamt: Der Gang zu Behörden ist für viele Bürger zeitraubend und mühsam. Doch dies ändert sich nun gründlich. Immer öfter kontaktieren Bürger die Verwaltung auf elektronischem Weg. Davon profitiert auch die Verwaltung, denn sie spart auf vielfältige Weise Kosten – dank der schnelleren Arbeitsabläufe auf allen Ebenen. Dazu kommt die höhere Transparenz: Wenn auf einer elektronischen Registraturkarte alle Bearbeitungsschritte sichtbar sind, können die Kunden beispielsweise jederzeit herausfinden, warum es mit einer Baueingabe nicht vorwärts geht. Wo früher auf dem Papierweg einzelne Stellen hintereinander einen Antrag bearbeitet haben, ist nun bei der elektronischen Eingabe eine parallele Prüfung möglich. "Dies macht das Verfahren mindestens doppelt so schnell", schätzt Dr. Johannes Dotterweich, Leiter des Siemens e-Government Labors in Berlin. Um dem Datenschutz Rechnung zu tragen, wird der Kreis der Zugangsberechtigten eng definiert und mit Signaturen geschützt.

Länder der Europäischen Union sind hier Trendsetter. Ein EU-Report vom Juni 2006 über die Online-Entwicklung der öffentlichen Dienste hebt insbesondere Österreich, Malta, Estland, die skandinavischen Länder und Großbritannien hervor. Der Report attestiert auch Deutschland deutliche Fortschritte. Im Rahmen des Programms Bund online 2005 haben die deutschen Bundesbehörden vor allem auf der Ebene der Ministerien schon viel erreicht.

Höhere Attraktivität von Kommunen. Nun hat die nachfolgende Initiative Bund online 2010 zum Ziel, die Systeme von Bund, Ländern und Kommunen besser miteinander zu vernetzen und bestehende Lücken zu schließen. So hat beispielsweise die Umstellung der Stadt Nürnberg auf ein offenes SAP-System für die Kunden den Vorteil, dass nun bei Anfragen zu erhobenen Steuern viel mehr Angestellte der Verwaltung wesentlich schneller Auskunft geben können. Der Ausbau solcher Dienstleistungen erhöht auch die Attraktivität einer Stadt oder eines Bundeslandes bei Betriebsansiedlungen. Nicht zuletzt aus diesem Grund suchen IT-Verantwortliche vieler Kommunen derzeit nach kundenfreundlichen Lösungen.

Im Siemens e-Government Lab können sie sich über neueste technische Entwicklungen informieren (siehe e-Government in Pictures of the Future, Frühjahr 2006). Wie Kommunen finanziell profitieren können, zeigt das Beispiel Berlin. Dort stellte die Polizei 2004 die Bußgeldverwaltung für Übertretungen von Verkehrsregeln auf eine elektronische Abwicklung um. Dies führte zu effizienteren Strukturen und erheblichen Kosteneinsparungen. Einen weiteren Vorteil sieht der Projektverantwortliche Dr. Karl-Heinz Weber in der enormen Platzeinsparung. Als noch jede Akte auf Papier gedruckt wurde, mussten die Sachbearbeiter jeden Tag die Post sortieren und in den Akten ablegen. Dies kostete nicht nur Zeit, sondern auch viele Meter Regale. Jetzt sind alle Akten elektronisch erfasst, und ein Bußgeldbescheid kann nun schneller verarbeitet und zugestellt werden. "Die Chance auf Verjährung ist kleiner, was zu weniger Einsprüchen und einer verbesserten Zahlungsmoral geführt hat", erklärt Weber.

Aus Budgetgründen arbeiten viele Städte mit Lösungen, die auf bestehenden Komponenten und Diensten aufbauen. Diese zu kombinieren setzt voraus, dass alle Beteiligten die verwendeten Datenformate automatisch und vollständig lesen und bearbeiten können. Oft erlaubt dies die heute verwendete Software nicht. Mit offenen – etwa auf XML basierten – Formaten und Standards sowie einer Open Source Software lässt sich dieses Problem aber lösen. Und die Anwendung von XML-basierten Formaten hat einen weiteren Vorteil: Daten können auch über kleine, mobile Endgeräte wie Handys oder Multimediageräte ausgetauscht werden. "Damit kann eine Behörde ein Formular über das Internet für verschiedene Endgeräte und sogar für die mobile Bearbeitung zur Verfügung stellen. So kann man bei einem unkorrekt ausgefüllten Formular auch kurz mit einer SMS nachfragen", sagt Dr. Jörg Heuer, Leiter des Teams Service Infrastructure and Multimedia Services von Siemens Corporate Technology.

Zugang mit Chipkarte. Um die Sicherheit gewährleisten zu können, braucht es SmartCards und Lesegeräte. Wie sehr diese intelligenten Chipkarten auf dem Vormarsch sind, zeigt die Einführung eines signaturgesetzkonformen Trustcenters bei der deutschen Rentenversicherung: Hier nutzen inzwischen 54 000 Beschäftigte das von Siemens realisierte System. Sie verwenden die multifunktionalen Chipkarten für Zugangskontrolle, Arbeitszeiterfassung und digitale Signatur von Dokumenten für eine schnelle, elektronische Abwicklung von Geschäftsprozessen. Siemens-Mitarbeiter wiederum können online mit ihrem Dienstausweis mit integrierter Verschlüsselung ihr Rentenkonto abfragen. Weitere IT-Lösungen gibt es bei Notariaten, Finanz- und Grundbuchämtern, bei Pässen und Identitätskarten, im Umgang mit Gesundheits- und Sozialversicherungen, dem Notfall-Management, beim Kauf von Bahnkarten und sogar beim Bezahlen von Parkgebühren.

Für öffentliche Institutionen, die die Investitionen in die neue Technik nicht alleine tragen wollen, könnte eine Public-Private-Partnership (PPP) eine Lösung bieten. Wie so etwas geht, zeigt beispielsweise das Kooperationsprojekt Herkules, eine Partnerschaft zwischen einem Konsortium von Siemens und IBM auf der einen und der Bundeswehr auf der anderen Seite. Der Auftrag hat ein Volumen von etwa 7,1 Mrd. € und eine Laufzeit von zehn Jahren. Die Bundeswehr will damit ihre Rechenzentren, Computer, Software und Anwendungen, Telefone sowie Sprach- und Datennetze auf den neuesten Stand bringen. Im Rahmen des Projekts ist Siemens verantwortlich für den Betrieb und die Modernisierung der dezentralen Systeme an mehr als 1 500 Standorten in Deutschland. Dazu gehören 140 000 PC, 7 000 Server, 300 000 Festnetz- und 15 000 Mobiltelefone sowie das Management lokaler und überregionaler Daten- und Sprachnetze. Es ist der größte Auftrag, den Siemens je erhalten hat und zugleich das größte PPP-Projekt in ganz Europa.
                                                                                                                 Martin Arnold